理论教育 降低时间成本,尊重业务流程多样性

降低时间成本,尊重业务流程多样性

时间:2023-05-24 理论教育 版权反馈
【摘要】:对这些“不同”不应视而不见,因为任何一种不同都蕴含一种可能,虽然流程不能包含所有可能,但应尊重业务多样性,并将多样性进行分类归纳,形成流程多样性。因此,为主动适应各种新变化和市场新环境,流程管理必须支持流程多样化,企业可以根据不同市场、不同需求、不同形式,制定具体的流程流转。

降低时间成本,尊重业务流程多样性

在网络还未如此发达的时代,买年货要么去超市,要么去赶集。进入小年后的超市只能用摩肩接踵来形容,每次拼命挤来挤去几个小时后,在结算台还要排长队等待,因为多数人的购物车里都装得满满的,结算便耗费时间。

在喜气洋洋的各条队伍中,总能看到为数不多的愁眉苦脸者,这些人通常没买多少东西,有的人只买了一两样商品,但也要挤在长长的队伍中。免不了会有人实在不想等了而放弃购物,从无购物窗口出来,表情很悻悻,但也无可奈何。

一度以为所有超市都是这样的,但某次在一家超市排队结算时,看到这家超市专门辟出两个收银台作为购买5件以下商品结算的绿色通道。在抢购年货节段,收银台是宝贵的,为此专门用两个收银台去为购买少数商品的顾客结算,是不是会耽误其他顾客结算?现实情况表明,不仅毫无影响,还因为购买少数商品的顾客快速结算离开了,收银排队处的人流量得以减少,减少了人满为患的心理压力,顾客与收银员都从容了很多,整体收银速度反而加快了。

这样为不同状况设计不同解决方式的做法,就是流程多样性。任何事情都不只有一种状况,而是会呈现多种状况,在不断执行中还会衍生出更多类状况。再加上不同人做事的风格和采取的方法也不同,即便是同样的事情经过不同人处理,也会形成不同的局面。

对这些“不同”不应视而不见,因为任何一种不同都蕴含一种可能,虽然流程不能包含所有可能,但应尊重业务多样性,并将多样性进行分类归纳,形成流程多样性。

但这种转变并不容易,因为传统的大批量生产为实现规模经济形成了统一风格、统一程序的流程,所有输入,无论大小、难易、远近、缓急,都进入统一流程中,遵循统一流程进行。在统一的流程中,一切都按既定标准运行,这里只注重常规情况而忽视特殊情况。但将特殊与常规混杂一起,显然常规设定无法满足特殊情况,导致运转失畅,响应迟缓。

到了网络发达的今天,很多场所都配备了先进的网络设备,代替了曾经的人工工作。看起来人们应该受惠于科技的发达,但总有一些流程的设定与实际情况不符,导致科技的力量没有被正确释放。(www.daowen.com)

笔者前阶段去某医院脾胃科看病,进入公众号,选择日期进行挂号预约,我的序号是24,显示还有8个号源。我的理解是这个预约只是告知患者当天还有多少号源,而非挂号时的序号。在约定日期来到医院,在机器上挂号后显示我就是24号。到达等待区等待叫号时,发现了医院挂号流程存在的不足之处。一些预约序号排在前边的人来得很晚,叫号时并不在,但因为他们手握前边的序号,无论他们什么时候到来都有权插队看病。

医院的挂号流程没有将特殊情况独立设定,导致不守规矩的人有空子可钻,守规矩的人反而吃亏。其实,优化医院的挂号流程非常简单,只需将一些特殊情况考虑在前即可。以挂号预约为例,挂号预约的序号只是提醒患者还有多少号源,约满为止,而正式挂号时还应设置挂号序号,谁先到挂号序号就排在前边。这需要医院对挂号流程进行调整,增加工作量,但对于患者是友好的,对于建立秩序也是必需的。

流程存在的目的是什么?除了提升任务执行的效率外,还肩负着建立秩序的重任,大家都在公平、合理,能够解决突发问题的流程中运转,任务才能在最少的时间内得以实现,个体也才能受到最大限度的保护。

可以想象,不够尊重业务多样性的单一流程是无法适应市场多元化、需求多变化和用户多期化的,而且这样的流程也难以执行长久,时间会将不够多样的流程摧毁。

在流程设定时,必须考虑特殊情况,对于某特殊情况,首先确定基本情况,根据情况确定最合适的流程,然后再按照流程运行,使对特殊情况的处理能通过最节约的流程完成,既提高处理速度,又降低运行成本。因此,为主动适应各种新变化和市场新环境,流程管理必须支持流程多样化,企业可以根据不同市场、不同需求、不同形式,制定具体的流程流转。

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