1.询价的方式

（1）口头询价方式。采购人员以电话、电子邮件或当面向供应商说明采购商品的品名、规格、单位、数量、交货期限、交货地点、付款及报价期限等资料

口头询价的方式相当便捷，可以免除以书面方式询价所需耗费的邮寄时间。不过，询价的商品应以双方经常交易，巨规格简单标准化者为宜

（2）书面询价方式。鉴于口头询价可能发生语言沟通上的错误，且口说无凭，若将来发生报价或交货规格上的错误，不但浪费时间，也容易引起交易纠纷，因此，对于规格复杂且不属于标准化的产品.以采用书面询价为宜。目前许多公司皆使用传真机或电脑将询价单发送给供应商，这样做使询价不但详实而且快速在询价的过程中，为使供应商不致发生报价上的错误，通常采购人员应检查辅助性的文件，例如商品规格书、商品分期运送的数量明细表。(www.daowen.com)

2.询价单

询价（ request for quotation）是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单，了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供应商：如果这是常态性的采购，需求的形态又属于标准零件，对于供应商来说通常不会有问题。但是在开发新产品时，对于那些不属于标准零件的部分，询价时就必须特别注意是否已提供给供应商足够的资料，来方便其报价作业。为了避免日后造成采购商与供应商各说各话以及在品质认守卜存在差异，准备询价资料时不能马虎。因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间内提出最合理、有效的报价。一个完整的询价文件至少应该考虑包括以下几个主要的部分，如表12-2所示。

表12-2　询单