【活动一】撰写邮件。

活动目的:掌握电子邮件的格式。

活动程序:

第一步:进入“写信”页面。

点击邮箱首页左侧的“写信”按钮，如图10－36所示，需要填写的内容包括:收件人地址、邮件主题、邮件正文。

图10－36　写信的页面

第二步:填写收件人地址。

在“收件人”一栏中填入收件人的邮件地址，例如:abc@qq.com，如果需要填入多个地址，在地址之间用“；”隔开，或直接点击写信页面右边的“通讯录列表”中一位或多位联系人，选中的联系人地址将会自动填写在“收件人”一栏中。

若你想抄送信件，请点击“添加抄送”。抄送就是将信同时也发给收件人以外的人，收件人是能看到抄送情况的。在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员，比如邮件比较重要，责任比较重大，一旦出了问题承担不了责任的时候，发信的同时就可以抄送给直接上司或者领导。

若你想密送信件，请点击“添加密送”。密送就是将信秘密发送给收件人和抄送人以外的一方，收件人和抄送人是不知情的，如图10－37所示。

图10－37　填写密送收件人地址

第三步:填写邮件主题。

主题是接收者了解邮件的第一信息，邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性，从而决定是否打开邮件。

(1)一定不要空白标题，这是最失礼的。

(2)标题要简短，不宜冗长。

(3)标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。

(4)一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

(5)可适当使用大写字母或特殊字符(如“*　!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

第四步:撰写邮件正文，如图10－38所示。

图10－38　邮件正文示例

电子邮件的格式如下:

(1)称呼

①如果有收件人的姓名的话，可以让对方感觉更加友好。

②若知道对方的性别，可以用××先生、××小姐、××女士。

③如果知道对方的身份，可以用××总经理、××经理、××董事长、×总、×董、×经理。(www.daowen.com)

(2)问候语　如果是领导或者长辈就说“您好”，如果是一般的同事就说“你好”，礼貌很重要。

(3)正文　正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。先总体表达要传递的意思，再用“第一、第二、第三、……”的格式详细描述，别人也会觉得你思路清晰，主次分明。

(4)祝福语　可以写祝您工作愉快，工作顺利，或者顺祝商祺等，表示真诚。

(5)落款　可以直接使用设置好的邮箱个性签名，写信人的全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

(6)附件　如果想要表达的信息或者材料内容较多，内存较大，也可以作为附件添加进去。

①如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

②附件文件应按有意义的名字命名，不可用看不懂的文件名。

③正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

④附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

在写电子邮件时，要采用日常办公运用的商业信函格式，使用正规的文字，不用或避免使用网络语言，诸如3Q、IFU等。尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查工具。选择便于阅读的字号和字体，中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用5号或10磅字即可。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示，最好不用背景信纸，特别是公务邮件。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

【活动二】发送邮件。

活动目的:掌握发送邮件的技巧。

活动程序:

如果收信人比较多，建议使用“分别发送”，如图10－39所示，选择了分别发送功能，原来“一对多”的群发邮件变成“一对一”单独发送，每个收件人将收到单独发送给他的邮件，收件人的心理体验会更好。

图10－39　使用分别发送

设置“其他选项”，如在商务往来中，常常需要将已发送的邮件进行保存，便于以后查看。勾选“需要回执”，对方读信的时候，你就可以收到通知，便于统计邮件的打开率。如果邮件内容很重要，为了防止外泄，还可以对邮件进行加密，对方需要获得密码才能打开，如图10－40所示。

图10－40　发信的其他选项

为了不影响收信人休息，提高邮件的阅读率，还可以设置“定时发送”，如图10－41所示。据统计，早晨上班之后和傍晚下班之前，电子邮件的打开率最高，在发送邮件时可以根据对方的作息时间来定时，特别是在国际贸易活动中，要考虑时差问题。

图10－41　定时发送

QQ邮箱还有一个独特的功能，就是撰写和发送群邮件，如图10－42所示。群邮件的功能是由群管理员来开通和关闭的，只有开通了群邮件功能，群里的成员才能发送群邮件。

图10－42　群邮件的使用

因为群邮件对群内的所有成员可见，所以不能滥发，否则可能会对群成员造成骚扰。群成员没有权限来关闭群邮件，但是可以对群邮件进行管理，比如可以选择“拒收”群邮件，如图10－43、图10－44所示。

图10－43　查看群邮件