第一，句式完整，多用复杂句。英语主要依靠语法手段来表明其句法之间的关系。商务英语信函主要使用正式的书面语，从句层次复杂，长句的使用常高于非正式英语，其中复合句、不定式短语、插入语、同位结构、独立主格结构的频繁使用是书面语的典型特征，它们适合表达多层次的复杂逻辑关系，可以充分完整地表达相互关联的意义。

1）Because of the softness and durability, our cotton bed sheets and pillowcases are rapidly becoming popular, and after studying our prices you will not be surprised to learn that we are finding it difficult to meet the demand.

由于质地柔软、耐用，我们的棉质床单和枕套倍受欢迎。谅你在研究我方价格之后，自然会感到我们难以满足市场需求的原因。

2）With the increase of the prices which becomes conspicuous this year, the next consignment will be much dearer, so we recommend you to take prompt advantage of this offer.

随着今年价格明显上涨，下一批货品价格会更高，因此本公司建议贵方尽早利用这次报价。

第二，肯定句多，否定句少。肯定句使人感到委婉，而否定句则使人感到生硬。在商务贸易中，应多用肯定句，使收函方见信后心情愉悦，从而促进交易的进行。例如：

1）We can’t fill your order because you failed to send your check.(www.daowen.com)

2）We shall be glad to fill your order as soon as we receive your check.

句2）比句1）语气更委婉，更符合商务信函的标准。因而在商务信函写作中要多使用肯定句。

第三，多用固定表达的套语。写作商务信函，可将某些套语应用到不同信函之中，既可显示出信函的正式性，同时又不失礼貌。如：

表示收到对方来函时常用：We are in/We admit/receipt of your letter.

表示从何处得知对方时常用：We owe your name and address to…； Your name and address has been given by…

表示回复对方来函时常用：regarding/in reply to/referring to your letter of