我们记录自己的时间是为了更好地管理自己的时间。而在管理自己的时间之前，我们必须对自己的时间记录作出评价。只有建立在有效的评价基础之上，我们的时间记录才能发挥出应有的作用。因此请先拿出你的时间记录表，回答以下几个问题，这些问题的答案都会是你有针对性地解决你所面临的时间问题的“疾病报告书”：

（1）你完成了你每天工作的目标了吗?你所完成的是不是最重要的目标?如果你在不减少时间记录表上活动的基础上提高你的工作效率，是否你工作的目标就能够全部实现?

（2）将你完成的活动划分为四种：①重要的和急需的活动；②重要但不急需的活动；③急需但不重要的活动；④日常工作。看看你的时间都花在了哪种事务上?你为它们所耗费的时间是否是自己所预期的?这些活动是否都需要完成或者都需要有你亲自完成?

（3）你遇到了哪些未曾预料到的活动?它们是否经常发生?

（4）你有多少未受干扰的时间?哪一段的时间最长?

在完成了以上分析之后，你就可以根据你对上述问题的答案并针对你的时间记录表进行下一步工作，即管理你的时间和集合你的时间。

要系统地管理时间，我们必须找出那些不会有产出的、浪费时间的活动，并尽可能取消这些活动。我们应该确保自己所消耗的每一分钟时间都有它的价值。而做到这一点，应该自问以下几个诊断性的问题：^[3]

（1）找出那些根本就不必做的事，那些浪费时间、丝毫无助于取得成果的事，并取消它们。要找出这些浪费时间的事，我们可以把时间记录表拿出来，对我们所有的活动一项一项地问：“如果我不做这些事，后果如何呢?”如果其答案是：“没有任何后果。”那么结论很明显，就是以后别再干它了。

令人惊诧的是，很多大忙人天天都在做没有后果的事，而且从来不愿错过。这些事有数不清的演讲、宴会和担任社会兼职等，真不知道花去了他们多少时间，而他们自己却对此毫无感觉。其实，对付这类事情只要审度一下是否会对组织有所贡献、对自己有所贡献，或者是对对方组织有所贡献；如果都没有，只要谢绝就可以了。

据管理大师彼得·F.德鲁克（Peter F.Drucker）的观察，他所见过的任何一位管理者，不论他的职位和身份如何，至少可以把那些占用他时间的要求打发掉1/4而不会对他的工作成果产生任何影响。

有一位天天在外面吃饭的总经理。当他经过分析后发现，其中至少有1/3的宴会不必由他亲自参加。事实上，他还懊恼地发现，他所参加的很多宴会其实并不欢迎他参加。他们邀请他只不过是出于礼貌。主人希望他会谢绝，而他的参加反而让主人不知如何待他是好了。(www.daowen.com)

（2）第二个该问的问题是：“在我的时间记录表里有哪些活动可以另请他人办理而一样做得很好或者更好?”

管理者只要一打开时间记录就会清楚地发现，他根本没有时间来处理那些确实重要的事情、那些非他参加不可的事情，以及那些属于他责任范围的事情。要使管理者能做真正重要的事情，唯一的办法就是把那些可以由别人干的事情推给别人。学会授权是管理者解决时间不足问题的一件真正的法宝。而且充分的授权不会剥夺下属应有的权力，能够培养下属的独立工作意识，这也将避免管理者陷入不断替下属工作的可悲境地中。

前面的那位总经理发现，在他参加的宴会中，另外三分之一较正式的宴会完全可以由公司的其他领导人参加，因为请客的名单上写的是公司的名字而不是他的名字。

（3）有一项时间浪费的因素是管理者自己可以控制并消除的，这就是：管理者自己在浪费别人的时间。

要诊断这种现象最好的方法就是去询问他人。有效的管理者懂得询问：“请你想想看，我有什么地方对你的有效性毫无帮助，而只是浪费了你的时间?”当你从别人的真心话中了解到真实情况后，你会发觉原来很多活动，除了让你和他人都感到疲于奔命外，毫无用处。这时候你唯一需要做的是，勇敢地砍掉这些浪费他人时间的事情或者改变浪费他人时间的因素。当然，作为项目普通成员，你也应该真诚地告诉上级管理者你的想法和感受，因为你节约的不仅是上级管理者的时间，你也在节约自己的时间，节约自己的生命。

（4）项目成员应该发现由于管理不善和组织缺陷所引起的时间浪费，尤其是项目的高层主管更应该询问自己：“我们的项目组是否总是在重复出现同样的危机?我们是否由于项目成员太多导致时间浪费?我们是否有太多的会议?我们是否存在信息不灵和信息不吻合的情况?”当确实存在这些问题时，管理者一定要想办法去通过危机处理例行化、裁汰冗员和雇用顾问、调整项目组织结构和建立项目团队信息沟通渠道（包括正式和非正式的渠道）来解决。做好这些工作，你节约的将是团队全体成员的时间、尤其是团队领导的时间。

很多人认为砍去这些无效的时间会冒很大风险，他们害怕因小失大。人们通常都过高地估计自己的重要性，对很多事情都会得出结论认为，别人肯定干不了，只有我才能干得了。而事实上，“把无效的时间要求砍出太多会出危险”只是吓唬人的鬼话。最好的例证是，那些身患重病的或者是严重残疾的人常常能获得杰出的有效性。

霍普金斯先生（Harry Hopkins）的事迹就是一个很好的例证。他在二战时担任罗斯福总统的机要顾问。当时他已精力衰竭，只能隔一两天工作几小时。因此他不得不把一切事物都撇开，只处理最重要的工作。他没有为此丧失有效性，相反，他倒成为了（丘吉尔称他）“盖世奇才”。他的成就使当时华盛顿的任何官员都黯然失色。

当然，这只是一个特例。但这个特例还是说明了两个问题：①如果我们真正努力，那么我们对自己的时间的控制力其实是很强的；②可以狠狠地砍去浪费时间的事情，这不会使我们丧失有效性。