招标文件是供应商准备投标文件和参加投标的依据，同时也是评标的重要依据，因为评标是按照招标文件规定的评标标准和方法进行的。此外，招标文件是签订合同所遵循的依据，招标文件的大部分内容要列入合同之中。因此，准备招标文件是非常关键的环节，它直接影响到采购的质量和进度。

1.招标文件的构成

（1）招标邀请书

招标邀请书：本部分由招标机构编制，简要介绍招标单位名称、招标项目名称及内容、招标形式、售标、投标、开标时间地点、承办联系人姓名、地址、电话等。

（2）投标人须知和投标资料表

投标人须知由招标机构编制，是招标的一项重要内容。着重说明本次招标的基本程序。投标者应遵循规定和承诺的义务。投标文件的基本内容、份数、形式、有效期和密封及投标其他要求。

投标资料表：主要包括拟采购货物的具体资料，是对投标人须知的具体补充和修改，由招标人编制和填写，但要与招标文件的其他章节相衔接，并不得与投标人须知正文的内容相抵触，否则抵触内容无效。

（3）合同条款

招标文件的合同条款和格式是招标人与中标人订立合同的基础，应将合同的内容范围、价格，招标人与中标人的权利、义务和责任等，在合同条款中明确界定。由于货物种类繁多，货物合同条件和格式组成也有所区别。

（4）技术规格

招标文件规定的各项技术标准应符合国家强制性规定。招标文件中规定的各项技术标准均不得要求或标明某一特定的专利、商标、名称、设计、原产地或生产供应者，不得含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。如果必须引用某一生产供应商的技术标准才能准确或清楚地说明拟招标项目的技术标准时，则应当在参照后面加上“或相当于”的字样。

（5）投标书的编制要求(www.daowen.com)

投标单位应仔细研究和正确理解招标文件的全部内容，并按要求编制投标文件，对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应。投标文件应按招标文件的要求编制。投标文件编制完成后应反复核对，包括加盖公章、法人代表签字、小签以及按招标文件要求的密封标志等。（小签是指投标授权人在投标文件的每一页上都签名）

（6）供应一览表、报价表和工程量清单

供应一览表应包括采购商品名称，数量，交货时间和地点等。

投标人应认真阅读招标文件的全部内容，没有按照招标文件要求提供的投标文件和资料或投标人对招标文件没有作出实质性响应，可能导致其投标被拒绝。

2.招标文件的澄清

要求对招标文件进行澄清的投标人应以书面形式通知招标机构。对投标截止时间以前收到的对招标文件的澄清要求，招标机构应以书面形式予以答复，同时将该答复提供给每个购买招标文件的投标人，但不标明问题的来源。

3.招标文件的修改

（1）投标截止时间前的任何时候，无论何种原因，招标机构可对招标文件进行修改。

（2）招标文件的修改将书面通知所有购买招标文件的投标人，并对其具有约束力。投标人应回函确认已收到修改文件。

（3）为使投标人准备投标时有充分时间对招标文件的修改部分进行研究，招标机构可适当延长投标截止日期。