会计工作中的日常账簿登记,是一项细致的工作,稍有不慎就会发生错误,为了及时地更正记账中的错误,必须对账簿记录进行检查,分析错误的性质和原因,根据错账不同情况,选择不同的更正方法。一般常用的更正错账的方法有划线更正法、红字更正法和补充登记法等三种。
(一)划线更正法
划线更正法,又称直接更正法,这种方法适用于记账凭证正确,在记账或结账过程中发现账簿记录中有文字或数字错误等,应采用划线更正法。
更正的方法是:将错误的文字或整个数字上划一条红线注销,并使原错误清晰可辨,以备查考,然后再在划线上方预留空白处用蓝字对位填写正确的文字或数字,并由更正人员在更正处盖章,以明确责任。如将5 634.00 误记为6 534.00,应先在6 534.00上划一条红线以示注销,然后在其上方用蓝字对位填写正确数字5 634.00 予以更正,而不能只将前两位数更正为“56”。
如记账凭证中的文字或数字发生错误,在未登记之前,也可以采用此法更正,或者重新填制记账凭证。
(二)红字更正法
红字更正法,又称赤字冲账法,这种方法适用于结账前、清账过程中发现已过账的记账凭证中会计科目有误,造成登账错误,以及已记金额大于应记金额的错账更正。
1.记账以后,发现记账凭证中的应借、应贷会计科目有错误,而金额无误
更正的方法是:先用红字金额填写一张内容与错误记账凭证完全相同的记账凭证,并在摘要中写明“更正×月×日第×号凭证”,并据以用红字金额登记入账,冲销原有错误的账簿记录;然后,再用蓝字重填一张正确的记账凭证,据以用蓝字登记入账,予以更正。
【例6-1】某车间领用材料2 500 元用于产品生产,编制记账凭证时,误写应借科目为“制造费用”并已登记入账。
更正错误时,先按原会计分录用红字金额填制一张记账凭证,并用红字金额登记入账,以冲销原会计分录。
同时,再用蓝字填制一张正确的记账凭证,并登记入账。
将上述两张记账凭证登记入账后,账簿记录的错误得以更正。(www.daowen.com)
2.记账以后,发现记账凭证应借、应贷的会计科目无误,只是所记金额大于应记金额
更正的方法是:将多记的金额,填制一张红字金额记账凭证,在摘要栏内注明“更正×月×日第×号凭证”,并据以入账,以冲减原来多记的金额。
【例6-2】用现金购买办公用品400 元,误记为4 000 元,并已登记入账。
更正错误时,先用红字金额填制一张多记金额的记账凭证,并用红字金额登记入账,以冲销多记金额。
将上述更正记账凭证登记入账后,账簿记录错误得以更正。
(三)补充登记法
在记账以后,发现记账凭证中的应借、应贷科目无误,但所记金额小于应记金额,使账簿记录发生同样的错误,可采用补充登记法予以更正。
更正的方法是:将少记金额用蓝字填制一张记账凭证,在摘要栏内注明“更正×月×日第×号凭证”,并据以入账。
【例6-3】计提生产车间固定资产折旧6 500 元,误记为650 元,并已登记入账。
更正错误时,应用蓝字填制一张少记金额的记账凭证,并登记入账,以补充少记金额。
将上述更正的记账凭证登记入账后,账簿记录的错误得以更正。
需要说明的是,用红字更正法和补充登记法更正错账时,更正记账凭证后不附有原始凭证。
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