有了用户化视角的思考习惯和框架结构化的思维方式，让商务人员的工作思路有了指引；有了体系条理化的资料管理，让商务人员的工作日常有了基础。回归到具体的工作事情开展层面，还有一个商务人员要重点培养的习惯就是深入灵魂的细节关注。

有这么一个谚语故事：“失了一颗马蹄钉，丢了一个马蹄铁；丢了一个马蹄铁，折了一匹战马；折了一匹战马，损了一位国王；损了一位国王，输了一场战争；输了一场战争，亡了一个帝国。”这个谚语故事充分体现了一个微小的细节失误，最终会带来和导致的巨大的影响和损失。因为商务人员最终的工作成果是与企业的外部收入和内部成本有着直接关联的，而一个施工企业的外部收入与内部成本这两者都是决定企业生存发展乃至存亡的关键要素，这就要求商务人员应比一般工作岗位的人员更加要注重细节，需要把细节的思维、理念以及行动深入职业工作的每个事项的灵魂里，这样才能让最终的工作目的和工作成果职业而又专业，不负众人所望。

如何来理解深入灵魂的细节关注？我们通过一个工作中的简单案例来进行阐述。

案例：归还项目资料的工作开展

◆案例背景

在进行造价咨询服务过程中，委托方在项目开始时会给我们提供全套的相关资料，咨询服务完成，我们便会把前期接收的资料归还。现在假定某项目实施完毕，项目负责人A把资料全部收集在一起，并用纸箱装好，准备归还给委托方。恰好这时，项目负责人A临时有急事需要去处理，便把资料装到车上这个任务安排给员工B处理，并把车钥匙给了员工B。

接到这个任务后，作为员工B，通常开展工作的方式是这样的：先询问项目负责人A的车停在哪个位置，然后询问目前资料堆放的位置和具体是哪些资料，或者再了解一下车后备厢打开和上锁的方式？了解清楚上述信息后，根据资料的多少，自己或者再请公司的几个同事帮忙，把资料搬运到车上。

◆商务解读

按照一般工作开展的方式，员工B能够按上述所思考的去完成相应的事情，应该已经属于非常圆满地完成了项目负责人A临时安排的任务。但是，如果从一名优秀的商务人员的工作习惯出发，可能员工B的工作方式会是这样的：

首先采用框架结构化的思维方式，员工B在接收到这个任务时，快速结构化地思考关于这次任务的几个问题：

（1）真正需求是什么？

（2）任务价值是什么？

（3）任务怎么去实施？

（4）类似任务如何做？

（1）的问题是需要我们站在任务安排人的用户化视角去思考：这件事情安排人的目的或者出发点是什么？安排人真实的需求到底是什么？需求决定行动，方向错了我们做得越好实则效果越差，所以如果安排人需求太多则需要我们辨明真实需求，安排人没有需求我们要创造需求。

针对上述这个案例，对项目负责人A来讲，他的真正需求是把资料完整有效地归还给委托方，根据这个大的需求，我们还可以深挖其他的需求：

资料是需要委托方签收的，那归还的签收表和最初资料接收表是否准备妥当？是否比对一致？是否有遗漏的资料？

资料交付给委托方过程中以及委托方后期存档过程中，是需要搬来搬去的，那么装资料的纸箱是否牢固，是否能经历多次搬动，如果不行，纸箱是否需要加固处理？

资料移交给委托方，委托方需要一一清点，为了节省委托方的清点时间，并方便委托方快速存档，资料是否按照不同的项目或者不同的阶段、不同的类别装箱？每个纸盒上是否都应有一个对应的资料明细清单说明？

（2）的问题是需要我们站在自己作为用户的视角去思考：这件事情做完后，自己或者相关人能收获什么价值或者得到什么成长？这是一切事情开展的内在动力和源泉，决定着你在做这件事情的时候，是以做了这件事情为出发点，还是为了做得更好、做得精益求精……以不同的心态、不同的思路来开展这件事情，是这件事情是否高效和有价值的底层基础。

针对上述这个案例，作为员工B，需要从两个方面去思考这件事情的价值：一是从公司的层面，如何通过归还资料，让委托方再次感受公司做事情的细致和严谨，体现出公司咨询服务提供的专业之外的价值；二是从个人的层面，如何通过资料搬运上车这件小事情，让负责人知道自己是一个有心、用心且细致的人，是值得培养的人，加速自己个人成长的价值。

（3）的问题是需要我们去思考：当（1）和（2）两个问题结构化思考透彻之后，接着就是这个任务具体如何干的问题。需要我们接下来去了解什么信息，首先做什么、再做什么，最后要达到什么样的结果。

（4）的问题是需要我们去思考：当这个事情完成之后，我们能否提炼总结一套完成这件事情的相应的实务操作指引说明书。这样就会在我们的脑海里建立惯性思维和经验，一旦以后遇到类似的任务，我们相应的工作开展思路就如条件反射般自动形成，这样相应的工作才会完成得越来越高效、越来越有价值。同时，团队其他成员以后在遇到该事情时，就可以参考该实务操作指引说明书，让整个团队的工作效率提升。

所以，如果员工B通过完成上述这件小事情，并提炼形成如下文所示的“造价咨询服务委托方资料归还实务操作指引说明书”，那么就意味着员工B真正理解了深入灵魂的细节关注背后的真正核心思维和底层逻辑以及最终归宿，而不仅仅是为了细节而细节，而应该是为了整个团队整个组织完美高效地工作。

造价咨询服务委托方资料归还实务操作指引说明书

一、归还资料准备工作

1.阅读咨询合同，梳理咨询合同中是否有对归还资料委托方接收人的具体约定，或者对归还时限要求的约定。

2.查阅项目开始时委托方将资料移交给我方的项目资料接收清单及相关签收表，提前将这两份资料进行扫描，并将资料接收清单转换为可编辑的Excel电子文档。

3.获取归还资料委托方接收人相关联系信息：电话、微信。

4.获取资料归还给委托方接收人的接收具体地址、具体地址的微信定位，提前查询从公司到接收地址的公共交通路线方式、驾车行驶路线以及相关停车地点和注意事项等。

二、归还资料整理工作

1.对归还的资料进行清点，编制归还资料的清单和资料移交的签收表。

2.将清点后编制的归还资料清单与项目资料接收清单进行逐一比对分析，看归还资料是否齐全，查缺遗漏资料，及时进行反馈并找出资料差缺的具体原因。

3.对归还的资料进行清洁工作，比如图纸折页处翻平、有污迹的资料进行清洁等。

三、归还资料打包工作

1.归还资料打包之前，提前准备以下相关打包物资：剪刀、空纸箱、胶布、记号笔等。(www.daowen.com)

2.对资料进行分开装箱，尽量根据不同项目、不同阶段、不同性质等对归还资料进行分门别类的装箱，并且要特别注意每个纸盒里的资料放置顺序要与粘贴在纸盒外面的资料清单上所示的资料顺序保持一致，这样便于后期委托方资料接收人进行资料核对清点。

3.针对每箱资料，单独编制一个对应的资料清单，打印粘贴在纸盒的外部，资料清单上可以备注资料归还单位的名称、相应的联系人及联系方式等。

4.资料装箱后，需要对纸箱进行加固，避免资料在搬运过程中掉落或者纸箱散开的情况出现。

5.对装箱纸箱进行统一标记，用记号笔在装箱纸箱上分包进行标注：第几箱/共几箱，避免后期搬运过程中资料遗漏，也便于搬运过程中资料的清点工作。

6.对装箱完毕后的整个归还资料进行打包装箱后的整体清洁工作，并对资料装箱过程和结束完成的结果保留相应影像资料。

四、归还资料送达工作

1.在归还资料装车运送到委托方之前，需要提前准备以下相关物资：手推车、废旧报纸、垃圾袋。

2.提前向办公场地的物业管理公司开具出门条。

3.将打包装箱好的资料用手推车搬运到车上，先用废旧报纸等垫在车的后备厢，避免资料损伤运送车辆。

4.将资料运送至归还地点，并把资料搬运到委托方指定位置，根据实际情况需要，可以用废旧报纸进行相应的垫底，避免资料堆放位置不干净对资料造成污染。在整个搬运和资料归还过程中产生的相关垃圾等物品，全部用自备垃圾袋进行统一收纳，统一集中处理。

5.与资料接收人对归还资料进行逐一清点核对，并要求资料接收人在资料移交清单上签字确认。

6.保留资料归还过程中的相关影像资料，资料移交签收单及时拍照保存电子版。

7.资料归还完成后第一时间给任务安排人或者相关负责人进行汇报归还情况，并附上资料归还移交签收单以及相应的归还照片。

8.对资料接收清单、资料归还移交清单、相关过程影像资料等进行整理归档，上传到公司企业云盘进行保存。

◆小结

细节决定成败，项目工程造价的形成就是由一个又一个专业和非专业的细节所组合而成。因此，在造价商务工作中，深入细节不只是停留在表面，而是要求我们在基于用户化视角的思考习惯和框架结构化的思维方式的基础之上，养成将每个简单事项进行深入的细致入微的工作拆分和执行。当每个任务都能如此去思考和具体开展工作时，那么细节关注就会慢慢地深入我们的灵魂，成为流淌在我们血液里的自然而然的潜在的习惯。那么我们后面的造价商务工作也就自然开展得比一般人要出色、要优秀，也就能在众多商务人员中脱颖而出，也就能让我们的工作办理得更高效。

造价笔记572

注重细节，往往就是在正常工作职责上，多思考一点多做一点

今天是大妹正式复课开学的第一天。在好些天前，学校老师就针对开学事项做了说明，昨天老师又对同学们做了提醒，家委会也准备了驱蚊盆栽植物，提前摆放到了教室等区域。昨天晚上，大妹也早早地准备好上学物品，还多次进行了检查。

早上，我们比往常的时间提前一点起来准备，不需要提醒，大妹自己已经起床，怕影响到校时间。因为每个班级都有固定的10分钟左右的进校时间，所以需要提前把控好。吃完早餐，检查开水，备用矿泉水，检查洗手液，湿巾，口罩，餐巾纸，佩戴电话手表等，确保没有遗漏，在车上，还要与大妹一起交流注意事项。

因为疫情的影响，让学生们的学习比以往要注意的事项更多，老师和父母都要事无巨细地做一些工作，尤其是一些细节上的注意和把控，这样才能真正从细节上防患于未然。

注重细节，其实就是需要我们在通常的工作习惯和工作方式工作职责上，往外多延伸一点点，多思考一点点，多关注一点点。就比如工作中召开的会议，如果我们作为会议的组织者，常见的有9种工作方式。

第一种是直接发个会议通知。

第二种是发了通知后，我们会给每一个参会人员打电话确认。

第三种是我们会提前确定是不是每个人都能参会。

第四种是我们会在会前检查所有的设备。

第五种是我们会提前给参会人员发送相关资料，并提醒参会人员提前熟悉，以便真正落实会议精神。

第六种是我们会做好会议记录并对相应会议成果做好备份，梳理，总结，并留下相关影像记录、签到等档案资料。

第七种是我们会跟进会议上的决议和决定，确保会议的成果得到执行。

第八种是我们会定期跟踪会议的落实情况，并及时进行反馈，沟通，协调。

第九种是我们会把上述所有的工作和任务，做成标准和流程。

这就是我们所说的九段秘书工作法在开会这个事项上的应用，其实它最为核心的内涵就是注重细节，也就是超出我们通常的工作职责和要求，多去思考一点，多去做到一点，最终的效果就会截然不同。

在工作中，我们经常会听到过来人给我们说，要注意细节，细节决定成败，有了理念后关键是如何去落地。我们可以从工作中的每一件小事开始，在其他人的通常做法上我们每次多去思考一个小点，多去做一个小点，久而久之，九段秘书工作法的方式就会成为我们的潜意识，我们自然而然的，就会成为一个严谨的，注重细节的，有思路、有方法、有实务技巧的专业技术人员。

2020年5月7日