在项目管理中，有两种最常用的项目状态报告类型：进展报告和最终报告。

（一）进展报告

进展报告通常要针对一个特定的时段，也叫做报告期。这个时段可以是一周、一个月、一个季度或任何对项目来说合适的时间段。大多数进展报告仅包括在报告期间发生的事情，而不是自项目开始以来的累积进展。生成一个完整的项目状态报告不是一蹴而就的，而是一个循序渐进的过程。这一形成过程大致可以分为以下几个阶段：

1.日工作记录

项目团队成员对于每天的工作应记流水账，项目经理应该每天记录工作日志。日工作记录是工作状态的原始数据，它所提供的记录是用于测量的基础。这一记录包括对工作任务的时间计量和对工作完成状态的工作计量。真实可信的日工作记录是形成规范的项目状态报告的基础，因此项目团队成员一定要如实记录每天的工作进度和工作情况，不能提供虚假的记录。

2.每周状态报告

项目团队成员应当每周提交工作情况汇报，既可以向项目经理提交，也可以向项目会议提交。每周状态报告是每名员工对每周工作的整理和汇总，是每名成员的实际工作情况（针对项目时间计划）的真实反映，也是必要情况下修订项目时间计划的数据来源。

3.项目周报

这是项目经理根据团队成员每周工作情况汇报而集成的项目团队每周工作情况。项目周报是项目经理用来监控项目时间计划进行程度的汇报机制，在内容上包括本周项目时间计划的执行情况（已经完成的工作及对这些工作的度量），本周工作中产生的问题、风险及变更情况等。图8-1是一个项目进展报告纲要的实例。

图8-1　项目进展报告纲要

（二）最终报告

项目的最终报告通常是总结性的。它不是进展报告的积累，也不是对某个项目整体过程中所发生事情的详细描述。最终报告包括以下几个方面：(www.daowen.com)

（1）客户的最初需求；

（2）最初的项目目标；

（3）项目的简要描述；

（4）初始项目时间计划；

（5）项目时间计划实现的程度，如果没有实现，应有说明；

（6）作为项目结果，客户的实际收益和预期收益的对比；

（7）今后的考虑。

此外，项目经理要注意项目状态报告的撰写原则。一份好的项目状态报告要具有以下特点：

（1）报告要简明；

（2）所写的和所讲的要保持一致；

（3）在报告中和每一段中先写出最重要的论点；

（4）像注意报告内容一样注意报告格式。