1.总则

（1）为对客户进行科学管理，加强本公司客户档案立档工作，特制定本制度。

（2）归档的材料必须按年度立卷，本企业在营销活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

2.立档范围

（1）客户的基本信息，主要包括客户名称、负责人、地址、联系方式等。

（2）客户的经营规模、经济实力。

（3）客户与公司的主要业务来往记录。

3.归档质量要求

（1）为保证案卷质量，统一立卷规范，立档工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

（2）案卷质量总的要求是：保持文件之间的有机联系，遵循文件的形成规律和特点，区别不同的价值，便于保管和利用。

（3）归档的资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（4）在归档的资料中，应将每份文件的正本与附件、印件与定稿、转发文件与原件、请示与批复、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

（5）不同年度的资料一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在所针对的第1年立卷；跨年度的总结放在针对的最后1年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年；其他文件的立卷按照有关规定执行。

（6）客户档案资料应区别不同情况进行排列。密不可分的材料应依序排列在一起，即正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；印件在前，定稿在后。其他材料依其形成规律或特点，应保持资料之间的密切联系，并进行系统的排列。(www.daowen.com)

（7）客户资料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。

（8）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

（9）有关资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将相关负责人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

（10）案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

（11）案卷的装订和案卷各部分的排列格式：装订前，卷内材料要去掉金属物，对被破坏的材料应按裱糊技术要求装裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

（12）案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）——客户资料——封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

（13）本制度自颁发之日起实施。

4.信息反馈与客户档案管理

（1）业务经理必须为所分管区域客户建立“终端客户档案”，结合客户的ABC分类，每季度将客户档案更新一次，每季度第一个月上旬完成。

（2）信息反馈的内容包括：经销商动态的经营情况与建议，整体市场的变动趋势与热点，主要竞争品牌的营销政策、新产品推出、布点增减与业绩增减情况、市场管理情况等。

（3）要始终保持以全新的眼光审视每一天市场上的情况与变化，保持对竞争品牌的密切关注。及时将相关信息向公司进行反馈。

（4）用公司的“成功手册”对每日工作进行计划与总结，每日在巡访记录中反映收集的信息。

（5）每周对重要信息进行分析，不能只反映不分析，必须在第一时间对所有信息形成初步判断，并形成文字报告上交区域经理。