在每一会计年度结束，新的会计年度开始时，为了保持会计账簿资料的连续性，按照《企业会计制度》规定，进行账簿的更换，使用新的会计账簿。其方法如下:

1.总账、日记账和大部分的明细账

这些会计账簿一般需要每年更换一次。年初，将旧账簿中的各账户的余额直接计入新账簿中有关账户新账页的第一行余额栏内；同时，在摘要栏内注明“上年结转”字样，并将旧账页最后一行数字下的空格划一条斜红线注销，在旧账页最后一行摘要栏内注明“结转下年”字样。

2.部分明细账

部分明细账，如固定资产明细账，因年度内变动不多，年初可不必更换账簿；又如材料明细账和债权债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账重抄一遍工作量较大，因此，可以跨年度使用，不必每年更换新账。但需在摘要栏内注明“结转下年”字样，以划分新

旧年度之间的记录。

单位所设置的备查账簿是否需要每年更换一次呢?可以跨年度使用吗?

账簿保管知识

账簿是企业中很重要的历史资料，它在清理贪污盗窃、保护社会主义财产安全完整和加强经济管理中有着极为重要的作用。因此，企业要加强对账簿的保管。

在平时，账簿的保管同会计凭证一样，由会计人员负责保管。由于活页账和卡片账容易散失，因此，每天下班时，应加锁保存，保证它们的安全完整。

年终装订成册的账簿，应造册归档保管，并由专人负责。造册归档时，要在各种账簿封面上注明单位名称、账簿名称、会计年度、账簿册数、第几册、页数并由会计主管、经办人员签章，并编制会计账簿归档登记表。

会计账簿归档登记表一式两联:一联由管理人员凭以接收入库，并签章后交会计人员(填表人)自存备查；另一联由档案管理人员留存保管。

年度终了，各账簿在结转下年、建立新账后，一般旧账可暂由本单位财会部门保管一年，期满后应由财会部门移交单位档案管理部门保管。移交时需要编制移交清册、填写交接清单，交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章，并在账簿使用日期栏填写移交日期。

已归档的会计账簿作为会计档案应妥善保管，存放有序，原件不得借出。如有特殊需要，须经上级主管单位或本单位领导、会计主管人员批准，在不拆散原卷册的前提下，可以提供查阅或者复印，并要办理登记手续。

会计账簿是重要的会计档案之一，必须严格按《会计档案管理办法》规定的保管年限妥善保管，不得丢失和任意销毁。通常总账、明细账和辅助账保管30年；现金和银行存款日记账保管30年；固定资产卡片账在固定资产报废清理后保管5年。

以中润公司2021年3月份发生的经济业务为例说明结账的方法。(以银行存款日记账为例进行结账)

第一步:写上账簿日期“2021年3月31日”；

第二步:摘要中写“本月合计”；

第三步:计算借方发生额，贷方发生额，期末余额；

第四步:在最后一行上下通栏划单红线。(www.daowen.com)

结账结果如表5-45～表5-47所示。

表5-45　银行存款日记账

表5-46　预付账款总账

表5-47　营业外收入明细账

工作实例:

见任务5.3中的任务训练案例资料。

工作要求:

根据北京飞鱼皮具有限公司2021年1月11日至1月31日业务的账簿资料，请你对银行存款进行月度结账。

工作步骤:

第一步:写上账簿日期“2021年1月31日”；

第二步:摘要中写“本月合计”；

第三步:计算借方发生额，贷方发生额，期末余额；

第四步:在最后一行上下通栏划单红线。

项目五自测题