文字通过字、词、句、标点符号组合成文档，文档内部和文档之间再通过各种联系和排列组合形成文档体系。古人说过，人靠衣裳马靠鞍，不管文档本身的表述再如何严谨和严密，不管文档本身的表述再如何合理合法，有理有据，它第一眼呈现给阅读者的是整个文档的外在的表现形式，也就是文档的排版是否优美，是否能引人入胜，是否能吸引阅读者愿意看下去。因此，一篇文档没有好的排版，没有好的表现形式，那么从某种程度上讲，这篇文档也不能算是一篇合格的文档，也不能算是一篇合格的商务文件。

通过对文档的排版，我们需要树立一个理念，版筑文兴城始现。一篇文档，只有排版做好了之后，整个文字的大厦和文字想表达的意图和想法才能最终实现，否则再好的内容，没有好的排版，也往往只能是空中楼阁水中月。

通过对文档的排版，我们需要明确一个目标，跟着我的思路走。一篇文档，我们要通过巧妙的排版设计，让文档的阅读者能跟着我们在文档中想要表达的思路去看和去理解，层层深入，引人入胜。(www.daowen.com)

通过对文档的排版，我们需要建立一个思路，做减法不做加法。一篇文档，或者技术经济资料组合而成的文件，让对方看了之后，通过表象就初步认同我们的内容和实质，让对方从心里觉得我们的文档值得信任，让对方在我们的技术经济文件上去做减法形成工程造价，而不是对方单独抛开我们提供的文档和技术经济资料，另起炉灶编制工程造价，然后在对方的基础上进行增加。站在建设单位和结算审核人员的角度，扣减总是一件很愉悦的事情，增加总是一种很痛苦的事情，通过排版双方达成思路共识，这需要的就是排版的艺术，而不仅仅是技术。