采购管理控制要处理包括商品实际入库、根据入库商品内容做库存管理、根据需求商品向供货厂商下订单等一系列作业。工作内容包括：入库作业管理、库存控制、采购管理系统、应付账款系统及信息流程。在整个作业过程中，实物与信息是同步的，实物就是所采购的原材料或设备等，信息就是有关账款、动态的库存量等数据。采购内控的关键是信息控制。

完善的采购管理控制系统要能够为采购人员提供一套快速而准确的信息，以对供货厂商适时、适量地开立采购单，使商品能在出货前准时入库并无库存不足及积压货太多等情况发生。此系统包括四个子系统：采购预警系统、供应厂商管理系统、采购单据打印系统、采购跟催系统。

当库存控制系统建立采购批量及采购时间文件后，仓管人员检索供应商报价数以往交货记录、交货质量等数以作为采购参考。系统所提供的报表为商品供货厂商报价分析报表、各供货厂商交货报表。

根据上述报表仓管人员可按采购商品需求向供应商下达采购单，此时仓管人员需输入商品数据、供应商名称、采购数量、商品等级等数据，并将系统自动获取日期来建立采购数据库。系统可打印采购单作为配送中心对外采购使用。当配送中心与供应商通过电子订货系统采购商品时，系统还需具备计算机网络数据接收、转换与传送功能。

采购单发出后，仓管人员可用采购跟催系统打印预定入库报表及已采购未入库报表，作为商品入库跟催或商品入库日期核准等作业。系统不需输入特殊数据，只需选择预打印报表名称由系统根据当日日期与采购数据库进行比较，打印未入库数据。采购系统最好具备材料结构数据，在组合产品采购时可据此计算各商品需求量。采购单可由单笔或多笔商品组成，且允许有不同进货时期。采购物品抵达后，接着就是入库作业，具处理系统包括预定入库数据处理和实际入库作业。预定入库数据处理为入库月台调度、入库人力资源及机器设备资源分配提供参考。其数据来自：采购单上的预定入库日期、入库商品、入库数量等；供应商预先通告的进货日期、商品及入库数量。可打印定期入库数据报表。实际入库作业则发生在厂商交货之时，输入数据包括采购单号、厂商名称、商品名称、商品数量等，可输入采购单号来查询商品名称、内容及数量是否符合采购内容可用以确定入库月台，然后让仓管人员指定卸货地点及摆放方式并将商品叠于托盘上，包括修正采购单并转入库存入库数据库并调整库存数据库。退货入库的商品也须检验.可用品方可入库，这种入库数据既是订单数据库、出货配送数据库、应收账款数据库的减项，还是入库数据库及库存数据库的加项。

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图15-1　采购入库管理系统结构图

商品入库后有两种处理方式：立即出库或上架出库。对于立即出库的状况，入库系统需具备待出库数据查询并连接派车计划及出货配送系统，当入库数据输入后即访问订单数据库取出该商品待出货数据，将此数据转入出货配送数据库，并修正库存可调同量。采用上架入库再出库，入库系统需具备货位指定功能或货位管理功能。货位指定功能是指当入库数据输入时即启动货位指定系统，由货位数据库、产品明细数据库来计算入库商品所需货位大小，根据商品特性及货位储存现状来指定最佳货位，货位的判断可根据诸如最短搬运距离、最佳储运分类等法则来选用。货位管理系统则主要完成商品货位登记、商品跟踪并提供现行使用货位报表、空货位报表等作为货位分配的参考，也可以不使用货位指示系统，由人工先行将商品入库，然后将储存位置登入货位数据库，以便商品出库及商品跟踪。货位跟踪时可将商品编码或入库编码输入货位数据库来查询商品所在货位，输出的报表包括货位指示单、商品货位报表、可用货位报表、各时间段入库一览表、入库统计数据等。货位指定系统还需具备人工操作的功能，以方便仓管人员调整货位；还能根据多个特性查询入库数据。

图15-2　供货厂商入库管理系统结构图

采购商品入库后，采购数据即由采购数据库转入应付账款数据库，会计管理人员为供货厂商开立发票及催款单时即可调用此系统，按供货厂商做应付账款统计表作为金额核准之用。账款支付后可由会计人员将付款数据登录，更改应付账款文件内容。高层主管人员可由此系统制作应付账款一览表、应付账款已付款统计报表等。商品入库后系统可用随即过账的功能，使商品随入库变化过入总账。如图15-1、15-2所示。