理论教育 如何高效布置工作任务

如何高效布置工作任务

时间:2023-05-24 理论教育 版权反馈
【摘要】:中层领导在给下属布置工作任务时,必须掌握布置任务的方法与技巧。在给这类下属布置和交代清楚工作任务后,需要你对他做出一些肢体上和精神上的鼓励与支持。员工的能力是有弹性的,如果布置的工作压力太小,下属就会产生无所谓的心态,如果工作任务压力过大,下属就会过分焦虑、担忧,也就难以发挥出最佳的工作状态。给下属布置分配任务时,要明确奖惩要求和标准,给下属造成一定的紧迫感和时间观念。

如何高效布置工作任务

一个团队的竞争力,同样离不开这个团队的领导者。工作中,有很多领导者个人能力很强,每天事无巨细地掌握团队中的所有事务,自己累得要死,员工也不领情。这样的领导者虽然做了很多事情,但是称不上优秀的领导者。

作为中层领导,不仅要统领好全局,还要给下属布置任务。你让下属做得越多,你的下属反而会感激你,分配的任务越多,得到的锻炼也就越多。那么,优秀的领导者都是如何给下属布置任务的呢?

中层领导的职责就是把重要的工作交给下属,让下属的工作技能得到锻炼,这样不仅提升了下属解决问题的能力,还可以让自己从繁杂的事务中解脱,这样双赢的局面,何乐而不为呢?但是,在布置工作任务之前,必须提前做好以下几个方面:

中层领导如何带领部属完成工作任务呢?答案就是要有目标,并且这个目标要得到所有员工的认可和支持。所以,中层领导首先要带领员工共建目标。目标就像指路明灯,可以明确前进的方向。团队有了目标就有了统一的方向。当年沃尔玛的创始人沃尔顿带领企业管理者突破瓶颈的重要经验就是共建目标。

沃尔玛在经营初期,遇到了同行业的竞争,一度经营不善,陷入困境。但是,沃尔玛创始人沃尔顿很快找到突破发展瓶颈的方法。沃尔顿向员工始终灌输的经营观念和目标是:要永远以“优于其他商家的服务质量”的理念来对待客户。这种根深蒂固的利他主义使沃尔玛公司的管理严谨有序,成为令同行叹服的超强企业——这个企业总是能谈成最优惠的价格,能及时从远方调集货物,并保持了灵活性,能够及时变通应对的优势。

当然,也许有人并不认同山姆·沃尔顿,怀疑利他主义的目的,在他们看来,沃尔玛很可能比其他企业更注重谋求利益。外人的眼光无法改变山姆·沃尔顿和其员工们对顾客的服务之心。让顾客买到质优价廉的商品,这是沃尔玛的追求。正是基于对这个目标的不懈追求,沃尔玛换来了在全世界的成功。

“良好的计划是成功的一半”,可见统筹规划与工作计划的重要性。制订工作计划是领导的重要工作职责之一。例如,需要完成什么目标,需要具备哪些条件,需要使用到哪些资源,属于公司内部资源还是外部资源(如人力、资金、资讯、设备),等等。这些都需在分析确认后才能制订出自己的工作规划或工作计划。

反之,如果目前所具备的资源尚无法完成目标时,应立即统筹与协调各方资源,必要时寻求上司的支持,以确保制订的工作计划处于受控状态。

中层领导在给下属布置工作任务时,必须掌握布置任务的方法与技巧。例如对于需要完成的目标要能结合下属具备的业务技能及时做出客观性的评估。关键点是告诉下属做什么,具体要求和注意事项,什么时候开始、什么时候结束,再征求下属的意见,等等。目的是给下属提供一切有利条件,协助下属顺利完成既定的任务目标。

1.需要完成的任务指标(告诉下属要做什么)?

2.完成任务指标的标准是什么?

3.完成任务指标,所需要使用的资源和需要哪些支持?

4.计划在什么时间开始?

5.预计在什么时间结束?

6.下属有什么不清楚的地方或补充说明。

7.当下属已经明确需要完成的工作目标后,进一步征求下属意见。

除了将工作目标及要求交代完毕外,还要根据不同年龄、性格、资历背景等对不同类型的下属加以引导,帮助他们建立完成工作目标的信心与责任感。(www.daowen.com)

对于那种好胜而自负、进取心极强的下属,在指派工作任务之后,最好使用简洁的语言来触动他那根“好胜”的神经。例如,可以告诉他说:“这个工作任务对于你来说困难吗?”在得到他带有轻蔑的回答之后,你便完成了对于“好战”类型下属的工作激励。如果你叮嘱太多只会引起他的烦躁,而且还会使他对落实目标不屑一顾。

对于不够大胆、缺乏自信心的下属,则需要你特别关注。在给这类下属布置和交代清楚工作任务后,需要你对他做出一些肢体上和精神上的鼓励与支持。例如,可以拍一下他的肩膀对他说:“依你的工作能力,完成这个工作目标,根本不算什么,放心大胆地去干。”然后再一次拍一下他的肩膀。要知道这些语言和肢体上的鼓励是非常有必要的,下属会想:上司这么信任我,只要加倍努力,必定会完成这个工作任务,一定要给上司争气,要用事实来证明我自己。

对于那些年长资历深的下属,在向他们委派工作任务时,有一点就是要特别尊重他们的情感与意见,体谅他们的难处。退一步来说,领导者已具备的职业素质、谦虚和良好的态度,也是你与这类年长下属建立良好的工作关系的关键。首先,要详细、清晰地说明这个工作目标的细节,然后可以使用一些谦虚的语言对他们说:“这个工作任务非常重要,特别是需要您的宝贵经验,如果在其他方面有什么困难或意见,希望您及时提出来,我会立即解决。”这样以诚恳谦虚的态度征求他们的意见和建议的同时,你也可以获得他们的宝贵工作经验

任何团队都不乏唯利是图的下属,那些只关心自己利益的人,不管委派任何工作任务先考虑的总是背后的利益关系。对于这类下属,可根据他的特性安排任务,如将工作任务轻描淡写不必详细介绍,否则他不一定听得进去,但有一点就是让他意识到完成这个任务会有什么利益收获,还可增设一些物质奖励刺激他的心理需求。总之,让他知道出色地完成工作任务意味着什么。一定要根据他的心理需求去刺激他,来调动提高他工作的积极性。

其实,每一个人都希望得到尊重和体现自己的价值,因为人最大的乐趣就在于去做他们想做的事。因此,在委派工作任务时,应针对不同下属类型的不同特点和需求,采取不同的方法、方式来调动下属工作的积极性。

给予下属适当的工作压力,会让他们工作起来更有激情。员工的能力是有弹性的,如果布置的工作压力太小,下属就会产生无所谓的心态,如果工作任务压力过大,下属就会过分焦虑、担忧,也就难以发挥出最佳的工作状态。因此,应根据下属的能力、条件的差异分配不同的工作任务和完成时间,一般是以时间安排紧凑、难度略高于下属能力的为佳;完成工作任务的压力来自奖罚分明和制度管理。给下属布置分配任务时,要明确奖惩要求和标准,给下属造成一定的紧迫感和时间观念。

作为中层领导,设定目标计划是完成任务的第一步,虽然好的开始是成功的一半,但也不是说目标制订完成后就万事大吉了。目标不会自动完成,需要全体员工的执行。因此,要想知道目标计划的执行情况,就需要对目标绩效跟踪,并做好预防措施:

1.要充分做好关键任务的困难分析和预估;

2.制订详细的实施计划,或者让执行者参与进来;

3.找到决定成功的关键要素;

4.提前做好应急预案或补救措施。

工作中,总会遇到一些意外工作任务或突发事件,造成额外的任务,但总得有人去做。例如,一些岗位人员生病需要安排人员顶替,或有下属手头工作突然增多一时忙不过来需要帮忙,面临的紧急任务需要加班处理等,也不乏管理者认为是临时任务,看到谁就顺手安排给谁来完成,这些临时工作最容易引起下属的不满。因此,管理者遇见临时任务时,应做好以下几点:

1.用建议的方式进行工作沟通和协调;

2.善于说服,让下属欣然接受;

3.分给职能、职责接近的下属;

4.避免把任务分配给多个下属。

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