检查是对流程执行的保障,检查越到位,执行越到位。但不能为了检查而检查,而是要明确检查的目的,根据实际目的实施检查,也是对检查的约束。如果检查没有目的,很可能变成盲目检查、过度检查、混乱检查,最终不仅检查达不到效果,还会干扰流程的正常运转。
什么时候开始检查呢?通常在流程执行一段时间后,就需要进行流程检查,一方面可以通过检查检验流程设计是否充分、适宜、有效,另一方面可以督促各部门、各岗位正确有效地执行流程。在保证执行高效率的同时,可以根据发现的问题,采取有针对性的改善措施,确保流程体系的卓越。
在阐述流程检查目的之前,先看一下流程检查的分类。根据流程检查目的和检查对象的不同,流程检查可分为四类。
第一类,流程执行检查。主要表现为公司的流程制度是否得到执行,执行是否到位。关于流程每个企业都会制定相应的制度,以保障流程执行的方向性和有序性。制度不是一成不变的,会随着行业变化和企业发展而改进,流程是建立在为企业发展服务的基础上,因此要遵循流程制度,不能在设计或执行时游离于流程制度之外,因此要在执行过程中稽查是否符合流程制度的要求。
第二类,流程绩效评估。对流程运行的最终结果和所取得的效果进行评估,并与流程设定的目的进行对比,评估流程目标是否有效达成以及流程目标达成的具体情况。如果最终结果和执行效果与流程目标偏差过大,必须追究错误出现的根本原因。比如,是决策层决策错误,或是流程设计错误,还是执行过程中出现错误,并追究相关责任人责任。
第三类,客户满意度评估。流程的要求更多是企业内部的安排,虽然流程在设计时反映了外部市场与客户需求,但在客户需求传递与实现过程中可能因为多种因素而出现很多错误,加上外部市场和客户需求处于不断变化中,更会增加传递与实现过程的错误。因此必须对客户满意度进行评估,这是相当残酷的评估,因为听到的多数是对企业不利的建议,但只有多向客户征求意见,多听客户对流程体系的评价,才能在未来流程设计时更加靠近客户需求,提升客户满意度。
第四类,流程审计。流程审计是针对公司流程体系整体进行全面的、系统的检查,目的是评估流程体系的覆盖充分性、市场符合性、解决有效性、执行效率性,审计的输出是流程体系整体的评估与改进。
在实际的流程检查中,流程执行检查最为重要,如果企业暂时没有条件进行另外三项的检查,但执行检查这一项决不能缺少。只有通过执行部门的实践和对实践的检查,才能找出流程体系中存在的问题和隐患,才能督促流程被正确有效地执行,以确保流程管理工作落实到位。(www.daowen.com)
回到本节标题,流程检查的目的是什么呢?
每家企业都有各自流程执行的目的,因此检查的目的也不尽相同,但万变不离其宗,流程检查的目的一定离不开“设计是否到位”“规范是否落实”“执行是否有效”等方面。
2011年年底,天津某房企做了业务流程的设计与梳理工作,在流程体系试运行超过半年后进行流程检查,目的概括为三个方面:
(1)验证前期设计的流程和规范是否被执行;
(2)评估执行的程度和效果;
(3)通过检查评估前期流程设计的适宜性,发现流程中的问题和需要改进的方面。
该房企的流程检查只用到四类检查的第一类,但目的很明确,将流程的设计、规范、执行和效果都涵盖在内。
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