很多公司将流程的关注重点放在设计和审批环节，以达到控制成本和风险的目的。造成的结果是流程表单也多聚焦于审批层级和审批环节，却忽略了业务基本信息、业务管控信息的呈现。这种情况反映了人们对流程表单的认知，认为表单只是流程执行的一个步骤，必须有而已，甚至一些流程表沦落为审批人员的签字表。

对流程表单的简单认知都是错误的，流程表单的真正作用应该是流程执行的载体，是高质量信息化的基础，是业务操作的平台，是工作经验和知识的“蓄水池”。

一份好的流程表单应该符合哪些要求呢？

第一，流程表单要可落地。

将落地放在第一位，是因为无论表单设计如何改进，都必须能够落地执行，否则就是空中楼阁，不具备实际意义。能不能执行与能不能切实落地执行是两个概念，前者在不具备落地条件的前提下强行执行，后者是符合实际情况的真正落地执行。

漫布营销公司制定的营销人员拜访流程标准化设计，版本1.0设计时考虑得非常全面，每次拜访需要分10大类进行记录，每个大类又按照结构化数据分析填写信息，最终需要填写超过70个信息。

具体实施后才发现，要求所有销售人员每日拜访完客户都要填写包含70多个信息的表单，简直如同噩梦。每天每名销售人员填表的时间平均为两小时，不仅严重影响工作进度，还影响员工心情。后经与营销团队负责人与代表充分沟通后，版本2.0只保留了10个大类，具体细分小类被删除。销售人员能基于10个方面去拜访、思考和总结，已经是巨大进步了。至于未来要加入哪些细分小类，可以结合具体工作情况逐步设计，即便是暂时的10大类也会在将来的具体工作中进行调整。

第二，流程表单必须要素齐全。

流程表单不能“大而全”，但要将必需的要素全部包含进去。通常情况下，流程表单必须包括的要素有：表单名称、版本号、表头信息、具体内容信息、签批意见、填表说明（具体以企业实际情况为准）等。其中填表说明又包括：名词解释、流程简要说明、授权说明、特殊情况说明、各重要信息填写指引、相关标准说明（具体以企业实际情况为准）等。

流程表单的体现需要消除一个常见误区，即设计隐藏式关联附件。一些流程表单在审批时会关联到其他文件，这是不可避免的，诸如订单审批流程、技术协议等附件。设计关联文件会让表单呈现的信息更为明确，毕竟反映过多信息的表单会给人混乱感。但并非关联文件越多越好，很多企业的流程表单只剩下签批信息，具体要素都被折入关联文件中，审批人需要自行打开附件查找与自己相关的信息进行审批，这种做法是不可取的。流程表单应尽可能将业务的核心信息体现出来，各专业负责人会根据核心信息做出初步判断，然后再调取相关附件进行审批，能够极大减少审批用时和因信息不明确造成的其他状况。(www.daowen.com)

第三，流程表单要层次性展示。

流程表单根据实际需要将核心要素展示齐全，但不是平面化展示，而要有层次地展示，让表单看起来更简明易用。

设计表单时可以根据多个维度对信息进行层次设计，如信息属性、必填信息\可选信息、不同填写部门关注信息、一般信息\特殊信息、不同业务类型信息等。

一般区分层次的方法有：通过边框的形状、通过色块的颜色、通过字体属性（粗体、颜色、大小、下画线、斜体、字符边框等）。

第四，流程表单要集成设计。

流程表单通常不只是一张单独的表单，而是能够反映流程各部门执行准备与执行状况的一组表单。因此，流程表单之间通常具有逻辑关系，可供设计人员实现信息的集成。

例如，某公司的计划管理体系设计的流程表单组包括：年度经营计划表、出货预算表、资金预算表、人力预算表、季度计划表、月度计划表、各事业部计划表等。

流程表单是企业内部多个部门共同使用，因此需要各部门站在整体角度去设计，确保信息录入的正确性，确保信息框架的一致性，便于后期信息的处理、分析与调用。