资料是建设项目工程造价形成的核心基础，有效的资料管理是商务人员工作习惯的重中之重。由于每个建设项目与工程造价相关的技术资料、经济资料、商务资料等庞杂而又繁多，凌乱而又纷繁，在某种程度上，一个建设项目最终造价商务工作的好与坏、成功与失败，就是体现和反馈在这个建设项目的资料管理是否有条理、是否有效。这也就是我们常说的，一屋不扫何以扫天下。

有效的资料管理可分为两个维度：第一个维度是资料内容本身的有效性，能有效支撑工程造价的形成并规避相应造价审核风险的资料，才是真正有效的资料。

比如，某园林工程项目有一份现场收方资料，对某园林草坪进行收方，收方资料描述如下：本项目草坪为平面异形，草坪的收方面积为985　m2，草坪四周闭合维护路缘石长度为100　m。

类似上述这类资料就不是有效的资料。因为从数学知识我们可以推理得出，总长度100　m的前提下，我们无法用100　m的周长围绕出一个平面面积为985　m2的区域。当长度一定的前提下，圆的面积最大，因此，周长100　m的路缘石，最多能围合出795.77　m2的草坪。因此上述资料无效，不能作为支撑该项目工程造价形成的有效资料。(www.daowen.com)

资料管理的第二个维度是资料形式体系，就是我们能把庞杂纷扰的项目资料管理得井井有条，像大学图书馆中的书籍一样随取随用，体系条理化，而不是杂乱无章、一团乱麻。本小结主要阐述的就是资料管理的第二个维度的形式体系，第一个维度资料本身内容的有效性在本书的后续章节进行详细阐述。

从实务的角度，体系条理化的资料管理可从两个方面去实践和应用：一是办公设备资料体系条理化，也就是项目资料在电脑、手机等办公设备上的存储使用管理条理体系化；二是全过程工作及管理资料的留痕，也就是将项目管理工作本身开展的全过程事项和记录等进行整理。