(一)增强管理者的风险意识
企业对风险的关注与否直接影响其发生的可能性,单位决策者务必要提升风险意识,做好计划准备工作,并按照自身资金状况,人员素质全面评估云平台供应商的服务。比如,按时间制定详细的规划,循序渐进,成立管理小组,提升相应职能组织或部门的地位,做到广泛、系统、具体的风险管理,做好事前防控,将损失迹象扼杀在摇篮里,最大限度地降低后续不利影响,同时,作出选择何种云平台之前要制定合理的计划,比如,在正式使用云平台之前先与云平台供应商协商进行试用,同时继续使用传统的会计信息化软件,通过两种方式并行使用,发现该平台是否符合企业的预期,为正式使用奠定基础。
(二)充分了解云服务商服务水平,选择合适云平台
企业在选择云平台时,要综合企业情况,适当选择一些大型供应商开发的平台,因为它们自身实力雄厚,信誉也较高,由于规模优势,提供的价位应该也会低一些,而且用户越多,平台的监控防御就越完善,这些都是企业需要考虑的问题。
(三)慎重签订服务等级协议
签订服务等级协议时要选择合适的服务水平。由于服务等级协议约定关于提供连线传输与相关服务品质的保证,是企业与云会计平台供应商之间签订的界定两方权利义务关系最重要的文件。企业可以根据需求选择不同的服务等级,比如,黄金、银、铜与标准级的服务,其主要不同在于较高的服务级别在网络堵塞时被置于较高的使用顺位,类似于银行VIP服务。—般而言,对大型企业来说,对服务等级的要求较高,对中小企业满足基本的信息安全及网络流畅即可。
(四)加强数据信息的风险防控措施
1.通过技术手段加强数据安全保护
云计算本身作为一种计算机技术,安全防护首先要考虑的自然是技术手段,其核心是借助不同方式和功能来保护数据安全性,包括对会计信息访问权限进行设置、设置电脑对来历不明的软件拒绝安装以及定期数据备份,从而预防信息被泄漏或非法使用。比如可以采用数据加密的方式,通过专业设备才可以打开文件,如同银行优盾一样维护数据安全。
2.对云端的数据进行监控
对于资源池中的数据要时时监控,一方面,通过设立云安全体系,对识别出的异常程序进行隔离,并将情况反映给技术人员,方便及时处理预防非法入侵;另一方面,对于业务处理是否正常也要进行监督,定期将数据处理失败情况进行反馈,对于重大的问题及时通知用户并进行维修。
3.强化内部控制机制(www.daowen.com)
云服务平台是一个相对开放的平台,企业通过付费获取接入权限,因此在使用过程中要加强内部控制管理:(1)访问资源池中的数据应该设置相应的权限,按人员类别授权范围设定权限,登陆时可以结合指纹和面部识别技术对操作人员的合法性进行监控;(2)设立岗位不相容制度,通过对会计岗位进行调整,各个操作人员之间相互制约,录入和审核相分离,单独的一个人不能完成交易,以满足云会计背景下的企业管理需求;(3)完善单位内部管理体制,制作一套流程,要求员工严格按照工作流程进行操作,并进行相应监管。
(五)加强云会计组织建设
1.加强宣传云会计的优势,增强员工认同感
人员抵触是云会计不能在企业有效实施的关键因素,可能会有较高的人员离职的风险,因为心理安抚工作做不好,人员转型不适应,他们对于新事物会有抵触情绪,所以,务必要加强引导,及时告知员工单位的一些安排,避免负面情绪的出现,听取员工的想法,按照意愿以及单位转型的需要给他们安排合适的工作岗位。要求企业采用人性化管理,对员工定期培训,宣传企业文化和云会计带来的便利,提升大家积极性。
2.利用云平台推动财务业务一体化
财务共享服务中心的财务系统与下属范围单位的业务系统通过云平台构成协同互动关系,企业的会计工作的重点将从基础的财务核算转移到财务分析及决策上来:(1)将单位的财务人员重新分配,由负责决策的仍然留在总部,一部分业务素质和财务素质都比较高的人员可以安排到下属的项目部,利用专业的财务专业知识和方法帮助企业实现降本增效、营销策划、流程改造及风险管控策略设计;(2)由于对财务工作人员要求的提高,需要企业财务负责人或者是各项目部骨干定期为财务工作人员培训,要让他们不仅熟悉财务知识同时也精通业务知识,拓展财务人员的角色,为单位提供更好的服务。
3.合理划分组织职能,实施全面预算管理
企业应用云会计后,传统的财务资金控制减弱,管理功能加强,实物与账上的数据信息的真实性难以察觉,因此应用云会计后要结合自身情况,全面监督企业财务状况,管理人员要提升自身素质,做到读懂企业报表,财务人员也要及时汇报,合理安排组织结构,及时作出预算,项目结束后要跟预算进行对比看是否有超支情况,以此来降低企业的风险。
4.对人员进行定期培训
在互联网时代各种数据信息更新非常快,云会计平台也在不断根据会计准则和企业需求的变化进行调整,企业人员如果没有发现系统进行了更新仍然按原来的方式进行账务处理,可能会产生偏差,甚至错误,因此,云平台供应商要及时将系统更新的通知发放给企业,并可以采用远程培训和现场培训相结合的培训方式。
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