（1）将不要的东西丢弃，及时清理室内及走廊垃圾桶。

（2）地面、桌子整齐清洁，办公设备无灰尘。

（3）桌子、柜子、文件架摆放整齐，通道畅通。

（4）办公设备随时保持正常状态，无故障，电话线、计算机线、电源线固定得当。

（5）抽屉内无杂物，东西摆放整齐，私人用品整齐地放置于固定且不与工作用品混杂的一处。

（6）文件按保密、归档制度分类；资料柜内物品按定置图摆放，文件资料要有索引标识（文字、颜色、标记），最好统一文件夹，且摆放整齐。

（7）对文件夹内的文件等进行编目，形成文件清单，方便查找。

例如：可将同性质的档案资料，以相同颜色之档案夹或与同类文件资料打包存放在一起。

（8）办公室、会议室房间内要有定置图。

（9）长时间离开或下班后，应保证桌面整洁，椅子推至桌前，并紧挨办公桌平行放置。

（10）清除墙面污迹，对脱落、破损的强面要及时修补。(www.daowen.com)

（11）走廊通道保持通畅，通道内不准摆放物品。

（12）文件、物品柜标识参考：

图4-11 文件标识

1）文件柜内整理标识：用分隔胶条和标贴；

2）文件柜门左上角贴柜门标签；

3）文件整理分类，用文件夹分类放置；

4）文件夹标识的统一：统一规格，用电脑打印（以文件夹侧面标识为主）；

5）文件夹所在的文件盒也应有对应标识；

6）明确并标识文件管理责任者。