对账就是核对账簿记录,即在经济业务入账以后,于平时或月末、季末、年末结账之前,对各种账簿记录所进行的核对。通过对账,可以及时发现和纠正记账及计算的差错,保证各种账簿记录的完整和正确,以便如实反映经济活动情况,并为会计报表的编制提供真实可靠的资料。然而,账簿记录的真实可靠并不完全取决于账簿本身,还要涉及账簿与会计凭证的关系,以及账簿记录与实际情况是否一致等问题。因此,记完账后,还应定期做好对账工作,做到账证相符、账账相符、账实相符。会计对账工作的主要内容包括以下几个方面:
1.账证核对
账簿是根据审核后的记账凭证登记的,但在实际工作中仍然可能发生账证不符的情况。因此,记完账后,要将账簿记录与有关会计凭证进行核对。其核对的主要内容包括以下几个方面。
(1)核对账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额等是否一致。
(2)借贷方向是否一致。
账证相符是保证账账相符、账实相符的基础。
2.账账核对
各个会计账簿是一个有机整体,既有分工,又有衔接,总的目的就是为了全面、系统、综合地反映企事业单位的经济活动与财务收支情况。各种账簿之间的这种衔接依存关系就是常说的勾稽关系。利用这种关系,可以通过账簿的相互核对发现记账工作是否有误。一旦发现错误,就应立即更正,做到账账相符。
账簿之间的核对包括以下几个方面的内容:
1)总分类账簿有关账户的余额核对
按照“资产=负债+所有者权益”这一会计等式和“有借必有贷,借贷必相等”的记账规律,总分类账户的期初余额、本期发生额和期末余额之间存在对应的平衡关系,各账户的期末借方余额合计和贷方余额合计也存在平衡关系。通过这种等式和平衡关系,可以检查总账记录是否正确、完整。这项核对工作通常采用编制总分类账户本期发生额和余额对照表(简称试算平衡表)来完成。其格式如表5-40所示。
表5-40 试算平衡表
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2)总分类账簿与所属明细分类账簿核对
总分类账各账户的期末余额应与所属各部门明细分类账的期末余额之和核对相符。
3)总分类账簿与序时账簿核对
如前所述,我国企业、事业等单位必须设置现金日记账和银行存款日记账。现金日记账必须每天与库存现金核对相符,银行存款日记账也必须定期与银行对账。在此基础上,还应检查现金总账期末余额与现金日记账期末余额是否相符;银行存款总账期末余额与银行存款日记账期末余额是否相符。
4)明细分类账簿之间的核对
会计部门有关实物资产的明细账与财产物资保管部门或使用部门的明细账定期核对,以检查其余额是否相符。核对的方法一般由财产物资保管部门或使用部门定期编制收发结存汇总表报会计部门核对。
3.账实核对
账实核对是通过对货币资金、实物资产和往来款项的盘点或核对,确定其实存数,查明账存数与实存数是否相符,并据以调整会计账簿,保证账实相符的一种专门方法。通常称之为财产清查。它既是会计核算方法的重要组成部分,又是会计工作的重要环节。其具体核对的内容包括以下几个方面:
(1)库存现金日记账的余额应与实际库存现金核对相符。
(2)银行存款日记账的收、付记录及余额应与银行的对账单记录及余额核对。
(3)各种应收、应付款账户的余额,应与有关债权、债务人核对。
(4)各种税金、应交款账户的余额,应与监交机关核对相符。
(5)财产物资明细账的结存数,应与清查盘点的实存数核对相符。
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