组织召开会议是公司中层领导最基本的管理方式，是企业各级领导传达公司战略决策、任务分配、集思广益、商讨及解决问题的有效途径。开好一个会议，除了要对会议目的、议题、议程做总体规划之外，还要注重会议功能与效率。

在什么时候召开会议，往往会直接影响到会议的效果。在美国玫琳凯化妆品公司里，有一个会议规则，即销售会议被安排在星期一上午举行，负责组织召开销售会议的经理说：“如果你上周销售业绩不是很好，那你得在星期一上午召开的销售会议上吸取别人的经验；如果你上周销售业绩很好，那你得在星期一销售会议上讲述自己的经验与人分享。”要是一个人散会时浑身是劲，那他有一周的时间把劲使出来。

某公司行政部在周五下午召开部门会议，会议上决策的事情要等过了一个周末才能贯彻落实，无形中抵消了会议的效果。因此，会议的时间也是决定会议效益的重要因素。

根据主持会议的不同情况，对开会场所进行科学布置，也是提高会议效率的重要因素。例如环境是否安静，灯光照明是否充足良好，空气流通是否良好等都要考虑到位。就会议桌的布置来说，一般要做到两点：

（1）科学布局会议桌，便于主持人能观察到所有与会人员，能与参会人员的目光交流或沟通。

（2）根据会议性质的不同，所采取的会议桌也要有所区别。如会议桌过于狭长，而主持人又坐在长边的中间，他就无法和每个人形成目光交流。

会议主持人不同于发言人，他不应过多地参与到会议发言中去，他应当超脱于一般发言人之外。但并不等于说对会议内容无动于衷，相反，他是会议组织者与控制者，只不过他更多地是用无声的语言手段干预会议。具体有以下几点：

会议主持人在走进会场时的初始形象，例如步履、着装、气场、形态、表情等都会对会议有影响。一般要求会议主持人应当是挺直腰板，充满信心地出现在大家面前。

根据会议议程、会议主持人要提前掌握好宣布开会的时机与方式。首先，高明的会议主持人总是通过自己的神态举止来集中大家的注意力，向参会人员微笑致意或者目光投向那些还在说话的人和还未坐稳的人；其次，再次确认掌握会场秩序；再次，调整自己的状态并环视一下会场，然后对参会人员微笑一下；最后，根据会议议程的时间宣布会议开始。

会议主持词结构，一般由导语、过渡语和结束语三部分构成。主持人导语要直奔会议主题，简介会议程序、与会对象和与会要求；过渡语要简洁自然，衔接巧妙；结束语要晓畅明快，收缩有力。谨防结束语的两种不良倾向：一是避免将大小标题简单地罗列起来来回重复；二是不要发表长篇大论。因为这些做法不仅浪费了与会者的大好时光，还是对会议发言人和与会者的不尊重、不信任。(www.daowen.com)

在会议结束时，主持人应该将重点问题的主要观点、典型经验进行概括提升，而不应该简单重复。在提要求部分，只要将关键环节、重点要求等讲解清楚、强调到位即可，不要长篇大论。

会议主持人在不同类型的会上有着不同的作用：要明确会议的目的和重点。例如在战略规划会上，要起到提出目标性、方向性、指导性规划的作用；在生产会议上，要起到肯定做法、总结、分析、启发的作用；在工作布置会上，要起到落实措施、提出要求的作用；在公司全员大会上，要起到鼓励优秀、号召学习、激励全员的作用。主持人只有将会议内容与召开会议的目的有机结合起来，方能有助于会议目标的达成。

有不少企业领导在小型会议上的讲话，却被主持人冠以“领导重要讲话”“领导重要指示”之名，就连一般性发言也被定性为“工作指导意见”。这样的表达在不少管理会议上并不少见，这不仅言过其实，使与会者感觉过于夸张、就连主管领导也觉得不自在。因此，在主持会议时，要根据企业会议的级别、类别、规模等实际情况，做出恰当的会议发言，不得夸大其词、任意拔高。召开会议可这样表述：“请认真严格执行”等。组织召开会议一定要从企业实际情况出发，确保开会的有效性。

在开会时，当某人在发言时，常有些人在那里开小会。这是一种对发言人的不礼貌行为，也会对会议会场纪律和会议气氛产生不良影响，会议主持人要及时制止。同时也要控制好会议预期设定的时间，不要出现随意长篇大论、偏离议题等不良现象。

我们经常会遇到“拖会”的现象，这就要求会议主持人严格按照会议议程执行，在发言人发言前告知时间限制；不管遇到什么情况，会议主持人都要随机应变，根据现场情况做出相应调整。如果时间不够，或要求讲话者压缩讲话内容，或把大会发言改为书面交流，或精简自己的主持内容，以保证会议按时结束。

有的会议上，一些与会人员交头接耳开小会、随意接打手机、会议中随便走动，这些不良现象严重影响了会议效果。这种情况下，会议主持人应通过自己的举止而不是语言来控制局面。例如，自己可以全神贯注地关注发言人，以自己的神态来影响或带动他人；或者可以向开小会者以眼神或手势示意改变；遇到会议争吵现象时，主持人可以表示友好地请发言人暂停发言，然后把身体靠在椅背上，沉默不语。这样会让参会人员感到问题的严重性，这样开小会者就会集中精力。这时候，会议主持人再把身体前倾，向大家微笑示意，这种方法既控制了会议局势，又强调了会议的严肃性。然后再把发言权转给发言人，请继续发言，保障会议正常顺利进行。

公司管理会议就是组织各部门商讨解决问题的一种主要方式。主持会议不仅是管理者或主持人发言，而应该由主持人利用一切方式，鼓励所有参会人员积极参与问题的讨论，来积极带动会议气氛，扩大会议的效果。

当主持人宣布会议开始后，就需要参会者发言了。除了预先确定会议主要发言人以外，就由主持人做好开场白和参会者的讨论衔接，不要出现冷场或大的争端现象。会议主持人要做好会议发言引导，例如可以直接说：“杨工，请你谈点看法，好吗？”在尊重对方的前提下，再请对方发言，引导、带动开会发言的引线，把会议带到讨论解决问题的话题上来。