上面讨论的是资源和费用可以增加的情况,其蕴含的假设是我们能够得到所需的追加资源。但现实的情况是,几乎所有的项目都受到资源的限制。所以我们不能将注意力只投在项目的时间计划上,还必须注意到所需资源的可得性上,以及对时间计划的影响上。所以,还有一种情况是值得考虑的,那就是资源约束明确,不能增加。在这种情况下,时间计划优化的结果是既可能缩短工期,也可能延长工期。
但是,由于某些项目活动繁多,涉及的资源利用情况也比较复杂,在编制时间计划时往往不可能一次就把项目的时间计划和资源利用都作出统筹合理的安排,常常需要进行几次综合平衡后,才能得出时间进度和资源利用都比较合理的时间计划。
时间-资源平衡有两种基本情况:一是在尽可能不延长工期的情况下均衡地使用资源。减少资源的使用波动是降低资源使用成本的基本原理。二是在资源约束性很强的情况下只能调整工期。具体做法我们将用一个例子来加以介绍。
在时间-资源平衡方面,我们应当把握一些基本原则:
(1)优先安排关键活动所需要的资源。
(2)充分利用非关键活动的总时差,错开各活动的开始时间,拉开资源需求的高峰。
(3)在确实受到资源限制的条件下,不可强推项目,应推迟项目的完成时间。
有一种为中层和高层项目经理提供的项目管理信息系统软件(PMIS),可以用分层的办法解决资源的分配问题。它使用拇指规则,指定低优先权的任务必须等到高优先权的任务完成之后才可以开始,或者指定项目是在预定截止时间之前或之后完成。
举例:时间-费用均衡。[1]如图7-10所示。
图7-10 一个包含5项活动的小项目
这个图与我们以前见到有所不同,其中包含了资源使用信息。总工期显然为12天,关键路径为活动1+活动4。由此我们首先可以生成一个资源使用图表。如图7-11所示。图中横线上方的数字,括号外的代表活动编号,括号内的代表用工数和工作天数。再由图7-11进一步生成图7-12。
从图7-11和图7-12中可见,在这短短的12天中,用工水平(资源使用)变换了三次(4-3,3-2,2-1),那么我们如何找到比现在这种用工方式更好的安排方式,来降低资源的波动次数和波动幅度,既达到平稳使用的目的,同时还维持工期保持不变。
图7-11 该项目的资源使用图表
图7-12 该项目的资源使用图表
办法是有的。我们分析这个项目会发现,一开始的三个活动并非要同时开始,同时开始所占用的人工数量太多。如果推迟一项不在关键路径上的活动,并不影响工期,还能错开用工高峰,达到均衡使用资源的目的。图7-13和图7-14就是我们调整活动进度后的情况。
从图7-13和图7-14调整活动进度后的情况可见,用工水平在12天的工期中,10天保持了平稳使用。而且这种调整只是调整了个别活动的开始和结束时间,对项目工期并没有影响。
同样的例子,让我们再来看一看如果资源限制很强,对进度计划会产生哪些影响。比如我们只有2个工人,而且每天工作量也不能加大,此时,12天的工期还能保证吗?(www.daowen.com)
图7-13 调整活动进度后的该项目资源使用图表
图7-14 调整活动进度后的该项目资源使用图表
我们还是从最原始的图7-11来看。这个图显然已经不能适应我们所讨论的情况了,那怎样基于最新的资源约束情况(只有2个工人)来进行进度调整呢?
首先还是优先保证没有松弛时间的关键路径上的活动。第一步,我们优先保证2名工人全力投入工作1,这样一直安排到第8天。在第8天以后,有4项工作,共需要4名工人。我们只能继续调整工作进度,同时工期至少要延长2天了。这一次我们仍然是首先保证关键活动,此时活动3(耗时6天)已经变成了新的关键活动,所以先安排活动3。剩下的3个活动均不在关键路径上,此时我们选择松弛时间最小的,比如活动2。这样我们又先后得到了图7-15和图7-16。
图7-15 基于资源约束调整活动进度后的该项目资源使用图表
图7-16 基于资源约束调整活动进度后的该项目资源使用图表
但是在第13和14两天又遇到了新的问题,用工水平还是超过了2天,还需要继续进行进度调整。此时活动2又变成新的关键活动,活动5具有较多的松弛时间,故而可以拖后进行。新调整后的资源使用图表见图7-17。此时工期延期到了第16天。
经过多步调整后,我们终于实现了要么满足时间约束、要么满足资源约束的时间-资源均衡问题。它从一个侧面也反映了项目的资源计划和项目的时间计划是息息相关、互为因果的,因而在制定计划时我们必须具有全局的观念和视野。综合上面的例子,我们给读者提供这样一个简洁的时间-资源均衡模型。如图7-18所示。它表明当资源水平和完工时间各为不能变动的变量时,我们实际上是在解决资源平衡和资源限制两类问题。
图7-17 基于资源约束调整活动进度后的该项目资源使用图表
图7-18 时间-资源均衡模型
某市电子政务信息系统工程,总投资额约500万元,主要包括网络平台建设和业务办公应用系统开发。通过公开招标,确定工程的承建单位是A公司,并按照《合同法》的要求与A公司签订了工程建设合同。在合同中规定A公司可以将机房工程这样的非主体、非关键性子工程分包给具备相关资质的专业公司B,B公司将子工程转手给了C公司。在随后的应用系统建设过程中,监理工程师发现A公司提交的需求规格说明书质量较差,要求A公司进行整改;此外机房工程装修不符合要求,也要求A公司进行整改。项目经理小丁在接到监理工程师的通知后,对于第二个问题拒绝了监理工程师的要求,理由是机房工程由B公司承建,且B公司经过了建设方的认可,认为应追究B公司的责任,而不是自己公司的责任。对于第一个问题,小丁把任务分派给程序员老张进行修改。此时系统设计工作已经在进行中,程序员老张独自修改了已进入基线的程序,小丁默许了他的操作。老张在修改了需求规格说明书以后采用邮件通知了系统设计人员。合同生效后,小丁开始进行项目计划的编制,开始启动项目。由于工期紧张,甲方要求提前完工,总经理比较关心该项目,询问项目的一些进展情况。在项目汇报会议上,小丁给总经理递交了进度计划。公司总经理在阅读进度计划以后,指出任务之间的关联不是很清晰,要求小丁重新处理一下。
在计划实施过程中,由于甲方的特殊要求,需要项目提前2周完工。小丁更改了项目进度计划,项目最终按时完工。
问题:请用400字以内的文字,描述小丁在合同生效后所进行的项目计划编制的工作。
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