(一)找东西
根据对美国200家大公司职员所做的调查表明,公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面,这意味着他们每年要损失10%的时间在找东西上。对付这个“时间窃贼”,有一条原则:对于可以让他人(如秘书)整理的东西,让他人去做;对于必须自己亲自处理的东西,先扔掉那些不用的,再分门别类保管好有用的。
首先,要做必要的物质准备,以避免不能尽快找到所需物品甚至中断工作的情况。如果你把光盘和文件摆放得井井有条,就可以在几分钟内迅速查找到所需的信息。另外,最好把便条固定放在某个地方,或把它们收集在标有日期的日记簿里,以便能迅速地找到。每个人都可以创造方法来整理自己的东西,关键是要持之以恒。
(二)懒惰
只有认识时间的宝贵性,才能克服懒惰。为自己找到人生的目标,用积极的心态面对生活是根本之道。即使有人生目标的鼓舞,很多人也无法克服自己欲望,由于懒惰浪费了不少时间。对付这个“时间窃贼”的一些技巧是:不时地对自己进行负向激励;争取在家之外的地方工作,或者在办公室做完再回家,这就要提高工作效率;提早开始,使自己的实际行动在计划之前开始。
(三)时断时续
研究发现,造成公司职员浪费时间最多的是时断时续的工作方式。因为重新工作时,这位职员需要花时间调整大脑活动及注意力,才能在停顿的地方接下去干。努力做到在一段时间内做一件事,并完成它。在这个过程中,集中注意力,排除外界干扰。这样你会发现,三个小时的工作不仅能按时完成,而且还可以完成得很不错。
(四)不懂得授权
通过其他人的协助也可以提高效率。但在授权他人的同时也要给他们创造完成任务所需要的条件。授权时应注意以下一些方面:
(1)有一套制度用以监督管理;
(2)你所选择的人务必是愿意执行任务,并且有执行能力的人;
(3)教育下属、指导下属,使他们有成长的机会;
(4)确定他们有必要的工具和物资供给,以便完成工作;
(5)激励下属,促使他们保持积极与热诚的态度;
(6)授权不仅要分配不好做的事,也要分配容易做的事;
(7)不能把自己都觉得难以做好的工作转交给别人。
(五)偶发延误(www.daowen.com)
偶发延误也是最浪费时间的情况之一。要避免这种情况,唯一的办法就是制定备选方案。如果事前有所准备,甚至可能利用偶发的延误,把本来会失去的时间化为有用的时间。项目经理必须明白并帮助项目成员也树立这样的观念。这样在发生偶发延误之时,可以在最快的时间内解决问题。
(六)惋惜不已或白日做梦
老是想着过去犯过的错误、失去的机会,或者空想未来、好高骛远,这都是极浪费时间的态度。在失败中吸取经验,根据实际情况规划未来是一个成功的管理者所必备的素质。
(七)拖拖拉拉
这种人做事犹豫不决,错失机会,又为没有完成任务而悔恨。对付这个“时间窃贼”的方法是,把握机会,果断决策,并付诸行动。很多时候你只需要按时赶到工作地点,实施工作计划,调整工作内容,就能很好完成任务了。
(八)对问题缺乏理解就匆忙行动
这种人与拖拖拉拉的作风正好相反,他们在对问题充分理解之前就匆忙行动,以致很多时候需要推倒重来。为了对付这个“时间窃贼”,必须培养自己的自制力,熟知工作中各种问题的程序。如果现有的程序合理,你就要按程序进行;如果没有,那么就该制定一个了。
(九)消极情绪
消极情绪使人失去斗志,工作效率下降。要主动进行自我心理调适,培养积极心态,使自己喜欢并善于解决问题。当问题出现时,不会恐慌得坐立不安,也不会为最坏的情形所吓倒。相反,应把精力集中在思考为什么会出现这些问题、现在应该做什么,以及今后怎样才能避免这个问题上。良好的心理素质对高效地处理问题是极有帮助的。
(十)分不清轻重缓急
区分轻重缓急是时间管理中最关键的问题之一。许多人在处理日常事务时,以为只要时间被工作填得满满的,就有成效感,就对得起自己的良心。他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性排队。对付这个“时间窃贼”的方法是,在确定一段时间具体做什么之前,要问自己三个问题:
(1)我需要做什么?明确那些非做不可、又必须自己亲自做的事情。
(2)什么能给我最高回报?人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上。
(3)什么能给我最大的满足感?在能给自己带来最高回报的事情中,优先安排能给自己带来满足感和快乐的事情。
除了上述十大“时间窃贼”之外,其他常见的“时间窃贼”还有:夸夸其谈,门户大开,迎来送往,家务繁杂,应酬过多等。
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