1.请购

（1）请购的含义

请购是指企业各需求向采购部门提出未来时间范围内所需商品的种类和数量等相关信息，并填制采购申请表的过程。

（2）采购申请的注意事项

①由适当的采购申请人来进行请购

采购所需商品和原材料，只有使用部门最清楚，由需求部门提出采购申请，最容易正确表达各种产品需求的要求和具体规格。如有其他单位提出申请，则难免发生所需物品和采购物品不符的情况。

②以书面方式提出

物品采购之商品会牵涉到很多专业知识和复杂内容，若仅以口头方式提出采购请求，不但难免发生沟通上的错误，而且容易使人误解，从而造成验收商品和所需商品之间产生差错，则因“口说无凭”买卖双方产生纷争。

③确定需求的内容

在请购过程中，请购单位应明确申请采购物品的具体内容，包括采购物品的重量、数量、质量、形状、大小、颜色、送达时间、运输方式、维护等。

④以规格表明需求水准

需求部门对商品质量的要求应用规格表明，如厂商、商标、形状、物理特性、化学成分、市场等级、性能、用途等。

（3）请购部门的划分

各项材料的请购部门如下：

①常备材料：生产管理部门。

②预备材料：物料管理部门。

③非常备材料：订货生产用料：生产管理部门；其他用料：使用部门或物料管理部门。

（4）请购单的开立、递送

①请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单”（内购）（外购）附“请购案件寄送清单”送采购部门。

②需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。

③紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。

④材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。

⑤庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。

2.采购计划

（1）编制采购计划的目的

编制采购计划是为了确保生产所需资源保证供应，规避价格风险，降低采购成本的重要环节。一般来说，生产制造业的生产经营活动包括购买原材料、零部件，然后经过加工制造或经过组装成为产品，再通过销售过程获取利润。其中如何获取足够数量的原材料、零部件，即是采购计划的重点所在。

采购计划应该达到以下目的：

①根据企业生产发展状况、销售预测和资源供需变化的实际情况，做好战略采购，确保所需资源安全性和稳定性。

②预测所需原材料、零部件的数量与时间，防止供应中断，影响产销活动。

③避免材料积压、增加仓储成本和过多占用资金。

④符合企业生产计划、物料需求计划及资金调度。

⑤选择做好采购方式、采购批量、采购周期的决策，达到确保供应、降低物流总成本的目的。

（2）采购计划制订的流程

3.采购订单管理

采购订单管理是企业根据市场的计划企业的用料计划和实际能力以及相关因素，所制订的切实可行的采购订单计划，并下达至订单部门执行。采购订单管理包括：准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量、制订订单计划四部分内容组成。

（1）准备订单计划

准备订单计划也主要有四个方面的内容：接收市场需求、接收生产需求、准备订单环境资料、制订订单计划说明书。

①根据销售情况确定市场需求。首先要明白什么是市场需求，市场需求是启动生产供应程序流动的前提，要想制订比较准确的订单计划，首先必须熟知市场需求计划，或者是市场销售计划。市场需求的进一步分解便得到生产需求计划。企业的年度销售计划一般在上年的年末制定，并报送至各个相关部门，同时下发到销售部门、计划部门、采购部门，以便指导全年的整体供应链运转；根据年度计划制订季度、月度的市场销售需求计划。

②接收生产需求计划。生产需求对采购来说可以称之为生产物料需求。生产物料需求的时间是根据生产计划产生的，通常生产物料需求计划是订单计划的主要来源。为了便于理解生产物料需求，采购计划人员需要深入熟知生产计划及工艺常识。在物料需求计划MRP系统之中，物料需求计划主要来源于主生产计划MPS、物料清单文件、库存文件。编制物料需求计划的主要步骤包括：决定毛需求；决定净需求；对订单下达日期及订单数量进行计划。

③准备订单供应环境资料。准备订单供应环境资料是准备订单计划中一个非常重要的内容。订单环境是在订单物料的认证计划完毕之后形成的，订单环境的资料主要包括：订单物料的供应商消息；订单比例信息（对多家供应商的物料来说，每一个供应商分摊的下单比例称为订单比例，该比例由认证人员产生并给予维护）；最小包装信息；订单周期，它是指从下单到交货的时间间隔，一般以天为单位。

订单环境一般使用信息系统管理。订单人员根据生产需求的物料项目，从信息系统中查询了解该物料的采购环境参数及其描述。

④制订订单计划说明书。制订订单计划说明书就是准备好订单计划所需要的资料，主要内容包括：订单计划说明书，如物料名称、需求数量、到货日期等；附有市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料等。

（2）评估订单需求

评估订单需求是采购计划中重要的一个环节，只有准确地评估订单需求，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制订出好的订单计划。它主要包括三个方面的内容：分析市场需求、分析生产需求、确定订单需求。

①分析市场需求。市场需求和生产需求是评估订单需求时的两个重要方面。订单计划不仅仅来源于生产计划，一方面，订单计划首先要考虑的是企业的生产需求，生产需求的大小直接决定了订单需求的大小；另一方面，制订订单计划还得兼顾企业的市场战略及潜在的市场需求等。此外，制订订单计划还需要分析市场要货计划的可信度。必须仔细分析市场签订合同的数量与还没有签订合同的数量（包括没有及时交货的合同）的一系列数据，同时研究其变化趋势，全面考虑要货计划的规范性和严谨性，还要参照相关的历史要货数据，找出问题的所在。只有这样，才能对市场需求有一个全面的了解，才能制订出一个满足企业远期发展与近期实际需求相结合的订单计划。

②分析生产需求。评估订单需求首先要做的是分析生产需求。要分析生产需求，首先就需要研究生产需求的产生过程，然后再分析生产需求量和要货时间。例某企业根据生产计划，对零部件的清单进行检查，得到部件的毛需求量。在第一周，现有的库存量是120件，毛需求量是40件，那么剩下的现有库存量为：

120-40=80（件）

则到第三周时，库存为80件，此时预计入库100件，毛需求量90件，那么新的现有库存为：

80+100-90=90（件）(www.daowen.com)

每周都有不同的毛需求量和入库量，于是就产生了不同的生产需求，对企业不同时期产生的不同生产需求进行分析是很有必要的。

③确定订单需求。根据对市场需求和对生产需求的分析结果，就可以确定订单需求。通常来讲，订单需求的内容是通过订单操作手段，在未来指定的时间内，将指定数量的合格物料采购入库。

（3）计算订单容量

计算订单容量是采购计划中的重要组成部分。只有准确地计算好订单容量，才能对比需求和容量，经过综合平衡，最后制订出正确的订单计划。计算订单容量主要有4个方面的内容：分析项目供应资料、计算总体订单容量、计算承接订单容量、确定剩余订单容量。

①分析项目供应资料。在采购过程中物料和项目是整个采购工作的操作对象。对于采购工作来讲，在目前的采购环境中，所要采购物料的供应商信息是非常重要的一项信息资料。如果没有供应商供应物料，那么无论是生产需求还是紧急的市场需求，一切都无从谈起。可见，有供应商的物料供应是满足生产需求和满足紧急市场需求的必要条件。

②计算总体订单容量。总体订单容量是多方面内容的组合。一般包括两方面内容：一是可供给的物料数量，另一方面是可供给物料的交货时间。举一个例子来说明这两方面的结合情况：甲供应商在5月20日之前可供应3万个零部件（A型1万个，B型2万个），乙供应商在5月20日之前可供应4万个零部件（A型2万个，B型2万个），那么5月20日之前A和B两种零部件的总体订单容量为7万个，其中B型按钮的总体订单容量为4万个。

③计算承接订单容量。承接订单容量是指某供应商在指定的时间内已经签下的订单量，但是，承接订单容量的计算过程较为复杂。例甲供应商在10月12日之前可以供给3万个零部件（A型1万个，B型2万个），若是已经承接A型特种按钮1万个，B型1万个，那么对A型和B型物料已承接的订单量就比较清楚，即1万个（A型）+1万个（B型）=4万个。

④确定剩余订单容量。剩余订单容量是指某物料所有供应商群体的剩余订单容量的总和，可以用公式表示。物料剩余订单容量=物料供应商群体总体订单容量-已承接订单量

（4）制订订单计划

制订订单计划主要包括四个方面的内容：对比需求与容量、综合平衡、确定余量认证计划、制订订单计划。

①对比市场需求与容量。对比市场需求与容量是制订订单计划的首要环节，只有比较出市场需求与容量的关系才能顺利制订订单计划。如果经过对比发现市场需求小于容量，则无论市场需求多大，容量都能满足市场需求，而企业要根据物料需求来制订订单计划；如果供应商的容量小于企业的物料需求，则要求企业根据容量制订合适的物料需求计划，这样就会产生了剩余物料需求，需要对剩余物料需求重新制订认证计划。

②综合平衡。综合平衡是指综合考虑市场、生产、订单容量等要素，分析物料订单需求的可行性，必要时调整订单计划，计算容量不能满足的剩余订单需求。

③确定余量认证计划。在对比需求与市场容量的时候，如果市场容量小于需求就会产生剩余需求，对于剩余需求，要提交认证计划制订者处理，并确定能否按照物料需求规定的时间及数量交货。为了保证物料及时供应，此时可以通过简化认证程序，并由具有丰富经验的认证计划人员进行操作。

一份订单包含的内容有下单数量和下单时间两个方面。下单数量=生产需求量-计划入库量-现有库存量+安全库存量；下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间。

4.采购价格管理

采购价格的高低受周围各项环境的影响。确定最优的采购价格是采购管理的一项重要工作，采购价格的高低直接关系到企业最终产品或服务价格的高低，因此，在确保满足要求的条件的情况下争取最低的采购价格是采购人员最终的工作。

（1）采购价格的影响因素

采购价格的高低受以下各种因素的影响：1）供应商成本的高低；2）规格与品质；3）采购物品的供需关系；4）生产季节与采购时机；5）采购数量；6）交货条件；7）付款条件。

（2）采购价格一般流程

①采购经办人员接获"请购单（内购）"后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。

②若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于"请购单"上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。

③属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于请购单"询价记录栏"中注明，经主管签认后呈核。

④对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。

⑤采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

⑥“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于"请购单"注明与厂商议定的付款条件呈核。

5.采购合同管理

采购过程是一个环节多、因素多、风险大的作业过程，所以最好的控制方法就是采购合同管理与控制。在合同中，有当事人双方各自责任与义务的具体规定，如若有违反合同的具体规范，有双或多方及单位负责人签字和公章，有时还需要保证人的签字或盖章。

（1）合同

①合同。合同也叫契约，有广义，狭义之分。广义的合同是指发生一定债权债务的协议；狭义的合同是双方当事人之间为实现某特定目的而确定、变更、终止双方债权债务关系的协议。

②合同的法律效力主要表现在两个方面：一是合同一经依法成立，就受到国家法律的保护，当事人必须全面履行；二是对于依法成立的合同，当事人任何一方均不得擅自变更或解除，否则就要承担违约责任。

（2）采购合同。

采购合同是指物资流通企业根据市场需要，向物资的生产企业或其他物资流通企业购买某种物资而签订的协议。物资的采购方向物资的出卖方支付一定量的金额，而物资的出卖方按照约定的时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购方，物资采购有时涉及订购物资的生产周期较长.因此物资采购合同的期限一般较长，有时是分期分批地成交。

6.商品入库管理

（1）商品入库管理概述

商品入库管理是根据商品入库凭证，在接受入库商品时所进行的卸货、查点、验收、办理入库手续等各项业务活动的计划和组织。其基本要求是保证入库商品数量准确，质量符合要求，包装完整无损，手续完备清楚，入库迅速。

（2）商品入库管理的步骤

①入库前的准备工作：依据：仓储合同和入库通知单。具体工作： 熟悉入库货物；仓库的库场情况；制订仓储计划；仓库妥善安排货位；做好货位准备；准备苫垫材料，作业用具；验收准备；装卸搬运工艺设定；文件单证准备。

②货物接运：提货主要有以下四种提货方式：到车站、码头提货；到货主单位提取货物；托运单位送货到库接货；铁路专用线到货接运。仓库收货，货物到库后，仓库收货人员首先要检查货物入库凭证，然后根据入库凭证开列的收货单位和货物名称与送交的货物内容和标记进行核对。

③商品入库验收：商品验收的基本要求：及时； 准确； 严格； 经济。商品的验收程序：商品验收包括验收准备、核对凭证、确定验收比例、实物检验、做出验收报告及验收中发现问题的处理。检验货物：数量检验分为三种形式，即计件、计斤、计尺求积；质量检验 质量检验包括外观检验、尺寸检验、机械物理性能检验和化学成分检验四种形式。包装检验是产品合同对包装有具体规定的要严格按规定验收，对于包装的干潮程度，一般是用眼看、手摸方法进行检查。

④验收中发现问题的处理：在物品入库凭证未到齐之前不得正式验收；发现物品数量或质量不符合规定，要会同有关人员当场做出详细记录；在数量验收中，计件物品应及时验收，发现问题要按规定的手续，在规定的期限内向有关部门提出索赔要求。

（3）入库

①入库交接

入库物品经过点数、查验之后，可以安排卸货、入库堆码，表示仓库接受物品。在卸货、搬运、堆垛作业完毕，与送货人办理交接手续，并建立仓库台账。交接手续主要包括：接受物品；接受文件；签署单证。

②登账

物品入库，仓库应建立详细反映物品仓储的明细账，登账的主要内容有：物品名称、规格、数量、件数、累计数或结存数、存货人或提货人、批次、金额，注明货位号或运输工具、接（发）货经办人

③立卡

物品入库或上架后，将物品名称、规格、数量或出入状态等内容填在料卡上，称为立卡。料卡又称为货卡、货牌，插放在货架上物品下方的货架支架上或摆放在货垛正面明显位置。