1.商品规格说明的含义

商品规格是用户将需求传递给可能的供应商的主要方式。商品规格是对原材料、产品或服务的技术要求的描述。规格可以描述供应商必须满足的性能参数，或者给出产品或服务如何去做的完整的设计方案。

对采购的产品或服务定义不当或者根本不定义将导致一系列问题的产生。如果采购方都不能清楚地明白自己需要什么，又怎么能使供应商交付“好的”产品或”正确的“服务呢？所以，采购方必须在明确地定义规格之后，供应商才开始报价。

2.商品规格说明的必要性

规格说明是采购订单和采购合约的核心，规格对获得优秀品质的商品起着非常重要的作用，更能协调解决工程部门、制造部门、行销部门及采购部门之间的设计冲突。

在产品的设计方面，原料的选择对成本的确定起着非常重要的作用。产品在设计时，原料的成本会因规格已经确立而固定，并且是发生在向采购部门提出采购之前。由于市场、原料及生产方法的经常波动、持续修正、简化及改善提高等，从原始设计中就将商品规格化、标准化将会节省相当大的金额。

在采购方准备报价或者进入谈判之前，供应商需要以规格说明作为基础。规格有助于供应商决定它们是否提供这种产品或服务，并且如果提供，以什么成本提供。

3.商品规格的类型

商品的描述可以采用多种形式，也可以是几种形式的组合。常用的描述方式主要有设计图和样图、品牌和商标、化学和物理规格、商业规格、设计规格、市场等级、原材料和制造方式的规格、功能规格等。多数企业的产品需要以上述方法中的两种或更多的方法来对产品规格进行说明。

（1）设计图和样图

规格的一般形式是工程样图或者工程设计图。这种形式的规格适用于机械加工品、铸件、锻件、压模部件、建筑、电子线路和组件等的采购。这种描述方式成本较大，这不仅在于准备蓝图或计算机程序本身的成本，而且还在于它用来描述的产品对于供应商来说往往是特别的，而不是标准化的商品，因此需要很大的花费才能生产。不过，这种描述方式是所有描述方法中最准确的一种，尤其适用于购买那些生产中需要高度完美度和精密度的产品。

（2）品牌和商标

当产品或服务由专利或商业机密保护，需求量太少而形不成规格，或者用户明确说明对某个品牌的偏好时，就需要使用品牌和商品。用品牌和商标作为规格说明会产生一些问题。

比如，一家公司对一种可以在任何地方收割庄稼的拖拉机提出报价请求。规格上列出了现有的品牌、型号和当前可供选择的拖拉机的型号。采购方从供应商发现了大量的关于不同性能的问题，很可能最重要的问题是切割宽度是需要标准的37英寸还是36英寸，或者38英寸。

然而，当现有品牌经销商不能够提供等同的设备时，就需要重新制订规格。减少这种问题的方法是在规格中容纳更多的品牌，众多品牌中总有一个可以满足用户的需求。可以列出物品主要的和必备的性能，以便确定合适的品牌，确定什么物资可以满足特殊需求，并且识别产品在大小、重量、速度和容量方面的细微差别。

另一方面，使用品牌产品可能会造成对品牌的过度依赖。这可能会减少潜在供应商的数量，也会使采购者丧失机会，享受不到竞争带来的价格降低或者质量改进的好处。

（3）化学和物理规格

化学和物理特性决定的规格定义了采购方所想采购的原材料的特性。

（4）商业规格

商业规格描述原材料做工的质量、尺寸、化学成分、检验方法等。

由于重复使用相同的材料，使产业及政府为这些材料制订了商业标准。这些商业描述了标准化项目的完整说明，它是使用大量生产系统的重要条件，对有效率的采购方而言相当重要。当材料是依据商业规格制订的时候，就可以省去许多麻烦。

在商业贸易往来中，许多商品已经设立了标准规格。隶属政府的标准局或商品检验局、民间的标准化协会、工业及商业同业公会等皆致力于发展标准规格及标准检验方法。商业标准可适用于原料、装配物料、个别的零部件及配件等。

（5）设计规格

设计规格是买方为自己建立的所需要的规格，它对所需要的产品或服务给出了完整的描述，并且通常定义了通过何种流程可以制造出产品和原材料。设计规格可以使买方最大程度地控制最终结果。

买方在建立设计规格时应该尽量符合产业的标准，如果必须有特别的尺寸、公差或特征时，应努力使这些“特别品”成为标准零件的附加或替代品，如此可以节省许多时间和金钱；还应该尽可能地避免因使用著名品牌或因商标或专利品造成的单一供应源所导致的过高价格。(www.daowen.com)

由于确保符合公司规格的检验成本相当高，因此使用这种方法采购原料时需要特别地做好检验工作。

（6）市场等级

所谓市场等级是依据过去所建立的标准来判定某项特定的商品。此方法通常限于天然商品，这样的产品主要有木材、农产品及肉和奶制品。市场等级的主要问题是产品质量在时间方面的变动性和评定者给出的等级的连贯性。

在采用市场等级的规格方式时，检验的作用非常重要。采购具备同等级的商品时，工业用户通常运用人员的检验作为采购的技巧，如同个人购买的鞋子、衬衫、衣物之类的日常用品会自行采购一样。

（7）原材料和制造方式的规格

原材料和制造方法的规格使供应商确切了解使用什么样的原材料和如何生产所需要的产品。因为采购方向供应商阐明了如何完成工作，供应商将从品质保证中所隐含的特殊用途中解脱出来。

原材料和制造方法的规格最常使用于军事服务和能源部门，近年来在产业界也是用修正后的这些规格，如颜料、钢铁、化学及药品等行业。但是这种方法在产业界中的应用还是非常小的，因为采购人员的责任太重大了。采用这种方法，规格制订及检验的成本是相当昂贵的。

这种规格描述方法的一个重要特征是由于产品的标准化，对取得优良服务及价格不会发生违反公平交易法的障碍，毕竟每个供应商使用的原料和制造方法存在相当大的差异程度。

（8）功能规格

功能规格定义了产品或服务所必须达到的成果，它们用于定义重要的设备和许多类型的服务。采购方对最终结果感兴趣，细节并不制订，而是取决于供应商。当使用了功能规格时，供应商将最大程度地确定如何满足需求，同时对最终产品的质量承担风险。

使用这种规格时，供应商的选择是非常重要的，必须要选择有能力且诚实的供应商，因为供应商必须承担设计、制造产品及品质的责任，若供应商能力不足，就无法提供许多先进的技术及制造知识；若供应商不够诚实，材料及技术则可能会相当低劣。所以使用这项规格时，必须在众多的供应商中选择最佳者，有潜力的供应商可保证品质及通过竞争提供较合理的价格。

（9）样品

样品可以用做规格。当样品满足采购方的需求时，规格将引用样品，并且声明生产的其他产品应该以样品为标准。采用样品方法通常只适用于其他的规格方法皆不适用时，颜色、印刷及等级无法以规格说明。例如，对一些商品而言，如小麦、玉米、棉花最好利用样本建立等级，是最佳的描述规格的方法。

相关知识

关于采购 “5R原则” 中的合适的质量：首先要定义质量，可从不同角度考虑：一，符合规格；二，适合用途。在这里满足需要与符合规格是不同的，因为规格可能还不足以获得想要的。当采购的产品或服务既不低于规格也不高于规格时就获得了合适的质量。

关于采购 “5R原则” 中的合适的时间：做为一个采购员，其所采购的产品或服务的时间应合适，早会加大库存成本，晚会误事，如何合适？这里重点说一说规定前置期问题：

内部前置期指从确定需求到发出订单所占用的时间（包括：准备规格、选择合适的供应商、询价/报价过程、合同等）。

外部前置期指从供应商收到采购订单到完成订单所占用的时间。

总前置期=内部前置期+外部前置期+时滞（发订单到收订单）

采购员应重视两个前置期，才能控制好合适的采购时间。

下面是两个应做的方面：采购员应提供一个良好的预测，选择一个能迅速充分做出反应的供应商。

关于采购 “5R原则” 中的合适的价格：要注意到价格和成本是不同的，采购员通常关注价格，而实际上应重点关注整体成本。

所有权总成本=采购价格+获取成本+运营成本+处置成本

采购员应能评估上述各成本的重要程度，价格的谈判是采购员的重要工作之一。