1.尽管不同的商务书信目的不同，但一般都包括以下几个必要部分：

（1）信头（heading or letter-head）

信头部分通常包含这些项目：发信人的公司名称、地址、电话号码、传真、电子邮箱、网址、主要经营业务、公司标志等。大部分公司的信笺都印有信头，以方便收信人辨别。

（2）日期（date）

日期通常按日、月、年的顺序打印，如13th April， 2005；13 April， 2005。日以基数词或序数词表示均可。但有时也将月置于日前，如April 13， 2005。要注意的是，月份最好不用数字表示以避免误解，如04/03/2005在英国人看来是指2005年3月4号，但美国人会认为是2005年4月3号，因为各个国家在标示日期时的习惯不同。日期的位置一般在信头下方两三行处，可以紧左页边写，也可以将最后一个数字紧右页边写。

（3）信内地址（inside name and address）

信内地址是收信人所在公司的名称和地址，一般从距日期两行信纸左页边写起。其写法类似于信封的写法，地址按从小到大的顺序书写：

1）收信人姓名、职务

2）收信人公司名称

3）收信人公司所在大楼或街区名称及门牌号

4）所在城市/城镇、州名称及邮编

5）国家名称

如：Personal Manager

Great Western Publishing Co., Ltd.

7777 State Street, Room 456

Chicago, IL60606

U.S.A.

（4）称呼敬语（salutation）

称呼敬语位于封内地址下两行。如知道对方姓名，就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用Dear Sir， Dear Madam，也可用：To whom it may concern。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如：Dear Prof.Smith， Dear Dr.Henson等。称呼一家公司就用Dear Sirs或Gentlemen。

（5）正文（body）

正文是信函的主体部分。其书写通常遵循 7C 原则，也即准确（Correctness）、清晰（Clearness）、简明（Conciseness）、具体（Concreteness）、体谅（Consideration）、礼貌（Courtesy）和完整（Completeness）。根据信函的具体目的，正文部分可长可短。但是，无论长短，一封正式的商务书信都包括开头、主体和结尾三部分。

（6）结束敬语（complimentary close）

结束敬语往往和称呼语相呼应。如称呼用Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam，结束敬语就用Yours faithfully；称呼用Dear Mr.John/Dear Mr.Smith，结束敬语就用Yours sincerely， Yours truly或 Yours cordially。

（7）署名（signature）

署名一般是手写体签名，署名和结束敬语对齐，通常紧左页边写，相隔两行间距。署名包括名字和职务，起首字母都要大写。有时也会签上公司的名称。

上述7项构成商务书信的必要部分，除此以外，特定的商务书信还可以包括其他一些选择部分。

（8）致收信人（attention line）

当发信人希望将信件递交给对方公司的某个特定收信人时，可在信内地址之下两行称呼之上两行处添加这一项，并加以底线以引起充分注意。如For the attention of Mr.Blair 或Attention/Attn：Mr.Blair。

（9）主题（subject line）

主题一项用来简要介绍信件正文的内容，以使收信人能快速获得关键信息。主题项一般在称呼下两行处，前加Subject字样或以黑体字打印。

（10）经办人代号（identifying initials）

经办人代号由书信口述人或撰写者和秘书或打字员姓名首字母组成，通常打印在署名下两行紧左页边处。口述者或撰写者姓名首字母在先，和秘书或打字员姓名首字母以冒号或斜线隔开。可全部大写或小写，或仅前者首字母大写。如 JB/GS， JB：GS或JB/gs， JB：gs。

（11）附件（enclosure）

当信函中包含附件（如支票、账单等）时，应在信函左下角署名下两行处印上Enclosure或Encl.字样。如有必要，还应注明具体的附件内容和份数。

如：

Encl.Commercial Invoice（3 copies）

Insurance Policy

（12）抄送（copy notation）

有时商务书信除了递送给对方，也同时抄送给第三方。通常的做法是，在署名或附件下两行紧左页边印上cc或CC及要抄送的第三方名称。如CC：Mr.George Blair， Sales Manager。但要注意的是，在美国等一些国家的商业界，现在基本上是用影印件来抄送，所以也用Xerox代替CC。

2.商务信函的形式：

正文书信的格式大致有四种：缩行式（indented style）、全齐头式（full block style）、改良齐头式（modified block style）和混合式（semi-block style and indented paragraphs）。下面以一封询问/请求信为例，分别说明四种格式的区别。

（1）缩行式（indented style）

缩行式的信头、信内地址在换行时，下一行要比上一行向右缩进 2～3 个字母，信的正文每段开始一般都缩进 4～6 个字母，正式信段与段之间通常要空一行。结尾套语可居中，也可置于中间偏右。值得一提的是，缩行式现在不太常用。

（2）全齐头式（full block style）

全齐头式分段时，包括信内地址人的姓名、地址、写信日期、以及正文均从左边顶格开始，每行对齐平行，成一垂直线。在正式的信函中段与段之间一般要空一行。

（3）改良齐头式（modified block style）

改良齐头式的特点：段落不缩进；日期、结尾套语、签名部分等置于中间偏右；其他部分每行开头都从左边顶格对齐。

（4）混合式（semi-block style and indented paragraphs）(www.daowen.com)

混合式与改良齐头式基本相似，差别在于半齐头式，即所有段落往右缩进 3～6个字母。

3.商务信函“7C”原则

商务信函遵从“7C”原则，即：完整（complete）

在商贸信函中，写信人必须要把需要说明的情况全面交代清楚，叙述问题要有头有尾、善始善终，不能出现上下句脱节。一个问题说明白之后，再引出与之相关的另一个问题。

一封完整的信函有更大的可能性带来预期的效果，也更有助于建立和表达友善关系，并可以避免由于遗漏重要情况（情报）所导致的诉讼（lawsuit）。

正确（correctness）

一封用于商务交往的信函应该在各个方面都是正确的，其中包括格式、语法、单词拼写、术语选择等。错误的用词不仅容易造成双方的误解，导致交易出现纠纷，还可能对公司的形象和信誉产生不良的影响。除此之外，信函所涉及的信息、数字、事实也需要准确无误。如：收信人的职称、姓名、地址；交货时间、地点；货物品质、尺码、颜色、单价、总价、包装等信息都需要反复确认。

清楚（clearness）

在实务工作中，由于表述不清产生歧义进而导致的经济纠纷屡见不鲜。因此，信函中所述的问题必须让对方清楚明白，不会产生歧义或误解。

要做到清楚原则可以通过以下四点来完成：

1）避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇；

2）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意；

3）注意代名词，关系代词和先行词的关系。按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误解或不清楚；

4）注意前后一致和紧凑，连贯。

简洁（conciseness）

商务信函应该用最少的文字礼貌地说明最完整的意思。这样不仅能节约双方的时间，让人一目了然，而且还能给对方以干练、高效、说话办事不拖沓的良好印象。

要做到行文简洁，可以从信函结构和语句两方面来完成：

信函结构可以使用“3W”结构，即开头要表明Why do you write the letter？正文阐述What is the detailed reason？结尾提出What do you expect your reader to do？这样的“3W”结构能够在清楚明了的阐述己方的建议、要求等基础上，达到简洁有力的目的。

从语句上，要注意：

1）避免使用陈旧的商业术语；

2）开门见山，直切主题；避免使用过长和过于繁冗的句子。

具体（concreteness）

商务信函的简洁并不意味着字数越少越好。在谈判磋商的关键问题上绝对不能马虎大意，必须有一说一，明确详细，不能模棱两可。尤其是具体的时间日期、贸易金额等。

礼貌（courtesy）

礼貌是商务信函的重要特征。友好的口吻和措辞对沟通双方之间的感情、实现信函所要达到的目标具有极大的推动作用。粗鲁生硬的表达对于建立贸易关系和保持长久合作都是极为不利的，应该力求避免。

具体的礼貌原则基本包括这样几个方面：遵守国际商务往来惯例；尊重对方风俗习惯；语言表达要客气有分寸，避免使用命令口气；多用友好、肯定的语气，尽量用委婉语气指出对方不尽人意的地方，复信要及时。

礼貌原则可以通过以下三点来达到：

1）赞美

在商务英语信函中，经常夸赞对方是很有必要的，但也要注意把握尺度，不可滥用溢美之词。所以，在写作和翻译信函时，既要遵循礼貌原则中尽量多赞誉对方的赞誉原则，又要做到恰如其分地夸奖对方。下面就是一个在自然而不夸张的语气中透出赞美之情的例子：

We find both quality and prices are satisfactory and are pleased to place an order with you for the following：

经检查，贵方产品的质量和价格都使我方很满意。因此，决定向贵方下订单，具体的款项如下：

2）展示人情味

当对方发生了不幸或不愉快的事情时需要向对方表达关切或同情之意，并且表示一定的理解和美好的祝福。这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式我们称作“展示人情味”策略。

谚语说得好：“患难的朋友才是真正的朋友”。此话道出的真谛同样适用于商业伙伴之间的相处。当朋友遭遇不幸时，恐怕没有什么能比表示深切慰问的信更能让人感激，更彰显礼貌了。例如：

We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this month enclosing the reprography of the insurance policy, we are regret for your loss.

本月3日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵公司所遭受的损失深表同情。

这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了己方对对方遭受的损失的同情与关心，充分体现了写信人富有人情味的一面。

3）避免不和

当写信人不同意对方的观点或不愿意满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。需要注意的是，当双方观点不能统一时，首先要理解并尊重对方的观点，如果对方的建议不合理或者指责不公平时，可以据理力争，说明我方的观点，但注意要讲究礼貌原则，避免用冒犯性的语言。

1）As our stocks are getting lower and lower day and day, and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return.

我们真诚地劝告贵方接受我们的建议，因为我们的库存逐日减少。如果贵方不立即确定，我们恐怕将无法满足贵方需要。

在此句中，如果把recommend该为advise 的话，就会不妥。因为advise 有一种居高临下的涵义，好像非接受我们的建议不可，其实对方接不接受得由自己做主，别人无权干涉。

2）According to our records, you have not yet settled your account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20th January this year.

根据我方存档，贵方尚未还清我方今年12月10日以及1月20日向贵方提供的电子设备货物的资金。

作者用according to our records 这个间接缓和、模糊限制语来缓和对方未付款的事实。体贴（consideration）拟定信函时要处处从对方的角度去考虑问题，而不是从自身出发，语气上更尊重和体谅对方。

总之，商务信函的写作和翻译中，完整是信函最基本的要求；正确、清楚、简洁是对语言方面的要求；而体贴、礼貌则是针对态度和角度方面的要求。