在组织召开会议之前，应提前做好会议准备。首先要根据会议目的，提前做好会务准备工作。一般来说，会议准备有以下几方面：

（1）确定会议主题。要有切实的依据，必须要符合企业的实际情况，明确召开会议的目的。

（2）确定会议的时间和地点。让参会人员明确参会的时间和地点，准确无误地参加会议。

（3）确定召开会议的规模。包括会议出席人员、公司领导、特邀领导、参会人员等。

（4）确定会议议程。包括会议主持、会议重点发言、会议讨论、会议讲话、会议总结。

（5）确定会议文件和材料的准备。

（1）确认邀请的主要领导人的时间安排，确定与其他重要工作没有时间上的冲突。

（2）确认会议场地是否能满足会议需要。如外订酒店会议室需提前联系酒店。

（1）文件资料费。包括文件资料、文件袋、证件票卡的印刷、制作等开支。

（2）若召开远程会议，如使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。

（3）会议使用设备或费用。如扩音器、摄影、投影仪、灯光照明、风扇或空调、记录纸等，以免临时发生故障或出现差错（并计算是自行购置或租借费用）。

（4）会议场所租用费。如会议室、大会会场的租金、会场布置等所需要的费用。

（5）会议宣传交际费。如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。(www.daowen.com)

（6）饮用水或就餐费用。

（7）会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。

（8）其他开支，包括各种不可预见的临时性开支。

一般是由公司行政部负责统筹安排，每一个工作环节都必须有专人负责，责任到人，并明确任务和要求。

会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求之外，还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。一般会议室的前方安排领导台与发言台，面对领导讲台的是参会者席位，公司重大会议的领导台席位应讲究排列。

1．会议记录。由会议记录人员负责将会议内容记录，并形成公司标准格式的会议文件。

2．执行决议。由相关人员负责将领导审批后的会议决议文件资料抄送至各单位、部门并贯彻、执行。

3．会议资料文件管理。由会议专管人员对会议前后产生的有关文字、声像材料进行分类归档和管理。会议文件资料管理的目的有以下几点：

（1）对公司经营管理过程记录，为今后的经营管理工作总结经验；

（2）形成会议决议的重要内容，作为追溯的依据；

（3）针对本次会议组织过程进行总结，发现不足之处，为日后更好的筹备和举办积累经验；

（4）ISO9001程序文件的管理要求。