在商贸业务中，每笔业务的达成，无不与贸易双方的密切合作有关。因此，礼貌的用语与客气的措辞不仅能体现外贸工作者自身的文化素质，树立本外贸企业的良好形象，而且还会给贸易双方的合作营造一个友好的气氛，有利于促进贸易往来，建立良好的贸易关系。商务信函的语气，应力求礼貌、客气、委婉，从而树立来函方的良好形象，提高贸易的效果。在书写商务信函时，要多用情态动词、被动语态和虚拟语气。在商贸业务中的各个环节与活动中，措辞都要注意讲究礼貌、委婉，这主要表现在以下几个方面：

受到对方的询盘（inquiry）、报盘（offer）、还盘或订货（counter-offer）等，

第一，不管能否接受，都要以礼貌的语言表示诚挚的谢意。例如：We welcome you for your inquiry of March 21 and thank you for your interest in our export commodities.

第二，传递令人满意的信息时，措辞用语也要讲究客气。例如：Much to our delight， our manufacturers have agreed to advance their delivery to you.(www.daowen.com)

第三，提供令对方不满意的信息或向对方表示不满时，更需注意措辞用语的客气、委婉。例如：Much to our regret（disappointment），we have not been given a reply， nor have we received your L/C up to the time of writing.

第四，向对方提出要求或希望时，同样要使用礼貌客气用语。例如：Your priority to the consideration of the above request will be appreciated.

总之，礼貌是国际商务英语应用文特别是国际商务英语信函的重要语言特点，一封彬彬有礼的书信能使你自己在读者的心中树立起一种正直、热情，有良好的文化素养和职业道德的形象，使之乐意与你合作，竭诚为你服务。