在对项目时间管理的概念和误区，以及项目经理的工作和责任有了一个基本的认识之后，我们运用时间管理矩阵，设计出以周为单位的前瞻计划。在这个过程中，我们应该遵守一些时间管理的基本原则，只有对原则有了一个认识后，才有可能很好地运用以上的技巧与方法。

下面我们就项目经理时间管理的七项基本原则分别进行阐述：

（一）学会授权

在社会分工日益细化的当代经营环境中，项目经理不可能将项目从上到下所有的决策权集于一身。对许多人来说，成为项目经理后的第一反应就是承担更多的工作。而事实上，亲力亲为的经理干得越多，项目成员越缺乏积极性，他们感到自己不被信任，能力不能发挥。多想多看、少说少干应是项目经理的作风，要想轻松地管理团队而又能驾驭全局，项目经理就得把自己当作裁判或导演，而非运动员或演员。其实，项目经理只需为项目成员提供方向、动力和工具，这样不仅减少了项目经理的负担，也培育了团队整体的能力，从而提高了项目效率和效果。

授权体现在权和责的结合上，项目经理和成员之间要维持充分的信任和协作关系，采取支持、鼓励、劝告、帮助的方式，实现项目成员的自我管理。这时，项目经理需要掌握沟通和激励的艺术，有效地发挥项目成员的才干和潜能。

工作时间中有75%的时间是花在与人沟通上。在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系。职业是否成功，84%决定于如何有效地与别人沟通。沟通有多种形式，要弄清楚与谁沟通、沟通什么，达到什么目的。

不当授权反而会浪费时间，要使自己成为解决方法导向的人，要将可能交办出去的工作授权出来，要告诉部属如何做好所交办的工作，要善用身边的资源。

授权有五个维度：自我效能（个体能力的感觉），自我决定（个体选择的感觉），个人控制（拥有影响力的感觉），意义感（在活动中有价值的感觉），信任（安全感）。如果能强化项目成员这五种感觉，那么项目经理就是对员工进行了成功的授权。

（二）关注过程的改进，而非具体的事务

为改进过程安排时间，而不要把百分之百的时间投入到项目的某项任务中去。也许用于过程改进的时间对项目目标的达成没有明显的作用，但它对提高完成项目任务的能力有重要影响。

要管理过程，而不是内容。领导的真正工作是掌握日程和信息的流动，但太多人试图控制细节。

——安·唐纳伦（美国巴布森学院教授）

（三）将培训时间放到计划中

针对项目的特殊性和项目成员承担任务的不同安排培训，把培训时间从项目成员在完成任务可用时间中减去，同时也应在项目经理的日程安排中体现出来，因为这是属于第二象限中“磨刀不误砍柴功”这一角色目标的事务。

（四）考虑任务切换所需的时间

我们自己身上可能会有好几个角色，让这些角色和时间保持动态的平衡。有人认为角色越多，时间越不够分配，一益则一损。这是因为他把角色之间看成是冲突的、竞赛的、分割的。其实各种角色是一个整体的不同面，就好像一个活的生态系统，生活的均衡不是靠穿梭在各角色之间，而是一种动态的平衡。各角色之间的关系是双赢的，彼此共同组合成紧密的整体；一个角色的成功无补于另一角色的失败，事业成功不能弥补家庭的失败。

调查表明，如果一个人在一项特定任务上每周花费10小时，并不表明他可以在一周内完成4个这种任务。因为各种任务之间切换的时间增加了我们完成任务的时间。不要把日程表安排得满满的，因为这种总也做不到的日程计划会打击自己的信心。

（五）运用80/20法则

80/20法则是时间管理和人生规划中最重要的概念之一，它是由意大利著名经济学家维尔弗雷德·帕累托发现的。根据这一法则，20%的努力产生80%的结果，20%的客户带来了80%的销售额，20%的产品或者服务创造了80%的利润，20%的工作能够体现80%的价值，20%的项目成员制造了80%打扰你的事件等等。

这是经济学的理论，意思是说，在工作或生活上可能有一现象，就是少数的几桩事却成就了大部分的价值。如果我们能管理这少数的事，就掌握了大部分的效益。企业用人也一样，作为领导不要奢求员工是全能，重点是合适的人在合适的地方，这些都说明做事需要重点。时间的管理就是掌握关键工作，掌握关键人物与关键活动，这会让你花少时间得大功效。

人们总是容易在一些事情的处理上拖拖拉拉，而大多数人拖延不做的正是那最重要、最有价值的10%或20%的工作。相反，他们终日为80%毫无价值的事情而忙碌。把人生中的主要目标、工作和责任列成一张清单，然后根据80/20法则确定哪些是能够体现你80%价值的那20%的任务。同样的方法，项目经理把所要做的事情分类，就会发现其中只有20%是属于第二象限中的活动，但它却给你带来80%的成果。如果排除5%～10%的不必要活动或委托他人做一些事情，你将会腾出20%～50%的时间。

（六）专注原则

专注于少数真正重要的活动可以取得效率和成功，努力清除外部和内部分散注意力的因素，创造一个易于集中精力工作的环境。集中注意力并不是一件容易的事，质量管理学家的秘诀是给自己定下集中注意力做某项工作的最短时间标准，然后奖励自己一下，努力延长集中注意力的时间，这需要动力、毅力和体力。(www.daowen.com)

一般人只用50%的能力工作，但自诩效率很高。一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律；养成环境及桌面有序的习惯；用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间，来做重要的事；要有坚忍的毅力，一气呵成；一次处理完成，才不会浪费时间；万一工作中断，要有“回去工作”的毅力；要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只做一半而无结果；集中能力于自己的优点上，发挥自己的专长；设定完成工作的期限；达成对别人的承诺。《世界主义者》杂志主编海伦·格利·布朗始终在她的办公桌上放着一期这种杂志，无论何时她被引入歧途，做一些无助于这本杂志成功的事的时候，只要看到那本杂志，就会使她回到正道上来。

在每天的第二象限事务日程安排上，为每件要做的事设定一个特殊的时间区段，在这段时间谢绝一切无助于第二象限要事进程的事务，使自己完全投入到工作中。如果你只有两小时来写份报告，就保证这两个小时里写出一份高质量的报告。

那么，什么使我们不能专注于我们的工作呢?

1.来自上司的打扰

来自上司的打扰最难控制，尤其是当你正在全心尽力地处理一项紧急而重要的事情时。不过，如果你是一名上司，你还是应该首先想想，你是不是也会对下属这样呢?

以下是如何处理类似问题的一个实际例子和妙招：有一位职员，每当他应召去见上司时，他手上总是带着一件仍待完成的工作，比如正在编写的报告、正在阅读的资料等。一来可以利用在一旁等待上司打电话或是其他事务处理的时间；二来可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以尽快结束对话或事情的安排；三来还可以让主管对他的工作态度留下深刻的印象。

2.来自下属的打扰

你不妨想想以下有关解决下属打扰上司的各项问题：

（1）你是否曾经训练你的助理，将他人可能的打扰集中起来，然后每天或每星期一次向你汇报。

（2）你是不是尽可能地把集体例会列为每日/周工作的一部分。

（3）你是不是每天都会保留一段固定的时间，供下属向你提出问题，同时在一旦发觉某些工作日程发生改变时，会告诉对方何时见面较合适。

（4）你是不是曾经鼓励下属以便条/邮件方式提出问题，而不必亲自上门打扰你的工作。

（5）你是不是立即向下属回话，使他们不至于认为他们必须经常打扰你，才能立刻获得回应。

3.来自同事的打扰

在上司打扰的时候，你只能无奈地加以接受；而下属在打扰你的时候，你可以将他的打扰方式加以定型化。可是，要处理同事或同级人员的打扰，恐怕必须多花一点心思才行。以下是你应该牢记的一些要点：

（1）双方应事先达成共识。你应该力求对他们的要求保持热心、同情以及随时愿意加以协助的态度，可是，你更应该让他们知道这么做往往会影响到你的工作效率。

（2）不要随意打扰对方。你可以从容地、预先地与同事联系你的要求、时间等，只有如此，你才有可能获得相同的回报。

（3）想想为什么你的中断情形无法受控：你不喜欢得罪他人?你喜欢参与每一件事?别人经常来询问你的意见，使你觉得自己很重要?你不善于结束他人的来访?你让别人习惯于经常咨询你的意见?你就是喜欢不断地和他人交谈?但是，如果你让这些现象一直持续下去，你终究会一事无成。

（七）4D原则

对时间管理矩阵中四个象限中各个象限的事务，项目经理的正确态度应遵守4D原则，如9-2图所示。

图9-2　4D原则矩阵