明确参与流程实施的各工作部门和工作岗位的具体职能与作用，才能真正明确各个方面的权、责、利，流程也才能真正落地实施。更为关键的是，明确界定各相关部门与岗位职责，能够有效避免流程中的重复工作或无效工作，使工作流程更为简化。

界定部门与岗位的职责的前提是将流程中所涉及的工作项目进行区隔，然后根据各项工作范围和每个部门、工作岗位的工作特性，划出在流程中所涉及的相关部门与工作岗位（确定属于流程必须的工作，则列入工作流程之内，反之不列入），最后是有针对性地划分相关部门与工作岗位的具体职责。

日本的山崎面包公司在成立十五年时，根据过往的原料采购经验，设计出新的原料采购工作流程，但在具体实施时采购部内部就混乱起来，各工作组的职责不够明确，随后财务部、生产部和总经理办公室也加入“战团”，导致原料采购连续几次出现严重问题，生产也频频告急，这套流程被迫终止。

在之后的分析中发现，山崎面包所设计的流程并不属于失败之列，只是因为没有预先界定哪些工作部门或工作岗位要参与到该采购流程中，在流程实施过程中那些岗位或具体负责人的责任范围。对该流程进行调整时，对原料采购环节进行全方位梳理，确定了所涉及的相关部门和工作岗位分别是：总经理办公室、采购部、生产部、市场部。而之前一直认为必须在其中的财务部和仓储部被砍掉。随后山崎面包对各个部门在原料采购工作流程中所担负的具体责任与作用进行了界定，具体流程如下：

步骤一：生产部的原料统计责任人向采购部报送所需原料种类、数量与品质要求。

步骤二：采购部的原料发展小组负责编制原料采购方案，并按相关权限获取审批。

步骤三：采购部的原料发展小组和原料价格控制中心负责制订定价机制和价格区间，并按相关权限获取审批。

步骤四：采购部的专职采购人员组成三人以上小组，开展谈判工作。

步骤五：采购部的专职采购人员、原料价格控制中心与市场部的营销中心人员按日汇总，讨论确定合理采购价格范围。(www.daowen.com)

步骤六：采购部的原料发展小组形成采购合同的意见结论，按相关权限获取审批。

步骤七：采购部的原料发展小组和专职采购人员同供应商签订合同，支付定金。

在确定了工作流程中涉及的相关部门与工作岗位后，还需要设定相关部门与工作岗位在工作流程中所负担的职责。

职责由两部分构成——职能和责任。职能是主体，是责任的载体；责任是客体，是对职能的约束。

职责具有两层含义：一是被委派任务的部门或岗位应该完成的工作，二是部门和岗位必须承担的工作后果。

在确定各部门或岗位的具体职责时，首先应确定各部门或岗位的主要业务模块，其次应将各项工作进行细分，每个部门乃至每名员工都能在工作流程中迅速明白自己的工作内容和找到自己的定位，从而保证每项工作都有相应的责任人。

职责确定不能停留在口头，还应形成书面责任说明书，将工作责任书面化不仅有利于员工的责任意识，还有利于企业形成职责制度化。

职责划分的一个重要条件是职责界限清晰，分工合理，责任到位，工作属性清晰，各项工作之间没有交叉。部门职责划分可以遵循“四避免原则”：首先避免一项工作职责的责任人空缺；其次避免多人负责同一项工作（职责交叉、错位）；再次避免忽视部门工作中的主要职责；最后避免一项工作职责中突发事件过多。为保证流程执行的效率与质量，还要设置相应的监督机构对流程的实施过程加以管控，时刻保证各部门间相互分工、隶属、合作关系的明确。