会议的主要目的就是充分整合参会人的智力资源以达成共识和解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。因此，要分析会议效率低下的原因，并针对这些原因规范会议管理规则或会议方式。只有真正了解了什么是高效管理会议，规范管理会议有哪些要素，如何能在会议中高效率且有效地解决问题，主持人又如何合理地设计会议流程并游刃有余地控制住场面，以及处理各种突发事件，只有掌握这些规则，才能真正保障开好一个高效会议。

在组织召开会议之前，要考虑到各种不利因素，例如，人在最早和最晚都显得疲劳不在状态，上班的准备工作安排最繁忙时间，等等。因此，组织召开会议要分析人的最佳状态或时间；确保组织召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。

1．上午时间8—9点，各部门刚进入办公室或工作场所，此时，员工状态还比较混乱，还需要一个时间阶段才能进入工作状态。所以，在这个阶段组织召开会议，试图让员工提出思路或方案，是非常不现实的；从另外一个角度来说，先把部门所有系统工作运作起来，进入状态是第一要素。所以，从实际工作情况来分析，这个阶段组织开会是不现实的。

2．上午9—10点，部门员工已经开始进入状态。从业务方面来说，正是独立思考、分析的时间阶段，最适宜一对一的业务会谈，同样也是洽谈的最佳时间。

3．上午10—12点，组织召开会议的最佳时间。这段时间正是思想活跃时刻，能够调动所有人员的积极性，围绕会议议题，集思广益、头脑风暴地思考，找到新的解决方案。

4．下午13—14点，在13:30前，部门员工还没有完全进入工作状态，因此，不建议在此时间段召开会议。

5．下午13:30—15:00点，此时间已经完全进入工作状态，该准备的工作都已经就绪，正是思想活跃，讨论的最佳时期，在这段时间内可以通过热烈讨论和辩论，找到解决问题的最佳方法。

6．下午16:00—17:00，最好不要安排会议，这个时间段员工已经在收尾一天的工作或处于工作倦怠期，员工都希望下班后可以马上回家，所以，在这个时间段安排会议往往是事倍功半。

会议管理制度是指企业组织为顺利召开会议，需要共同遵守的规范守则，对组织召开会议具有一定的规范性，是保证组织召开高效会议的基本准则。

会议管理规范应特别注意以下几点。

1．合理组织安排会议时间。

2．超过一个小时的会议应有正式书面通知、议程表及相关会议资料。

3．所有与会人员都要围绕议题，在会议上发言讨论。

4．准时开始、准时结束。

5．会议结束时达成决议。

6．会议结束后，参会人员都应拿到会议记录。(www.daowen.com)

7．参会人员都应承担起对会议质量进行反馈的职责。

8．必要时邀请会议监督人，以保障会议质量。

组织召开会议，应遵守会议的流程规范，主要包括一个中心、两个要素。

固定会议的中心是指整个会议的议程，它包括以下几点：

1．会议的开始，具体包括：欢迎致辞，阐明会议的目的和会议议程，介绍时间安排和会议纪律，制定会议记录人等。

2．进行会议讨论，可根据会议时间情况，分为不同议程，例如议程一、议程二等。例如，进行讨论谈论、交流信息，产生方案、做出决议。

3．结束会议，通常是会议总结、安排确定下次会议时间等。

组织会议的两个基本要素是指会议的一头一尾，即会议的开始准备和会议结束后的跟踪，看似简单的前后两点，往往是组织会议时最容易疏忽的。但是，这些要素却是成功组织会议的关键。

有管理者为了显示人性化，一般开会都是每人一杯茶，在烟雾和茶香中，一个议题能开几个小时，总是在争论中结束，却没有找到解决问题的方法。也有管理者总是喜欢开会，还爱训斥他人，会议气氛紧张，却不解决问题，一个部门把时间都用在了这些无效的会议上，基础性的工作却需要加班来完成。

不少企业往往由于以下原因，造成开会效率低下：

1．不少管理者并没有把握好组织开会的最佳时机。

其一，许多的会议都是安排在周末进行，有管理者认为周一到周五都要忙于工作，会议应该在不影响工作的情况下召开。看似合理的会议安排，却忽视了最佳的思考和解决问题时机：周末开会，等到下周再去组织实施，就失去了落实决议的最佳时机。其二，在业务最繁忙的时候组织会议，看似边工作边开会解决问题，其实，由于各种工作任务紧张，加之参加各种会议，往往是老的问题还没有处理好，新的问题又必须解决。

2．粗放型的管理者组织召开会议，几乎都不征求下属的意见，就会使得部门员工忙于奔命，造成措手不及，导致抓不住工作重点。

3．由于缺乏会议计划，临时会议现象特别突出，有些“必须参会”的下属，因为有重要事情已经安排而不能出席，这使得会议讨论无法正常进行。而那些到场的人员或代理人员，往往并非是与会议关系最密切的人，甚至没有决策权只是例行出席，这就是会议效率低下的重要原因，是在实际工作中比较常见的无效会议。

总之，形成无效会议的原因是多样的。但上述三种原因是最常见的情形，需要管理者在组织会议时格外注意。