传统上采购部门的工作内容以其所占的工作时间来看，最主要是花费在文书处理上，比例占50%；其次是跟踪催货占20%；推销员访谈及品质问题的处理占10%，电话联络及开会则各占5%，如表2-3所示。由此表2-3可以看出，传统采购部门工作绩效（成果）的提升受到限制。

今后，具有领导地位的采购人员，应将他们的时间重新规划及支配，投入到策略性的工作方面，如表2-5所示。谈判（议价）占20%；价值分析占15%；选择供应商占15%；品质改进占15%；寻求替代来源占15%；文书作业只占5%。

采购人员的工作内容，经过这种改变，不但可提升其地位.而且会对企业的贡献更大。

表2-3　传统作业时间分配

表2-4　策略性时间分配

任务导入

兴宇责任有限公司是某市的一家大型生产企业，主要生产一些化工产品，徐飞是这家企业的部门经理，这家公司每年都会进行十几笔采购交易，每笔交易由各部门单独完成，采购总计达50 000万元的物品。但是，即使这家公司只向一家供应商采购物品，每笔交易的谈判都会达成不同服务水平的协议。

供应商一般会按照交易额的大小将采购商划分成几个不同的水平，例如可以分为A级、B级、C级等，不同水平的采购商获得的服务水平式不同的。由于徐飞所在的企业的采购交易都是分散进行的，缺乏统一管理，这就使得公司的级别较低，一般会得到C级的服务水平，因此，他面临的第一个问题就是如何提高自己公司的级别，使供应商提高其服务水平。由于每笔交易的交易额较小，因此，徐飞遇到的第二个问题是无法控制采购价格。还有一个问题就是由于采购作业分散，人员配备增加，使得整个采购成本增加，企业运作效率下降。设想如果公司如果以每年50 000万元的交易额同供应商进行谈判肯定会得到一个更有利的结果。

后来，徐飞提议公司建立一个企业级采购管理组织的建议，在公司设立一个采购委员会，协调公司的采购需求，以一个声音同供应商对话同时规范采购经理和采购员的职责。这样一个每年50 000万元的交易额自然会吸引到供应商高级主管的注意。现在这家公司已经成为原来供应商的B级客户，公司因此获得了更优质的服务。

任务实施

任务2.1 采购组织类型

第一步：了解企业自身的性质、规模及相应的管理水平

该公司是一个规模较大的化工生产企业，存在的主要问题在于，其一，采购数量分割，难于与供应商形成长期稳定关系，不利于获得优惠的价格和服务；其二，采购作业分散，人员配备增加，使得整个采购成本增加，企业运作效率下降；其三，由于采购分割导致采购活动的协调和监控较为困难。

因此，如何建立一个高效的采购组织对该公司而言已是迫在眉睫。

第二步：分析各种采购组织类型的特点及适用范围

具体方法如表2-5所示。

表2-5　采购组织类型的选择

续表

(www.daowen.com)

第三步：选择适合企业自身的组织类型

结合表2-5和企业的实际情况，该企业应该选择集中型采购组织。

任务2.2 采购组织设计

第一步：了解采购组织设计的原则

采购组织的设计应该与企业的性质和规模相适应，与企业的采购目标、方针相适应，与企业的管理水平相一致。

第一步：选择采购组织设计的方法

具体方法如2-6所示。

表2-6　采购组织的设计方法

根据表2-6，结合本公司的实际情况，可选择按物品类别设计采购组织。如图2-8所示。

图2-8　兴宇公司的采购组织结构图

第三步：进行岗位中人员的设置

在确定了采购组织中的岗位后，需要按照管理幅度的原则以及相应的实际工作量来配备相应的人员数量。首先采购部门需要确定一个采购经理，其他岗位中人员设置要使人员数量以能满足工作需要为标准，太多则容易增加成本，造成浪费；太少又易造成工作的延误，难以满足工作要求和完成工作任务。

任务2.3 采购部门职责

第一步：明确采购部门的职责

采购部门主要负责采购计划与预算的编制；审查请购单的内容；与技术、质检等部门人员共同参与合格供应商的甄选；执行采购功能，交货的稽催与协调；物品的退货与索赔；物资来源地开发与价格调查；供应商的管理；采购制度、流程、表单等的设计与改善。

第二步：明确采购经理的职责

采购经理主要负责主要原料与物料的采购；编制年度采购计划与预算；签订审核订购单与合约；采购制度的建立与改善；撰写部门周报与月报；主持采购人员的教育训练；建立与供应商良好的伙伴关系；主持或参与采购相关的业务会议，并作好部门间的协调工作。

第三步：明确采购员的职责

采购员主要负责经办一般性物料的采购；查访厂商；与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；要求供应商执行价值工程的工作；确认交货日期；一般索赔案件的处理；处理退货；收集价格情报及替代品资料。