第一，用词准确、专业。英语词汇中同义词很多，在书写商务信函时要注意根据语境要求体现语义差别，力求选词精确、用词得当。

除告白语体外，商务英语在用词方面力求精确无误，一般选用词义相对于单一的词来替代词义较丰富的词，以便使文体更庄重，增加严肃感。这样的词汇很多，如：acquaint（be familiar with），by return（soon），constitute（include），effect（make），grant（give），levy（charge），inform（tell），initiate（begin），in lieu of（in place of），substantial（large），tariff（tax），terminate（end），utilize（use）等。

第二，多用here，there，where及after，by，under，to，with等复合副词与古体词。这些古体词虽在日常阅读及生活中很少使用，但因具有浓厚的法律语体和正式语体色彩，常在外贸信函中出现，从而显示其严肃性和法律意味。英国语言学家Leech（1998）在英语词义的分类学说三拇指出，专业词语、古语词及外来词都归属具有正式用语风格的词汇（words with formal stylistic meaning），符合商务英语语体行文精确、简洁的要求。常用的有hereinafter（之后，鄙人文中），herein（在此，于……之中），hereby（下述），thereinafter（鄙人文中，此后），therein（在那里，其中），thereof（由此），whereas（鉴于），whereby（按照，凭），等等。(www.daowen.com)

第三，选词力求礼貌客气，多用书面语、谦辞、敬语，充分体现商务信函规范正式、公事公办的特点。在商务英语信函中，经常以意义相同或相近的书面词汇代替基本词汇和口语词汇，如：以inform代替tell，以certify代替prove，以dispatch代替send，以duplicate代替copy，以otherwise代替or等，以此来显示信函的正式性和重要性。如： We are pleased to inform you that your order No.28 has been dispatched.译为：我很高兴通知贵方，第28号订单货物已运出。句中以inform代替tell，以dispatch代替send，用词正式规范。

第四，在翻译商务信函的时候需要注意各个国家之间的用词差别，典型的例子是英美之间单位的差别：在美式英语中，billion一词表示的是“十亿”，而在英式英语中，它表示的是“万亿”。因此，在翻译中一定要注意英式英语和美式英语的使用场合。