造价商务工作是一个特别注重事实和依据的岗位，在实务中，经常会出现施工企业由于无法有效还原相关事实和相关事件，导致施工企业的相关费用主张和诉求等无法得到相应的支持。因此，不管是实际项目工作还是本身的管理和其他岗位职责工作，全过程工作的留痕和保存，往往是后续很多事情我们能否占据有理有据位置的关键。比如工程项目施工图纸的变化，如果你能详细地把整个项目的图纸版本、来源、变化地方及对应的图纸文档，翔实地梳理成一个全过程情况，再去沟通工期索赔等事项就有了优势；比如建设单位对某个事项的决定，能有会议记录翔实地记录建设单位承诺的时间、地点、内容，虽然不是相关人员正式签字盖章的会议记录，但是如果你能有效地展示和有理有据地表达，最终你在沟通和协商很多事情的时候，往往也会占据先手……毕竟作为职业人，以事实为依据，以法律为准绳，白纸黑字当然最为可靠，但是我们完整翔实地、有逻辑有事实有体系地回忆和展现事实，也是一种非常重要的依据和手段。

在我们一般的造价商务工作中，要做好全过程工作及管理的留痕，主要是做好以下四个方面的工作留痕：

（1）工作日记

项目相关所有工作及处理的记录，以及每日随时记录与各个方面相关的工作记录，这是工作及管理留痕的最基础工作。

（2）会议记录

除了项目本身要求的某些专项事情的处理等必须要进行的会议记录之外，个人参与其他与该项目有关的交流或者事项处理，也需要形成相应的会议纪要，对参加的人物、时间、地点、事项、达成的共识、现场的照片等，均要形成系统的会议记录。

（3）全程记录

全程记录是对一个项目工作启动开始到结束全流程关键事项的集合记录。针对每一个参与的项目或者某一个任务，按照时间顺序，建立这个项目或者事项工作开展的全过程相关事项记录，把这个项目从前到后形成一个工作记录闭环，并把相关过程重点事项重点过程成果文件记录其中，形成一个完整的工作事项大闭环，这是工作及管理留痕的综合及汇总。

（4）影像资料

项目工作施工过程相关照片及视频和项目相关的影像资料，是最真实、直接的项目建设痕迹和过程。我们对项目和事项从开始到结束的全过程影像资料的留痕及整理，往往能让我们在后续其他事项的开展中获得巨大的支撑、启迪和帮助。

（5）其他资料

除项目之外的管理、生活、学习、总结、提升等的留痕及记录，是通过对我们其他事项的留痕形成自我大数据库，为后续自我的快速成长和自我提升，沉淀相应扎实的基础和资料来源。

案例：全过程工作留痕实务

◆应用背景

在传统的工作习惯中，我们一般采取随身携带纸质笔记本的记录方式来进行每日工作记录、会议记录、工作过程开展记录等过程留痕。这种方式虽然能最为直接有效地保存资料，记录工作和管理痕迹，但是由于笔记本书写一般比较零散，后期还需要进行电子文档整理才能方便应用，时间久了之后，对相应的记录没有办法做到永久地、系统地、随时随地地调用、查询、使用及二次开发利用等，尤其是在快节奏的信息化时代，每个人需要处理的信息和任务繁多，传统的笔记本方式更加无法有效地记录和总结。

对于笔者来讲，咨询项目的开展、培训项目的实施、公司管理动作的实行、各种自我学习工作的总结提炼……这些在每天都会形成巨大的信息流和工作管理痕迹，如何成体系地有效地管理整合留痕，是一个非常具有挑战性的任务。办公设备资料体系化管理只是基础，全过程工作留痕才是建立在这个基础之上的真正蝶变和升华。笔者经过数年的实践和总结，采取印象笔记平台，完美地解决了上述工作管理全过程留痕并有效二次利用的问题。

◆典型案例

在实务中，笔者使用印象笔记对个人工作管理全过程留痕的工作思路如下：

（1）建立框架

先用框架结构化思维梳理个人工作管理留痕的框架体系，然后在印象笔记中按照框架体系分别建立相应的笔记本组。目前印象笔记只能建立二级笔记本组，笔记本组下面就是具体的工作记录的笔记文档。因此，在建立笔记本组的时候，要充分考虑到后续记录的实施，既不要让笔记本组过多，也不要让笔记本组过少，需要结合自己的工作及习惯在不断的实践中去调整、去优化，寻找到与自己的工作习惯、工作方式匹配最佳的笔记本组框架结构。图2.10所示框架结构是笔者经过5年沉淀提炼出来的适合自己工作习惯的笔记本组框架体系。

图2.10　印象笔记全过程留痕管理框架体系

其中一级笔记本组是根据个人的工作职责方向和工作内容进行排序，例如企业实训、基础实训、造价咨询是平常业务开展的3个方向；内部管理是对整个公司内部管理相关的事项记录和整理；会议纪要是在业务开展和管理工作中形成的全部相关事项的会议记录；工作日记是对每日工作的各方面的综合记录，包罗万象；诗和远方是个人的爱好追求；他山之石、网文摘录是对身边朋友精彩知识、网络文章的收藏和学习；专业总结、读书汇友是对自己每一个工作事项复盘后的总结，以及读书交流的笔记心得和体会；人员备忘是工作生活中朋友、相关企业联系方式等的备忘和保存。

（2）工作日记

通过印象笔记，可分年份按照日期随时进行每日工作及处理事项的记录，并在每个日记记录笔记本上添加标签，标签代表该篇文档与哪些关键事项有关，在后续查找时只需要输入该标签，便能寻找到与这个标签相关的全部事项和记录。

（3）会议记录

通过印象笔记，工作项目上的、学习上的资料均可以进行自我会议记录，分年份进行保存。可以自我设置会议记录的标准模板，提高记录效率。

（4）全程记录

通过印象笔记，针对每一个项目、每一个工作任务，在对应笔记本组下建立相应文档，单独记录该项目该任务的全过程记录。一般根据时间节点进行记录，并且相关关键节点成果可以上传附件保存，也可以把相关会议记录的笔记本、工作日记的笔记本，通过印象笔记内部超链接的方式，在该项目里建立彼此联系的超链接，这样就更加具有闭合性和体系化。

（5）影像资料

通过印象笔记，将每个项目和工作管理过程从前到后的照片，按照时间顺序收集保存在工作照片笔记本里，并及时备注照片的相关信息。

（6）其他资料

通过印象笔记，关于工作管理、自我学习的其他资料也可以随时保存记录和总结，建立和形成自己的大数据库，这样可以保证自我总结记录并不断地累积，当数据留痕达到一定数量和程度之后，就会从量变发生质变，对我们的工作和成长产生非常巨大的作用和影响。

◆印象笔记使用小技巧

（1）印象笔记简介

印象笔记能帮助你记住你想到的、看到的和体验到的一切。它具有以下核心功能：所有设备端口保存同步；随时记录一切；储存任意格式文件；高效协作共享。

（2）标签的使用

每篇文档要及时添加标签，也就是关键词，当记录的资料数量日渐增多和庞杂后，我们是通过标签来寻找和定位相应的文档，而不是传统地依靠大脑去记录位置。用标签的模糊记忆解放大脑，让大脑更多地去思考体系和条理总结，这就是印象笔记通过标签传递给我们的过程留痕核心思路，这也就是印象笔记的笔记本组只能建立两个层级的核心底层逻辑。

（3）超链接的使用

印象笔记每个文档都可以超链接到其他文档，有效地在笔记本中建立和其他笔记本的连接，这样更能让过程留痕成为一个看似松散、其实紧密联系成一个整体的资料闭环体系。

（4）共享与分享(www.daowen.com)

笔记本可以生成分享码，发给其他需要的人直接打开查阅，使用印象笔记的账户可以直接共享、导入。因此在项目实施过程中，组员之间通过印象笔记进行相关共享、导入和整合，能让各个岗位的人相互协同，将项目资料和管理留痕在更大范围内建立和统筹。

（5）清单功能

在印象笔记中，可以设置每天或者每周的工作任务清单，即对今天或者这周需要完成的事项清单进行罗列，每完成一项进行销项处理，没有完成的到了时间节点会自动提醒，随时督促和提醒自我完成相应工作事项，确保不遗漏。

（6）录音功能

印象笔记可以进行录音，在会议或者重要场合，可以开启印象笔记本的录音功能，保留重要的音频资料，手机和笔记本电脑均可以进行该项操作。

（7）其他平台资料一键导入

印象笔记与微信、知乎、微博等热门平台能建立相互关联，当我们在看朋友圈或者公众号时，可以直接点击导入印象笔记。一方面，当其他平台删除该文档时，我们导入印象笔记的文档会一直存在，不会被删除；另一方面，我们将文档导入自己的印象笔记资料库，可以将该文档添加标签、存入相应的笔记本组，形成资料库体系，以备后续二次利用和使用。

在实践中，可以利用上下班路途的空隙时间，当我们在朋友圈看到好的文章时先不在手机上阅读，而是直接一键导入印象笔记，然后每天抽出部分时间，在电脑上集中进行阅读、添加标签、归档整理。这样工作学习的效率更高，也能让自己的学习和知识收藏成为一个体系，而不是碎片化的。因为，碎片化快速的阅读模式，往往无法达到真正有效学习和有效整合与利用资料的目的。

（8）搜索功能

印象笔记能通过标签和关键词搜寻到笔记本本身内容、笔记本内图片或文档里的内容。

（9）收集之箱

一般在工作中，把近期处理的未完成事项集中放在一个笔记本组——收集之箱，并设置为默认文档的存储笔记本组。这样每次打开，该事项都在最前面便于有效处理，处理完毕之后，再把该文档归档并入其他笔记本组里。收集之箱与清单功能一个为详细事件任务，一个为关键节点控制，两者合并到一起，就能对工作的计划和实施进行有效的控制并督促自我执行。

造价笔记564

所有光鲜亮丽的背后，都是有着看不到的巨大的前期成本

最近，公司财务将一季度公司每个员工完成的咨询服务产值进行了统计和梳理。我们发现，同样的时间，有的员工一个季度完成的产值只有几万元，有的接近10万元，而总工办的L老师却有高达将近40万元的产值。在成熟的造价咨询行业，平均每人能达到40万元年产值，已经达到了行业中等偏上的水平，而L老师一个季度就达到了行业平均一年的产值；刚刚入职公司不到两年的行业新人小W，也超出了行业的平均水平，一个季度完成了10多万元的产值，在新冠肺炎疫情的大环境下，有这样的好的成绩，不得不值得我们学习。

L老师为什么会有如此高的产值呢？这和L老师前期扎实的职业经历是有很大关系的：建筑业老八校重点大学毕业，现场施工经验非常丰富，做过审计，讲解过造价实训课程，专业功底非常扎实，实践经验也特别丰富。更为重要的是，不管在什么时候，L老师对自己在专业和学习上的要求，特别自律和坚持。因此，每一个结算复核项目，当他人无法看出问题时，L老师总是能发现一些独到的有价值的点，并且花费的时间很短，给客户带来的价值却非常巨大。

小W同学为什么会在今年这个特殊的时期，产值出现爆发式的增长呢？一方面，这和前期3个月的系统扎实的专业学习有关；另一方面，也和他进入工作后，一些好的习惯与持久的坚持有关。比如每日的成长印记总结，比如印象笔记事无巨细地进行工作记录，比如云盘的全盘资料自我管理，比如每周一个复核知识点的自我梳理、总结、提炼……更重要的一点是，不管工作再忙，事情再多，能对一些工作上的小事情、小细节不断地去深度思考自我总结，形成闭环。平常这些事情非常消耗时间，而且又看不到直接的效果，但是长久地坚持后，付出到了一定时间点，就会对工作产生积极、正向的作用。终于，今年开始在项目完成的产值上有了质的飞跃。

在工作中，在职场上，我们总会看到有那么一些人，工作业绩非常不错，个人发展也很优秀，会让我们心生崇拜，为他们光鲜亮丽的成绩和履历所折服、所向往。

但是，我们往往忽略了这些优秀的人在前期巨大的付出和超出常人的坚持和努力。这些优秀的人对自己施压，对自己的工作方式、工作要求、工作质量远远超出一般的要求，并且为之持续地坚持、持续地努力。日积月累，在某一天才会冲出重围，闪耀光芒。

所以，当我们看到他人成绩的时候，我们更应该看到他人前期巨大的投入和付出；在羡慕和向往他人成绩的同时，更要学习他人为此付出和努力的方式方法。这样，我们自己才能跟随身边优秀人的脚步，让自己也变得越来越优秀。

2020年4月20日

◆小结

在这个每天一睁开眼就会面临大量信息涌入的时代，在这个信息爆发、信息无限的时代，我们在工作中常常会有这样一个感悟：过载的信息往往是无用的信息，自我的信息才是真正的信息。

这个感悟其实包含两层含义：

一是关于资料整理：过载的信息往往是无用的信息。这是什么意思呢？

在我们的工作中，尤其在我们造价咨询行业的工作过程中，会存在项目资料繁杂而庞大、资料变化频繁而无序等情况，经常会发现需要某个资料自己却找不出来；或者是委托方或者同事需要某个资料，没有办法及时提供……导致我们很大一部分时间浪费在不断地寻找资料、回忆和焦虑当中。尤其是当我们的项目一审审核完成，很久以后需要面临二审审核或者某项目工作中断一段时间后，重新启动时尤其突出。

二是关于资料提炼：自我的信息才是真正的信息。这又是什么意思呢？

在我们经历和接触的众多项目资料和信息过程中，如果不进行自我的资料和信息提炼，那信息仍旧只是信息，资料仅仅是资料，不能成为自我的知识架构，也就不能构建成自己的理论体系，这会成为制约自我职业持续有效快速成长的瓶颈。

通过实践，我们基于用户视角和框架原理，借助思维导图、云盘、印象笔记基本上能比较好地解决资料整理和提炼的问题。其中云盘解决的是资料全系统全维度资料保存及多设备端口操作修改调整，解决了资料的空间、内容和管理、修改等有效整理编辑问题；但是真正让资料变成自我的知识体系并产生巨大的能量，就需要被称为“人的第二大脑”的印象笔记。印象笔记最核心的功能是随时随地有效地把相应的资料和信息提炼总结进入自我的知识体系和架构，一步一步、一点一点、源源不断地搭建属于自我的独一无二的知识体系和理论结构。通过印象笔记的日积月累，长期的自我总结提炼，外部的大量信息会源源不断地被吸收提炼进入自我的知识架构和体系，为高效率、高价值的造价商务工作提供最为坚实和基础的底层逻辑支持。

古语有云，得民心者得天下。在当今社会，得信息者得先机。在我们的造价商务工作中也是同样的道理，得有效资料管理者得项目成功的基石。

造价笔记419

很多领域，非发烧友，都很难是发烧友的对手

小学升初中的那个暑假，我开始接触金庸的武侠小说，结果一发不可收拾，从早上到晚上，一心沉溺在金庸的武侠小说世界中。这么多年过去了，虽然没有其他的收获，但是金庸武侠小说中的故事和人物，不管自己的记忆力如何减退，岁月如何过往，却总还是能依稀地记得大概，他人一提，也总还能领略情节背后的哲理与意义。

放到现在的说法，当初的我就是武侠的发烧友。当很多同学还在购买标准作文范本学习时，我们沉溺发烧的是另外一个成人的童话武侠世界。结果，多年以后，我们慢慢发现，长大后的我们，相比很多人的难以提笔，我们写作表达的能力却比以前稳步提升，并且自娱自乐，沉迷其中。某种程度上，不能不说是曾经对武侠发烧获得的一个额外收益。

处在这个时代，行业太多，领域太多，高手太多，优秀的人才太多，让人景仰的存在太多，同样的，竞争的对手也太多。

所以，如果我们只是按部就班地去做一些事情，按照一贯的行动去做一些事情，我们会发现，自己很难出众，或者很难获得其他人的认可。相反的，如果我们对某一件事情，充满极致地热爱，发烧友级别地热爱和行动，给我们带来的成长和对他人的震撼，却是难以言及的。

就如现在，用印象笔记记录总结梳理生活和工作中发生的信息和资料，对我来讲，已经开始蜕变成长为一种纯粹的喜欢和爱好，比如造价笔记系列的每日更新，从以前的为了他人的阅读到现在为了自己的感悟、自己的思考记载，所以每天一篇开始逐渐成为稳定的习惯；比如每天的工作日记，所有发生事情的点滴记载，当持久的记载串成一条完美时间曲线的时候，是那么的优美；比如工作开展过程中的随时会议记录，当我们把看似零散的交流和简单的事情系统地记载和表达，并且第一时间呈现给相关人员，给相关人员的工作开展带来了极大的便利；比如网上资料的随时收集整理归纳添加标签，给人井井有条而又舒适的感觉。

所以，我们有人是技术发烧友，有人是游戏发烧友，有人是旅游发烧友……在每一个自己喜爱的领域，发烧到极致的情况，是不论外在的种种都不影响和中断对某件事情的热爱，能做到这种程度，能有这种思路，其他人是很难在这个领域与你匹敌的，这个时候，你也就获得和争取到了与其他发烧友或者高手，受人尊重的同频道交流和探讨的机会。

没有这些，再多的恭维和依附，再多的谦卑和主动，都很难获得他人的正眼一瞧，更别说能真正用心地与你一起交往和探讨了。这就是为什么我们要成为发烧友——一个技术之外的人的本质的底层逻辑。

2019年8月29日