任何想要学习时间管理的人，都对自己支配时间的方式有所怀疑，即现在的时间分配模式并不能带来有意义的生活。每个人都想平衡自己扮演的各种角色，但是他们所能做的也只是尽快实现角色的转换而已。例如，一名项目经理是公司的销售部副经理——他既是总裁的下属，又是部门成员的上级，同时他还是丈夫、父亲、儿子、朋友等。在不同的时间里，他或许可以扮演好不同的角色，承担不同角色所赋予的责任。可是当他在同一时间扮演两种或两种以上的角色时，大多数人只能根据紧迫性原则选择其中一个角色而放弃其他的角色。

中国人做事情讲究“轻重缓急”，美国的史帝芬·柯维博士（Stephen R.Covey）则将事情划分成了四个象限，即时间管理矩阵。这是第四代时间管理法，它使我们能够通过平衡和以原则为中心的方式来满足自己的基本需求和能力，从而创造高质量的工作生活方式。

第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。这一理论的最大缺点，是没有“优先”概念。虽然每做完备忘录上的一件事，会带给人成就感，可是这种成就不一定符合人生的大目标。因此说，所完成的事是必要的而非重要的。它是积极的，但却是被动的；它是一种良好的习惯，但未必是科学的方法。

第二代理论强调的是计划与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。这一代理论使人的自制力和效率有所提高，能够未雨绸缪，不只是随波逐流，但是对事情仍没有轻重缓急之分。

第三代理论是目前最流行的，讲究优先顺序的观念，也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订立实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。

这一代理论虽然有了很大的进步，讲究价值观与目标，但也有人提出疑义，认为过分强调效率，把时间绷得死死的，反而会产生副作用，使人失去增进感情、满足个人需要及享受意外的机会；拘泥于逐日规划行事，视野不够广阔，纠缠于急务之中，难免因小失大，像是拾到芝麻丢了西瓜。

第四代理论是在前三代理论的基础上，兼收并蓄，推陈出新，以原则为重心，配合个人对使命的认知。将事情分成重要紧急、重要不紧急、不重要紧急和不重要不紧急等四类，当事情进来，先归类判断是属于哪一类，就知道要不要花时间或花多少时间是合宜的。

时间管理矩阵的重点在于开发能力和培育价值观，而不局限于任何技巧和工具，也不只是提高我们作计划的能力。如图9-1所示，它将所做的事情划分为四类，分别归在四个象限内。

图9-1　时间管理矩阵

图中的四个象限基本说明了我们每天都在做的事情。“忙人”在时间的分配上，给到第一象限的通常比较多。把又重要又紧急的事情优先处理，这看似符合常规逻辑，但是正如Charles Hummel在《急事的奴隶》（Tyranny of the Urgent）一书上所说：重要的事情通常不需要在今天甚或这个星期完成，但急事却非得立刻行动不可。急事的迫切性总让人觉得非常重要不可耽搁，从而一步步耗损我们的精力。把重要的事情摆在第一位才是时间管理的要诀所在。所谓重要的事情，是指真正有助于达成我们的目标的事情，是让我们的工作与生活更有意义，更有成就的事情，但是这些事情应该是第二象限中通常并不是那么迫不及待的事情。

第一象限代表既“紧迫”又“重要”的事情，比如说处理怒气冲冲的客户的问题、赶时间等。

重要紧急的事马上做，例如考试、赶三点半的火车和看医生等。做完之后应该检讨是不是能预防以后不要发生得这么突然，因为太常发生，压力太大，对健康很伤。

在这个象限进行管理，需要拿出自己的经验和判断力来应对诸多需要和挑战。但是，如果你把大部分时间花在这个象限上，可以想象一下你每天的忙乱程度，这么做会耗费你巨大的精力，而一个又一个问题会像大浪一样向你冲来。长期这样，你早晚有一天会被击倒压垮的。我们需要认识到，很多重要事情之所以变得迫在眉睫，是因为它们被延误或因为我们没有进行足够的预防和筹划。

第二象限包括“重要但不紧迫”的事情。

这一类的事情影响深远，例如做身体健康检查和学习新知识、新技能等。这类事情的效益是中长期的，如果一再拖延，会变成重要又紧急的事，所以应该拟定具体目标和化整为零的计划，按时完成。

在这个象限，我们进行长期规划、预测和预防问题，赋予能力，通过阅读和不断的专业培养来增长见识，提高技能。例如，设想如何帮助正在奋斗的儿女，为重要的会议和发言做准备，通过深入坦诚的聆听进行感情投资。在这个象限多投入时间将提高我们的办事能力；忽视这个象限就会导致第一象限扩大，从而造成压力、筋疲力尽和更深层次的危机。所以，对这一象限进行投入将使第一象限缩小。计划、准备和预防可以避免很多事情变成当务之急。第二象限不会逼迫我们，但我们必须去做。

第三象限几乎就是第一象限的幻想，包括“紧迫却不重要的”事情，这是一个蒙蔽象限。紧迫的噪声造成了重要的假相，很多电话、会议和不速之客都属于这一类。例如没有事先约定的访客或打来闲聊的电话，则长话短说，或每天留一些空白时间来处理这类的事，或由替代方式处理。

不要以为这些是紧急的事就认为它们也很重要，实际情况是，这些事情的紧迫性常常是由别人的轻重缓急来决定的，你始终在被别人牵着鼻子走路。我们在第三象限花费很多时间，满足他人优先考虑的事情和期望，却认为自己在干第一象限的事情，所以工作效率可想而知了。

第四象限是留给那些“既不紧迫也不重要的”事情，这是浪费象限。

例如闲逛街或闲聊或无目的地看电视等等，偶一为之，但限时间结束；或者提升层次，逛街提升为对流行的观察或对人的观察，闲聊提升为讨论或主题交流，看电视提升为有目的的新信息的接收。

我们根本不应该在这个象限白费时间。但是我们被第一和第三象限折腾得伤痕累累，因此为了生存经常“逃避”到第四象限。第四象限都是什么样的事情呢?不一定是娱乐，因为作为真正意义上具有再创造性质的娱乐是第二象限值得去做的事情。第四象限不是生存，而是堕落。它可能开始像吃棉花糖一样给人一种满足感，但很快会被发现是空无一物。

请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式?

（1）先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。

（2）先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。

（3）先做容易的事，然后再做难做的事。

（4）先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。

（5）先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。

（6）先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。

（7）先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。

（8）先做别人的事，然后再做自己的事。

（9）先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。

（10）先做有趣的事，再做枯燥的事。

（11）先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难于完成的整件事或难以告一段落的事。(www.daowen.com)

（12）先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做其他人所拜托的事。

（13）先处理已发生的事，后处理未发生的事。

事实上，以上的各种行事准则，从一定程度上说大致上都不符合有效的时间管理的要求。我们既然是以目标的实现为导向，那么在一系列以实现目标为依据的待办事项中，到底哪些应该先着手处理，哪些可以拖后处理，哪些甚至该不予处理呢?

每个人可以对照自己近期的生活，将过去一段时间的事情进行分类，列入所属象限，然后分析一下自己把大部分时间花在哪个象限上了。时间管理矩阵理论的意义在于，它使我们的思维模式从紧迫性模式转变成重要性模式。在转变思维模式之前，先来想想什么事情对自己来说是重要的，在内心里回答这样的问题：

（1）有一件事情，你知道如果干得特别出色而且坚持下去，就会对自己的生活产生积极的重大的影响，那是什么?

（2）有一件事情，你知道如果干得特别出色而且坚持下去，就会对你的职业生涯或工作产生积极的重大影响，那是什么?

你的答案应该属于第二象限。这些事情应该是对你来说是重要的事情，但是对照自己在这些事情上所花费的时间，我们会发现，或是因为这些事不急、不紧迫，或是它们不会逼迫你去做，结果你在忙碌的工作中，始终没认真地去完成。

史蒂芬·柯维（Stephen R.Covey）在他的《要事第一》这本书中提出：使用紧迫性思维方式来管理自己时间的人，即使解决了紧迫的事情，但是他在以后面临同样的事情时，仍然没办法很好地解决，他的生活永远处于忙碌且收获甚微的状态。

柯维提供了一个每周前利用30分钟做一周前瞻性计划的方法，来贯彻以重要性为原则的管理时间方法：

1.联系自己的构想和使命

利用时间管理矩阵来管理自己的时间，最困难之处在于要判断：什么是重要的，而什么是紧急的。没有明确的规则可以将这些活动划分到各个象限中去。问题出现的时候也不会带着“重要/不紧急”的标签。而且，人们怎样才能确定自己所关注的活动是重要的，而不只是紧急的呢?对个体来说，意识到自己的核心价值观和建立一套与职业生涯同样持久的基本原则以引导行为是非常重要的。这就是个人构想和使命的基本内容。

在工作之余，留出时间思考生活中最重要的事情，对自己的内心发问，什么是最重要的?什么使你的生活有意义?你想在自己的一生中成为怎样的人、做什么事?按照自己的构想和使命去安排日程，就不会发生进度计划和目标不一致的情况。

2.确认自己的角色

角色代表的是责任、人际关系以及作出贡献的领域。很多人遇到的问题是，在成功地履行了某个角色的同时，牺牲了另一个角色。例如，某个人可能是一个声誉卓著的项目经理人，但他作为父亲和配偶却并不成功；某个销售人员可能在满足客户需求方面获得满分，但在个人发展和成长方面却没有满足自己内心的需求。

该怎么做呢?首先，把认为合适的角色列出来，这样可以让人体会到生活的整体性——生活不仅是工作，或家庭，或某个人际关系，而是这些角色的整体。另外，它还会突出目前被忽视的“重要但不紧迫”的某些领域。柯维建议加上一个基本角色，称为“磨刀不误砍柴工”，它是为增加个人才能而花费的时间，例如，锻炼身体、建立关键的社会关系、补充专业知识等等。

3.为每个角色选择第二象限的目标

在一周中充当各种角色的时候，能做哪些重要的事情以产生最大的积极效果，是确定角色目标的准则。目标应符合内心的构想和使命，并且不要为每个角色确立太多的目标，你可以问自己类似下面这些问题：

（1）如果我在下一周达到了这些目标，那会怎样?

（2）我会对自己的生活质量有什么感觉?

（3）那会在我的生活中产生什么正面影响吗?

（4）如果我每周都这样，那又如何?

（5）那样，我能比现在更加有效吗?

4.为第二象限目标安排日程

这是为了把第二象限各种角色的目标转换成行动计划。它不是给日程表中的事务理清优先顺序，使日程表里挤不出一点空余时间；而是给重要事务安排日程表，正如先给大瓶子里装上大块石头，再装沙子和水一样。重要的是把第二象限目标放在合适的位置上。

在具体的应用上，可以这么做：把一周中每天的活动安排在两个区域，一个区域按小时分给特定的约会；另一个区域列出第二象限的目标作为今日要务。今日要务的履行并不固定，例如：作为子女的角色时加强同父亲的联系，目标的实现不在于特定时刻的机会，与其计划在下周的某天安排一次聚会，不如简单把“父亲”写在今日要务的最前面，然后等待机会。如果周一没有机会，那就画一个箭头挪到周二。重要的是在你决策时，父亲总比其他事情重要。如果在你处理业务文件时，你的父亲打来电话寻求你的帮助，那你当然是把文件——而不是父亲——放在一边。另外在合适的时间特别安排一次约会也很有价值：和父亲一起吃饭，坐下来谈谈你的工作、父亲的身体等等。

第二象限日程安排的目的是建立一个框架，使人们每日每时基于重要性作出正确的决策。

5.在抉择时刻的诚信

一周内的第二象限目标已经安排好了，最后的挑战就是在应付意外事件的同时坚持要事第一的原则。是否能将内心的构想和使命转化为抉择时刻的行动是一种能力。可以做下列三类事情来培养这种能力：

第一类事情：对这一天进行心灵演练。保持个人使命的坚定性和明确性，不仅有利于加强在抉择时刻的诚信，而且能提供一个可以不感觉内疚而说“不”的基础。同“每日计划”不同，心灵演练的过程是从一周的背景来看这一天，重温内心构想和使命，牢记第二象限目标的日程安排。

第二类事情：区分优先顺序，用涂亮画圈等方法标出你的最优先的事情。排序只包括列入一周事项的活动，未考虑意外事件的优先顺序。所以如果已经仔细考虑了自己的角色及其目标后，就能清楚明白什么是本周要事了。

第三类事情：应用T型计划。每日日程安排可以设计左端为对时间敏感的活动，右端为任何时刻都可进行的活动。应当注意的是，并非“对时间敏感”的活动总是优先于其他活动，可能你对两个活动的重要性判断让你重新安排日程计划。

6.评估

当一周结果时，回顾一周的活动是否符合自己内心的构想和使命，是否达到了自己所扮演角色的目标?在抉择时刻遇到了什么样的挑战?自己最终的决定是什么?是否遵循了要事第一的原则?

这种一周前瞻性计划是一种思考方式，它按周制定计划，可以给我们提供更为广阔的视野和对重要安排的灵活性，同时它使我们对生活意义价值的理解变成日常生活的一部分，它使我们看到的不是生活的零星碎片，而是完整的画面，这是使生活更有意义和成功的时间管理思想。