协调理论是Malone提出的一种关于管理一组需要协同的活动以及处理活动之间相互关系的理论^[40]。该理论认为共同的目标、实现目标需要完成的活动、活动的参与者以及活动之间的相互关系等都是协调过程中的元素。

协调理论强调协调问题产生的本质在于依赖关系。协调理论认为任务之间存在着流动(flow)、共享(sharing)和匹配(fit)3种基本依赖关系^[41]。这三种类型的依赖关系由与多个活动涉及的同一资源所引起,如图3-10所示。流动依赖关系指的是当前一种活动的产出为后一种活动提供输入时形成的纵向活动之间的依赖关系。流动依赖发生在当一个活动产生一个资源被用于另外一个活动的时候,这是最为常见的依赖关系,几乎存在于所有的流程当中,同时也直观地反映在各种流程图的表达里面,如各种BPMN或BPEL模型中。共享依赖关系发生在多个活动使用同一个资源的情况下。例如,两项工作需要同一个人来完成的时候,或者两个加工任务需要用到同一台机器的时候,或者两个预算项目都希望使用同一笔资金的时候。虽然这种活动间的依赖关系通常不直观地表现在流程图中,但实际上分配共享资源毫无疑问是许多管理活动中的关键工作。匹配依赖关系发生在当多个活动共同产生一个单独的资源时。例如,当多个不同的工程师分别设计一款汽车的不同部件的时候,他们之间的工作是为了最终设计出一个可以装配在一起的汽车,从而存在着依赖关系。

虽然实际工作中所遇到的依赖关系不会如此简单,但是复杂的依赖关系通常可以看做这些基本的依赖关系的特殊化或者由它们之间的组合所产生^[42]。同样的道理,解决某个工作中所遇到的复杂依赖关系问题的方法也可以通过对解决某类简单依赖关系的方案组合而成。例如,在多人之间进行多任务分配可以被看做是一个由多个共享依赖关系组合的复杂情况。而流动依赖关系则可以根据实际情况的不同形成三个特殊化的情况:①前提条件约束(prerequisite constraints),如材料必须齐全才能开始加工;②可获得性约束(accessibility constraints),如货车必须回厂才能发运该货物;③可用性约束(usability constraints),如一个产品必须达到质量合格标准才能出厂。以上依赖关系所产生的问题在各自所处的行业或者领域都有比较普遍适用的解决办法。例如在制造业,协调前提条件约束问题可以采用精益管理方法当中的及时生产(just in time,JIT),用以减少生产准备或前后工序间的等待时间。

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图3-10　活动间的基本依赖关系模式^[43]

我们在第1章讨论业务流程柔性的定义时,提出了流程柔性的本质是在变更的过程中对业务活动进行协调的观点^[44]。其协调的主旨在于进行必要变更的同时限制变更对其他部分的影响,在业务流程管理中这种行为属于协调理论的应用范畴。

业务流程是由需要协同工作的若干活动所构成的,而协调理论所关注的正是如何管理协同工作中的各个活动之间的相关性。根据协调理论,组织中的各个角色必须解决由于各个工作任务之间的相关性所带来的限制问题。协调理论主张通过分析不同类型的相关性特征,并寻找可以管理这些类型的相关性的协调过程来解决这样的问题^[45]。这些相关性的类型以及可以用来管理它们的协调机制具有通用性,也就是说在不同的组织当中,同一种相关性可以用同一种协调机制来进行管理^[46]。分析相关性的类型是深入分析和解决业务流程柔性问题的出发点^[47]。根据协调理论的观点,流程中各个业务活动的相关性可以通过这些活动的公用对象来进行分析,而公用对象对与之相关的业务活动该如何执行进行了约束。参照对柔性定义的普遍认识,在某个约束关系中所允许的变更可以视为业务流程柔性的现象;而变更的过程,也就是变更中的协调机制可以视为业务流程柔性的能力本质。由于约束关系与协调机制是普适对应的,因此约束关系可以被用来对流程柔性进行分析。在业务流程管理的研究中,协调和管理业务活动相关性的机制已经被总结成一系列流程模式(pattern)。据此,我们有理由相信,通过对协调理论中相关性的总结和分析,可以找到实现业务流程柔性的基本方法。

最后,业务流程的设计者需要有一套经验或者类似于此的工具来帮助他构造出这样的一个可以预测的流程实现效果。经验的最大优点在于,它是被先前的实践证明了可行与否的方案。经验帮助我们减少不确定性,同时也是控制过程复杂度的一剂良药。经验可以帮助我们预测如果这样做会带来什么样的结果,这种过程与结果的关系往往具有一定的规律性。在被许多实践者证实和验证之后,这些经验被总结起来。这些经验总结具备了一定的可行性,也许还未能如同定理一样准确,却能对设计者起到很好的帮助和启发作用,这种经验的总结被称为模式。模式的本质是从不断重复出现的现象中发现并抽象出来的规律,是解决同类问题经验的高度归纳和总结。