项目追踪所要解决的问题是，随着项目的实施，我们如何能够了解到项目的真实进展情况、如何防止一线人员报喜不报忧的情况发生，从而为撰写项目状态报告提供准确的依据。它涉及追踪的途径以及可以使用的工具和方法等问题。

（一）途径

1.口头沟通

项目团队成员的口头沟通可以是面对面的，也可以通过电话进行。它还可以通过有声邮件或电视会议等方式实现。通过口头沟通，可以以一种更实时、更便捷的方式获得信息。这种沟通为讨论、澄清问题、理解和即刻反馈信息提供了可能。

按照时间管理计划的规定，项目团队成员要主动与其他团队成员和项目经理及时进行联系，以获得和提供信息。特别是项目经理，应定期走出办公室，走访每个团队成员，也应主动走访客户，进行面对面的沟通，而不是一味依赖正式会议。如果走访客户需要长途旅行，项目经理就应该采取定期电话讨论的方式进行沟通。

口头沟通应该坦白、明确并选择合适的时机，以达到事半功倍的效果。

2.书面沟通

书面沟通在项目团队中通常使用内部备忘录，对客户和其他外部成员，则使用信件进行沟通。备忘录和信件均可通过硬盘拷贝、电子邮件或群件来传递。

当无法召开项目会议或信息需要及时传送时，备忘录和信件是与项目团队成员进行有效沟通的方式。书面沟通仅在必要和不会增加文书工作的情况下使用，因为项目团队成员通常很忙，没有时间去看那些包含在琐碎的备忘录中的、在下次项目会议上能通过口头沟通获得的信息。

需要注意的是，备忘录和信件必须清楚、简洁，不能包含长篇大论或冗长的、与主体无关的附带内容。项目团队人员都忙于分配到的工作任务，他们会认为汹涌而来的文书工作或电子邮件与其说会有帮助，不如说会阻碍工作。

3.召开项目会议

三种最常用的项目会议是：情况评审会议，解决问题会议和技术设计评审会议。对于项目追踪中所采用的项目会议，一般来说属于情况评审会议。

项目情况评审会议通常由项目经理主持或召集，会议成员一般包括全部或部分项目团队成员，以及必要的情况下邀请项目客户和其他利益相关者参加。会议的基本目的是通报情况、找出问题和制定行动内容。项目情况评审会议应该定期召开，以便早日发现问题，防止危及项目目标实现的意外情况发生。例如，项目情况评审会议在项目团队中可以每周召开一次，甚至每日召开一次；与客户进行的项目情况评审会议的周期可以长一些，如每月或每季度一次，这完全根据项目的工期和合同的要求而定。

必须说明一点，在情况评审会议上获得信息是项目经理真正了解项目进展情况的一种方式，但不是唯一方式。会议上可能部分团队成员不敢真实地和全部地表达自己的想法。项目经理需要通过与项目团队成员的单独沟通，核实在情况评审会议上的讲话内容。同时，项目经理应该要求查看有形产品或交付物，如图样、模型或报告。这不仅能证实细目的真正完成进度（不仅仅是几乎或基本完成），而且还能表明项目经理对每个人的工作都真正感兴趣，承认个人工作对成功完成项目目标的重要性。

4.亲自观察

项目经理通过个人亲自观察、亲眼目睹工作现场的实际情况，能获得有关项目进度的第一手信息。这种实地走访和观察覆盖面广泛，因为大大小小的工作活动都可以被观察，而且给评价主体提供了巡察隐情的机会，获得其他来源所疏漏的信息，及时发现并解决问题。特别是对一些无法量化的评价指标，亲自观察是收集实际绩效信息的重要方式，可通过亲自观察到的某些现象推断项目团队中某些工作的好坏。

但是，当项目实际工作量大、工作任务很重、衡量实际绩效所需的信息量很大时，这种方式的局限性就会显现出来。亲自观察不仅需要花费大量的时间和精力，而且容易受到个人偏见的影响，不同的观察者对同一事件可能会形成不同的印象。此外，这种方式如果不能被团队成员正确理解，则会被认为是对团队成员不信任的标志，从而招致他们的抵触。(www.daowen.com)

5.抽样调查

抽样调查即从整批调查对象中抽取部分样本进行调查，并把结果看成是整批调查对象的近似代表，如随机抽取几件产品来检查产成品的质量就属于抽样调查。这种方法可节省调查成本及时间。但在实际的项目追踪中，这种方法很少使用，因为要考虑到所选择的样本是否具有很强的代表性，如果不是，则调查的结果并不准确。

（二）工具——项目管理软件

目前，市场上有大量的可供选择的项目管理软件包。这些软件包使得项目经理和项目团队以一种完全交互式（人机对话）的方式对项目进行计划和控制。项目管理软件可以做到：

（1）生成任务一览表，包括它们的预计工期；

（2）建立任务之间的相互依存关系；

（3）提供不同的时间尺度，包括小时、天、星期、月和年；

（4）处理某些限制，例如，某项任务在某天之前不得开始、某项任务到某一天必须开始；

（5）跟踪团队成员的实际工作进展；

（6）将公司的假日、周末和团队成员的假期集成于一个日历系统；

（7）处理团队成员的轮班工作时间；

（8）找出矛盾之处，例如，资源配置不当以及时间上的冲突；

（9）生成种类繁多的报告；

（10）以不同的方式整理信息，例如，按项目、团队成员或工作包来整理信息。

借助于项目管理软件，项目经理可以准确地归纳整理项目进度的相关信息和情况，及时发现存在的问题，更好地形成项目状态报告。这方面的详细介绍可以参见本套系列丛书中介绍项目管理软件的专著。