理论教育 实现流程落地:优化一级流程路径

实现流程落地:优化一级流程路径

时间:2023-05-24 理论教育 版权反馈
【摘要】:完成流程分级后,复杂的一级流程被细分成部门级、小组级和岗位级的具体操作,实现了流程的真正落地。二级协控流程是保障各部门间顺利协作的管控流程。一个设计成功的流程,在讨论的过程中会自然连带出确定二级流程的逻辑和思路,甚至能够进一步确定二级流程的内容、范围、目的。各一级流程设计完成后,由企业的流程规划执行组针对一级流程进行规范性评审。

实现流程落地:优化一级流程路径

在开始讲述流程路径之前,需要明确流程的等级。从本质上说,企业的流程并非传统的层次结构,流程制定的目的就是要消解层次结构中工作重复性问题。企业设计流程时,经常会采用“各自为战”的方式,各执行部门制定各自的流程,待到流程汇总之后会发现,不同部门、不同岗位之间会出现大量重复性工作。比如简单的交接图纸,一个部门送图纸,一个部门收图纸,明明是一步就能完成的,却拆分成了两步,额外增加了流程复杂度

避免出现重复的工作,仅靠优化流程是不够的,还要对流程进行分级,使流程在级别锁定中趋向清晰化和精细化。

所谓流程分级,就是以流程对于企业的重要程度和覆盖范围为界限,重要程度大的、覆盖范围广的,流程级别相对上升,否则就会下降,在这个过程中还将裁掉不必要的流程环节。通俗的解释就是将大块流程按照不同的层级进行切分,逐级划分为更多小块流程(见图2-4)。

如图2-4所示,一级流程共有两块,一块覆盖范围很广,另一块权重程度大。完成流程分级后,复杂的一级流程被细分成部门级、小组级和岗位级的具体操作,实现了流程的真正落地。有的流程四级结束,有的流程三级结束,有的流程中间有跨度。

图2-4 四级流程分级

企业管理中,不同的流程具有不同的作用,根据流程的覆盖范围和重要程度可以构建流程管理的层级,通常为图2-4所示的四级:一级流程为核心流程,二级流程为协控流程,三级流程为自控流程,四级流程为标准作业流程。

一级核心流程可以解决职能管理面向任务、面向职能而不面向价值创造的难题。一般由企业的高级管理人员具体操作,运行过程中会涉及内部很多部门。

二级协控流程是保障各部门间顺利协作的管控流程。以采购部管理流程为例,生产部门提出采购要求,采购部门完成采购工作,运输仓储部门将物品入库并将入库信息反馈给生产部门。

三级自控流程是职能部门内部员工执行工作的具体步骤。如采购流程中的采购审批、采购订单下达、采购物品运输、物品入库验收、结算与付款。

四级标准作业流程既是为完成具体岗位作业而设计的操作步骤,也是针对三级流程中部分环节所采取的进一步细分。比如常规作业中的设备清洁、质量检查等都属于第四级标准作业流程。

在实际流程设计中,不是局限于四级,或许只有三级,或许超过四级,但通常不会少于三级,也不会多于六级(含)。如果流程达到六级以上,就属于过多流程分级,容易造成流程框架结构及管理层次的复杂,不利于横向跨部门协作整合。

常规的四级流程分类法是以组织结构为流程管理的起点,以岗位设置为流程运行的连接点,三级自控流程是流程结构设计的重点,四级标准作业流程是具体活动的描述。

此外,还有一种较为常见的三级流程分类法,即按照组织结构的等级从上至下进行划分(见图2-5)。比如“公司级流程→部门级流程→班组级流程”就是典型的三级流程分类,将部门结构与流程结构的等级统一,便于流程在企业内部快速铺开。

工作多数不相符可以推倒重来。

先拟订建议稿虽然看似增加了流程设计的工作量,但对于设计出优质流程来说是必不可少的环节,即便是对流程设计已经非常熟练的企业,仍建议只缩短该步时间而非砍掉该步骤。

一级流程建议稿的拟定有一定的质量要求,最重要的一点是必须能直观地展示企业长期以来的管理思路和价值定位。(www.daowen.com)

步骤二:召开一级流程架构研讨会。

提到研讨会,有些人会问,设计流程还用研讨?我们说过一级流程关乎企业发展的长久,如果不能做到设计合理,有战略价值,对企业将产生巨大负面影响。

因为企业的一级流程个数不固定,所以各一级流程设计小组可自行召开流程架构研讨会,并由一级流程架构设计建议稿的负责人讲解架构建议稿。

讲解的目的是让与会者明白:一级流程架构设计的理念与价值是什么;设计可能存在哪些问题和漏洞;对比标杆一级流程架构分析自己的一级流程设计建议稿的逻辑是怎样的。

讲解结束后是讨论时间,旨在吃透一级流程架构设计建议稿,并且从企业发展的实际需要出发,对一级流程设计建议稿进行深度修正。

步骤三:设计一级流程的正式初稿。

设计一级流程需要更高的综合素养,要求参与设计人员有对全局的把控力和战略性思维,并且有广阔的管理视野。因此,在召开一级流程设计研讨会时,流程所涉及的主要部门负责人都应到场,共同针对一级流程的确定和如何拆分为二级流程展开讨论。

一个设计成功的流程,在讨论的过程中会自然连带出确定二级流程的逻辑和思路,甚至能够进一步确定二级流程的内容、范围、目的。

步骤四:一级流程框架的规范性评审。

各一级流程设计完成后,由企业的流程规划执行组针对一级流程进行规范性评审。所谓规范性评审,是从流程管理的专业角度评审流程框架的质量,具体可分为结构科学性、MECE遵从性、方法遵从性(见表2-4)。

表2-4 一级流程框架规范性评审

无论怎样为企业流程划定级别,在设计时必须遵循三大质量评价标准:

(1)流程框架的完整性:确保每个流程框架在其所在的流程架构内有代表性名称,并没有结构缺失;

(2)流程框架的逻辑性:清晰的逻辑主线,便于执行者理解和实施;

(3)流程框架的高低性:高阶流程(一、二级)共享,低阶流程(三、四级及以下)求异。

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