前文介绍与媒体接触之前应该注意的事项。那么，我们又该如何与媒体接触呢？

我认为与媒体接触的标准之一是：“在适当的时机”，“运用适当的表达方式”，“写上三至五行字的邮件”。

正如前文所述，在接触媒体之前，首先，我们要找到一家合适的媒体，确认“这家媒体在接到邀请后会派人来采访，并且将自家商品和服务的价值精准地传递给最想推送的对象（顾客）”。然后，我们要分析出“应该将信息发送给目标媒体的哪个人最合适”。这样一来，我们就可以在收件人的位置写上“××亲启”的具体人名，并向他发送邮件。

时机的准确性与表达方式的实用性是至关重要的，应该“在对方觉得最容易接受和处理信息内容的时机”，通过“对方认可的表达方式”，向“希望构建长期良好关系”的对象提供信息。

如果站在对象媒体的立场来看，理想的时机有两种选择。

一种是“什么时候发送这个信息”的季节性问题。比如，公司想宣传的是对治疗花粉过敏症有效的某种商品，而相关的媒体可能计划在4月份推出应对花粉过敏症的专辑。因此，自然要在“4月份之前”将相关信息发送到目标媒体的手中。

另一种是“这个信息可以研究到什么时候”的时间节点问题。假设月刊杂志在2月中旬至3月上旬完成4月刊物的排版定稿，那么选择“2月上旬”发送信息就是最佳时机。与之相反，如果向每日都发行的日报发送信息，则应选择3月中旬左右。实际上，每家媒体制作日程或制作推进方法是各不相同的。因此在最开始接触时，公关人员只能依靠想象分析向媒体发送信息的时机，但即便如此，还是能够在一定程度上预测到时机早晚的。公关人员在和媒体记者构建联系后，可以直接向他们咨询发送消息的最佳时机。

所谓的最佳时机，就是对方觉得“恰好需要你所提供的信息”的时候。没有什么是比选到这个时机更理想的。

下面，我将就表达方式的实用性进行说明。

举一个简单的例子，当你想与媒体接触推广自己公司的新型咖啡机时，你会怎么向对方表达自己的想法呢？是选择“我们推出了一款经过改良的新型咖啡机”的信息，还是选择“我们向市场投放了一款基于全新理念设计的咖啡机，它与目前市场上在售的产品完全不同，是技术创新的最新成果”的信息呢？我想无疑是后者。

也许有人会质疑，问：“如果表达方式真那么管用的话，还有必要费尽心思再去做公关吗？”但是，我认为向自己真心希望构建合作关系的对象发出的第一个信息，必须是经过认真准备、细致推敲的，值得我们耐心等待，反复权衡。

此外，即使那些乍看之下没有任何亮点的信息，如果经过深入加工和提炼，也许就可以实现令人惊艳的效果（关于具体方法，我将在下文进行详细介绍）。比如，多思考一下信息“对其他媒体没有吸引力，那么，是否对这家媒体有吸引力呢”？“如果加上个人的理解，讲述一个令人感动的故事，是不是可以吸引对方关注呢”？

我认为与媒体构建关系，就是按照合适的时机，通过合适的表达方式，将信息发送给自己认为合适的人。在实现过程中，最好的方法就是“通过电话与对方交流，提前酝酿并向对方透露能够在脑海中留下深刻印象的主题，然后，要到对方的电子邮箱，并继续跟进”。如果通过电话无法联系到负责人或者要不到电子邮箱，可以向“info@”等企业咨询联系邮箱发送邮件。虽然中转送信需要经过一定的时间，但是，只要你在收件人栏中写上对方的姓名，这封邮件就可能会被转送到他的手中。

在此需要提醒注意的是要掌握好文字数量，“严格将邮件的正文控制在3至5行”。希望大家能耐住性子，“如果对方对你发的邮件表示出浓厚的兴趣，再邮寄详细的资料也不迟”。(www.daowen.com)

这是因为媒体记者都很忙，根本没有时间看大篇幅的资料。3至5行的邮件读起来没有什么压力，有利于对方比较清楚地把握你所要表达的关键要点。3至5行的内容只需要一分钟就能读完，读过之后，大体就能明白“这是一家什么样的公司，主要经营什么商品”了。反过来看，对公关人员而言，认真思考、反复推敲邮件的内容是一项非常重要的工作。

下面这段正文内容，就是一个经典的例子。这是光在东京都六本木地区就有8家连锁店的“格之进”烧肉店开设新的汉堡工厂时，对外宣传用的公关文案。

实际上，在开业之前，这段文字就已经作为新闻发布会的说明文件发送给一关市的各大媒体了。但出人意料的是，最终前来参加开业仪式的记者人数非常多，几乎覆盖了日本国内各大综合性报纸、经济类报纸、地方报纸、地方电视台等绝大部分主流媒体。

邮件内容如下：

拥有著名品牌“格之进”的门崎株式会社通过举办日本国内最大规模的美食节活动“肉魂节”，连续三年登顶销售额排行榜榜首。今年，格之进将在人口大约1000人的岩手县一关市门崎地区，充分发挥之前关停的小学体育馆的作用，开设一座全新的汉堡工厂，并力争在投产第一年就实现100万个汉堡的销售目标。

在这段文字中，搜罗了许多可能会引起媒体关注的焦点话题，比如每年都会举办大型活动并且非常受欢迎的事实、具体的数字目标、在人口少的地区投资，以及重新利用关停校园的社会热点问题等。广大读者朋友可以以这封邮件为参考，在此基础上，结合自己的实际情况，认真研究推敲自己需要编辑和发送的公关文字内容。

在这方面容易出现的失误是从第一封邮件开始，不做任何铺垫就直奔主题，并且向媒体发送大量的资料。这样一来，非但无法吸引对方的关注，反而会起到反作用。比如，有的公关人员在邮件的开头直接说“这次我写的内容可能有点儿长，如果您能耐心读完，我将不胜感激”，然后就开始滔滔不绝地讲述研发新商品的整个故事，并发送给媒体的记者们。还有的公关人员在正文中写道，“为了方便您参考，我特将公司简介和产品说明书等作为附件一并发送”，然后直接向媒体发送大量的资料。

下面，我将以体育运动为例分析向对方传递信息这件事。正确的信息传递方法应该是“向对方传一个力量和速度合适的球，确保对方可以轻松接住”。如果突然发力传一个快速飞行的球，对方是根本反应不过来的。当你传出好球吸引对方本能地伸手来接时，对方在接到球后，就会投桃报李，向你回传一个好球，你们之间就形成了配合和良性互动。我认为在相互配合的过程中，采取对方容易接受的形式，逐步传递你想表达的信息，才是理想的信息传递方式。如果你暂时还做不到这一点，至少应该避免突然向陌生对象传出对方难以接住的快球。

亚马逊的公关部对外联系非常广泛，业务对象包括综合性报纸、经济类报纸、通讯社、地方报纸、电视、互联网媒体、行业性报纸、商务杂志和时尚文化杂志的记者以及各行各业的自由撰稿人等，共计超过1000人。他们是我和我的同事经过长期不懈的努力积累下来的，对我们而言是无可替代的宝贵财富。

但是，我们绝不会盲目地采取“广撒网”式的接触方式，比如，“觉得既然有1000多个认识的媒体记者和撰稿人，就与他们都接触一下，肯定有人会感兴趣的”。媒体的从业人员都很忙，“他们只关注与自己有关的或自己关心的人和事”。他们根本不会对自己不感兴趣的人或事给出任何回应。

此外，就算你想传递的信息只有一条，也要认真准备，经常思考“应该如何构思并讲好故事”。这是因为如果你无法向对方展现出一个完整的信息链，明确“为了实现××意图，经过××努力，最终创造了××商品（服务）。这项服务一旦面市，可能会赢得××的青睐，并对××的生活方式带来巨大的改变”，就会令对方的脑海中产生许多问号，搞不清“这条信息到底意味着什么”，更不知道应该如何进行采访报道。

我们一直坚持“质量优先”的原则。提高“质”的最佳方法就是“信息的故事化”。