理论教育 项目时间计划变更的原因分析

项目时间计划变更的原因分析

时间:2023-05-26 理论教育 版权反馈
【摘要】:项目时间进度计划是在项目工作分解结构的基础上对项目活动的一系列时间安排,明确显示工作预计开始时间和完成时间。项目时间计划变更并非由于项目计划在制定的过程中人为责任造成的计划缺陷,而是由于项目的独特性和一次性。如果在制定时间计划时,对某两项活动的依赖关系判断错误就可能引起时间计划的变更。此时需要根据新的估计时间重新绘制网络图,导致项目时间计划的变更。

项目时间计划变更的原因分析

项目时间进度计划是在项目工作分解结构的基础上对项目活动的一系列时间安排,明确显示工作预计开始时间和完成时间。作为一项完善的项目计划,如果在执行的过程中一切都能按部就班地进行,环境因素也没有发生意想不到的变化,那么计划当然不需要任何改动。然而,这样的“完美”状况在现实中往往是不存在的。在计划的执行中,总会有一些意想不到的因素使得计划赶不上变化,导致项目的提前完成或者推迟完成。

项目时间计划变更并非由于项目计划在制定的过程中人为责任造成的计划缺陷,而是由于项目的独特性和一次性。那么都有哪些因素导致了项目时间计划的变更呢?

(一)计划制定方面的原因

时间进度计划的构成包括完成项目所需要的活动、各个活动在时间上的依赖关系(比如活动A是活动B开始进行的条件或者二者可以并行)、各个活动的完成时间的估算、关键路线的确定等。从这些计划构成的角度讲,能导致计划变更的因素包括:

1.遗漏活动,特别是位于关键路线上的活动

遗漏活动会造成活动依赖关系的紊乱,严重的话有可能破坏整个项目活动排序和网络构造。如果计划中遗漏的活动不是位于关键路线上的活动,那还可能通过和关键路线的同时推进而按期完成进度要求。而当遗漏了原本应属于关键路线的活动时,缺少的环节会导致以后的进度延期甚至无法推进,此时需要重新绘制网络图,从而需要更新项目的时间计划,或者需要采用适当的方法以加快进度,如赶工或快速跟进,这就要付出一定的代价了。

2.错误判断各个活动间的依赖关系

如前所述,从项目内部看,每两项活动的依赖关系存在两种情况,即强制性依赖关系和可自由处理的依赖关系。如果在制定时间计划时,对某两项活动的依赖关系判断错误就可能引起时间计划的变更。

实际工作中往往存在这样的情况,人们在制定计划时会凭经验而不是实地考察和科学的论证来认定某些活动之间的依赖关系,这样很容易错误认定某些依赖关系。也许两项可以同时推进的活动被认定为是强制性依赖关系,从而在计划中先后进行,这必然会影响项目的进度。

3.对某一活动需要的时间估计错误

我们在制定计划时往往会根据每个活动之间的继起关系绘制网络图,然后确定其中时间最长的一条路线为关键路线。但是,如果对某一活动完成时间估计错误,那么关键路径的确定以及工期计算的依据也会发生变化。此时需要根据新的估计时间重新绘制网络图,导致项目时间计划的变更。

4.对项目计划实施条件的认识偏差

首先,外部条件认识偏差。外部条件的认识偏差主要是对项目实施过程中客观环境的认识出现偏差。可能预计的有利于项目进展的情况没有出现,或者环境中出现了没有预计到的情况,又或者有利于项目实现的环境因素不能按时出现。毕竟“万事具备,只欠东风”的情况在现实中并不鲜见。

其次,内部条件认识偏差。内部条件的认识偏差主要体现在对组织资源和人员能力的认识偏差。制定项目时间计划的时候,需要对组织内部现有的和可以取得的资源,以及完成项目的人员的能力进行估计,这一部分的认识偏差也可能导致项目时间计划的改变。

(二)计划执行和控制方面的原因

执行方面的原因所涉及的范围比较广。比如:从人员的角度讲,因为激励、团结等问题,执行人员故意不按照原定计划执行;或者执行人员对计划理解错误;或者没有防微杜渐,日积月累造成项目延误而不可挽回。从技术的角度讲,应用新技术有许多不可控因素。从资源供应角度讲,没有按时提供所需资源。从项目管理角度讲,没有处理好主要项目干系人的关系,造成多方掣肘的局面。从资金角度讲,预算得不到有效执行,资金链断裂。从范围管理的角度讲,出现范围不断蔓延的情况,等等。

相对于计划的制定,计划执行受到的影响因素更多,因此也就使计划的执行变得异常复杂和困难。几位以色列项目管理专家曾经对项目实施的难度用辛辣的言词进行了如下描述,我们在此特意保留英语的原汁原味:(www.daowen.com)

●No major project is ever installed on time,within budget,or with the same staff that started it.Yours will not be the first.

●Project progress quickly until they become 90%complete,then they remains at 90%complete forever.

●When things are going well,something will go wrong.

●When things just cannot get any worse,they will.

●When things seem to be going better,you must have overlooked something.

●What can go wrong will go wrong.

●If project content is allowed to change freely,then the rate of change will exceed the rate of progress.

●A carelessly planned project will take you 3 times longer than expected;a carefully planned project will take only twice long.

(三)企业环境方面的原因

企业在其经营期间,需要对内部环境和外部环境、微观环境和宏观环境、长期环境和短期环境都给予足够的关注。项目具有一次性和独特性的特点,其存续的时间相对企业“较短”,因而会更关注短期内影响项目的因素,而对宏观因素在项目期间的变化关注较少。但在许多时间跨度较长的大型项目中,对宏观和长期环境因素的关注同样十分重要,如三峡工程。可能引起计划变化的因素包括:

(1)顾客需求的变化。原计划的执行不存在问题,环境因素也没有发生意想不到的变化,而企业的顾客对项目最终结果的要求却发生了变化。如顾客对项目最终质量提出了更高的要求或者增加了新的要求,而在原计划实施条件下,这些要求是无法达到的,唯有对原计划进行修订,因此,计划的完成时间必然发生变化。

(2)供应商不能按照约定的质量或者数量提供原材料。如果由于供应商方面的原因,不能继续按照原计划提供原材料,此时企业需要重新寻找新的供应商,甚至寻找替代原材料。这样的话,就需要重新和供应商谈判,签订新的供应合同,这些都会使原先的计划推迟,甚至需要重新制定计划。

(3)竞争对手的原因。竞争对手也在进行类似的项目,为了取得社会声誉方面的效益,项目的高层主管人员可能会作出改变项目时间计划的决策。比如加快项目的进度,赶在竞争对手之前完工;或者放缓项目进度,而对项目的最终质量提出更高的要求。

(4)政策法规方面的原因。比如,在项目的进行中,政府某一项法规的出台可能对项目的质量和环保标准提出了更高的要求。正在进行中的项目为了满足这些要求需要对原先的时间计划进行变更、甚至终止。中国台湾的“核四”建设项目就因为政党轮替而风波不止。

(5)其他原因。现代社会,公众的社会意识不断增强,许多社会团体具有高效的组织能力、行动能力和前所未有的社会影响力,他们有的时候也可以通过公众舆论的影响对项目施加压力,甚至导致计划的终止。例如,在市区修建某些建设项目也许可以得到政府的批准,但是却又可能因为市民的抗议和环保组织的积极干预而中止。

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