项目经理要明确如何开展项目追踪（亲自去做还是授权下属），以确定项目时间计划实施情况，评估项目实际进度，撰写项目状态报告。

对于项目追踪过程，要大体作出如下计划和说明：

（一）要明确各个团队成员在项目追踪过程中的任务和职责，确定汇报的方式和日期

必要的授权是可取的，因为这可以使项目经理从日常事务中解脱出来，专心处理项目的重大问题，集中精力去做最有意义和最关键的工作。同时，授权也可以增长团队成员的才干，使其有机会独立处理问题，调动起团队成员的工作热情。

（二）要明确如何具体开展项目追踪(www.daowen.com)

团队成员应严格按照自己的任务和职责进行项目追踪，定期向上级汇报项目的进度情况，项目经理将收集到的项目进展情况汇总。通过对比（比如对照甘特图），项目经理可以确定项目关键活动的完成时间，并与项目时间计划中的时间进行比较，确定项目的完成情况。

（三）要明确如何编写项目状态报告

项目经理应指定专门人员撰写项目状态报告。项目状态报告的编写一定要规范，无论是格式还是内容，要前后一致、连贯、清晰明了。项目状态报告的编写频度可以根据项目周期的长短来确定，也可以和客户协商后决定。项目状态报告不仅要写明项目的实际进度情况，同时也要附有相应进度的项目时间计划，使客户可以通过对比清楚地了解项目进度的偏差。

项目追踪报告可能存在着疏漏和不足，比如说，项目团队人员的汇报可能并不完全真实。所以，项目追踪的开展一定要建立在真实记录、诚实汇报的基础上，只有这样才能确保项目状态报告的可行性和可比性，为项目经理进行项目时间管理提供一个可靠的信息来源。