电子采购是一个基于 Web体系和工作流程管理的企业采购解决方案。通过这个先进的解决方案，可以将采购过程进行系统化、流程化管理，从而实现提高工作效率、降低采购成本、减少采购环节等目的。

由于电子采购方式是通过建立电子商务交易平台发布采购信息的，因此，设计一个自动化程度高、兼容性好、集成性强、操作简便、安全快捷、易于扩展的电子采购系统，就成为成功实现电子采购的关键之举。电子采购系统一般具有如下模块和功能：

1.采购申请模块：采购申请模块主要应实现以下功能

（1）接受生产部门和关键原材料供应部门提交的采购申请；

（2）接受企业ERP系统自动提交的原材料采购申请；

（3）接受管理人员、后勤服务人员提出的采购低值易耗品、电脑软硬件或服务方面的申请等。

2.采购审批模块：采购审批模块应主要完成以下功能

（1）系统能根据预设的审批规则自动审核并批准所接收到的各种申请。

（2）对接收到的低值易耗品等采购申请，直接向仓库管理系统查询库存，如库存已有，立即通知申请者领用，如库存没有，用E-mail通知申请者，并告知申请已批准，正在采购中。

（3）对于被自动审批未获通过的申请，立即电话或邮件通知申请者，该申请由于何种原因未获批准，请修改申请或重新申请。

（4）通过自动审批无法确定是否批准或否决的申请，邮件通知申请者的主管领导，由领导登录采购系统，审批申请。(www.daowen.com)

（5）对于已通过的采购申请，邮件通知申请者，并提交给采购管理模块。

3.采购管理模块：采购管理模块的主要有以下八种功能

（1）接受采购管理部门制订年度或月份采购计划，制订供应商评估等业务规则。

（2）对所接受的采购申请，依据设定规则确定是立即采购还是累积批量 采购。

（3）对已生成的订单，依据设定规则决定是立即发给供应商还是留待采购管理部门再次审核修改。

（4）所有订单，依据预设的发送途径向供应商发出。

（5）自动接受供应商或承运商提交的产品运输信息和到货信息。

（6）订购产品入库或服务完成后，系统自动邮件通知或采购管理部门电话通知申请者申请已执行完毕。

（7）订购物资入库或服务完成后，系统自动生成凭证向财务管理部门提交有关单据。

（8）依据设定规则，系统在发出订单时或者产品验收入库后，自动向供应商付款或者采购管理部门依据有关收货单据人工通知财务部门对供应商付款。