很多人都认为自己对于把时间花在什么地方非常的清楚。他们自诩记忆力强，并固执地相信自己的记忆。事实上，如果完全靠记忆，我们是不会知道时间是怎么过去的。

有一位公司董事长非常肯定地声称他把自己的时间大致分成三部分:1/3用于与公司的高级干部商讨业务;1/3用于与重要的顾客打交道;还有1/3则用于参加社会活动。但是，六个星期之后，他的时间记录清楚地表明，他几乎在这三大项活动上没有花一点时间。原来，他所说的三大项活动只不过是他认为“应该”花时间的任务而已。因此他的记忆强制地从下意识里告诉他已经真的花时间在这些任务上了。六个星期的实际记录显示，他的大部分时间都在干“发货员”工作，如处理他所认识的顾客的订货单或者打电话给工厂催促发货。更有意思的是，由于他从中干预反而延迟了正常的交货。当秘书把时间记录拿给他看的时候，他几乎无法相信。后来秘书又给他做了记录，他才相信记忆靠不住，才明白要知道自己如何使用时间，实际记录要比记忆更可信。

一个人必须先记录自己的时间，才能知道自己把时间花在哪里，然后才能有针对性地设法管理自己的时间。记录时间，有助于我们发现在什么地方浪费着时间，有助于发现我们内部的和外部的“时间敌人”，有助于发现我们的时间是否花在了工作重点而不是应付那些最活跃和最扰人的家伙上面，有助于我们发现自己能够自由支配的时间的数量，也有助于我们进行自我工作评价。因此，要想达到时间管理的有效性，第一步是制定你的时间记录表，记录时间的实际使用情况。

表10-1是一份管理者时间记录表范例。它是根据三个明确的目的制作的：①了解计划的时间分配情况；②了解每天列出的需要在第二天完成的重要任务清单；③根据实际完成的重点任务数字和以计划分配的时间为依据测量出的实际时间利用比率。以下是利用该表的具体说明。

表10-1　管理者时间记录表

续表(www.daowen.com)

（1）时间分配。确定花费时间的基本活动类别和你打算分配到各种活动的时间比例。这些活动可能包括“处理信函”、“会议”、“会面”，当然还有“浪费”的时间。活动类别的名目要具体，避免像“思考”这样的含糊不清的字眼。把活动类别和计划的时间分配比例，填写到“时间分配”的栏目中。

（2）确定每天的目标。每天下班前，把第二天所要完成的基本工作项目确定下来（确定目标），并按照轻重缓急来排列顺序（重点工作排队）。然后把确定的目标填写到表的上部标出的空格中，要特别注明每个目标的轻重次序。

（3）坚持记录时间。时间不等人，每隔十五分钟时间就得记录一次。千万不要等到一天结束时再填时间表。记忆是靠不住的，而且你还会欺骗自己。为了简便，你可以用数字来代表名目繁多的项目（为此表中画出了小方格）。比如，如果你的第二类活动是回复信件，而在10：00时你回信给蒋超与马凤，你就可以在10：00的大格中填入“蒋超/马凤”，而在小格中填入“2”。

（4）每隔一周或者一周以上的时间进行一次总结。在你填写时间表至少一周以后（我们建议填写两个典型周之后），把用在每类活动的总时数加起来，并将得到的总数按类填写到最右边的一栏中。然后再计算用于每类活动的总时数在整个事件中所占的比例。

（5）估计日常工作效率。以所完成的“每天的目标”以及时间的实际利用情况与时间的计划分配情况的比较作依据，来估计你每天的工作效率。如果实际完成的目标与计划完成的目标之比超过30%，你的效率就高过了美国的国家“平均”效率。^[2]

通过制定这样一份时间记录表并坚持对其进行记录工作，你就在认识你的时间上面迈出了最重要的第一步。集合这样的时间记录表，你就拥有了一份专属于你的“时间使用数据库”。在今后的时间管理中，这会是你很大的一笔财富。很多有效的管理者都经常保持这样的一本时间记录簿，并且每月定期拿出来看看。参照他们的时间记录样本，管理者就可以常常调整自己的日程安排。