(一)“业务驱动”型一体化运作流程
1.产生背景条件
在业务管理基础比较扎实的单位,因管理的需要,财务与业务信息处理一体化实现的模式可选择“业务驱动”型一体化体系结构。该结构不同于传统的、需求导向的“目标驱动”体系结构,它是指当某一特定的经济业务发生时,整个处理过程是在“业务驱动”下进行,财务系统和业务系统将围绕着该项经济业务有序地进行数据处理和信息加工。
也有学者提出,在信息处理一体化流程设计中,必须打破传统的财务流程,充分发挥网络信息技术的优势,引入计算机的“事件驱动”概念,建立基于业务事件驱动的财务与业务信息处理一体化流程。“事件驱动”主张按照使用动机不同,把信息划分为若干种事件,并设计相应的“事件过程程序”模型。
2.指导思想
企业的经济业务发生时,事件探测器实时取得相关信息,如实记录业务事件,传递到业务事件处理器,业务事件处理器按标准化的信息处理规则,将企业的财务信息、业务信息和管理信息集中于一个数据库;同时驱动控制器实时控制各业务事件。通过数据库驱动下的动态会计平台,将实时会计凭证保存在数据库中,为报告工具提供素材;动态会计平台为会计信息使用者提供服务。报告工具生成的财务报告信息和管理决策信息为会计信息使用者提供决策辅助功能。
3.流程图
“业务驱动”型财务与业务信息处理一体化流程见图3-8。
当要输出相关信息时,具有数据使用权限的“授权”人员通过报告工具自动输出所需财务报告信息和管理决策信息。只要合理准确表达需求的意愿,用户就可以实时获得所需的管理信息和决策信息。这种方式能最大限度地实现数据共享、实时控制经济业务,真正履行会计的控制职能。
图3-8 “业务驱动”型财务与业务信息处理一体化流程图
(二)“财务驱动”型财务与业务信息处理一体化
1.产生的背景
由于业务部门和财务部门的基础数据结构、信息流路径、专项系统要求等方面的差异,财务应用与业务应用不能简单地实现无缝对接,这也是目前实现财务业务一体化管理的主要困难所在。长期下来,形成财务部门在企业职能部门中处于领导地位的态势,财务部门信息化建设的需求,指引着整个企业管理信息系统建设的发展。随着企业竞争环境的加剧,各方对财务信息质量的要求逐步提升,要求财务部门快速提供深层次、全方位的财务信息,因此财务部门迫切需要提升与业务职能部门的整合度。考虑到财务应用软件已经比较成熟,而且所用软件多由财务软件扩展而来这两个特点,财务与业务信息处理一体化可以采取“财务驱动”型。
2.指导思想
鉴于企业财务系统推行的时间比较早,经验丰富,相对完善,可以先把财务系统与企业的购销存业务系统集成起来,同步管理企业的物流、资金流、信息流,进而向其他业务系统拓展。这样财会部门就延伸到企业的各个业务部门,借助先进的网络信息技术,财会人员的视野更加开阔,就可以站在企业全局的角度,利用实时信息控制企业经营管理的全过程,真正发挥一体化系统的监督和控制职能,为各级管理职能部门提供管理、决策上所需要的及时准确信息,改变了企业运行模式和管理机制,提升了企业的信息化管理水平。(www.daowen.com)
3.流程图
“财务驱动”型财务与业务信息处理一体化流程见图3-9。
图3-9 “财务驱动”型财务与业务信息处理一体化流程图
“财务驱动”型财务与业务信息处理一体化流程中,强调以总账系统为核心,总账系统是财务信息和业务信息的归集库。业务事件数据按规则处理后,进入数据库,通过财务部门服务器,传递到总账系统,再由总账系统生成会计信息使用者使用的财务报表和财务报告,而业务系统产生的业务信息直接为企业管理者的决策提出支持和服务。
(三)“财务业务双驱动”型财务与业务信息处理一体化
1.产生背景
在传统工业经济时代,企业的生存状况往往由经济业务规模决定,经济业务规模越大、市场占有率越高,企业生存、发展和获利的目标越容易实现,企业的发展前景越好,长期积淀形成了“大业务、小财务”的管理思维。这一思维的依据是财务部门是不会创造价值或使价值增值,只是为了给企业管理者提供财务报告,以表明其经营管理取得的业绩、财务上存在的问题、现金流是否充沛和履行受托责任的状况。因此在企业工作流程和管理流程的设计中,往往是以消费为导向,视消费者需求、顾客满意度为生命线,从业务模式出发,设计使经济业务流程顺畅、高效的工作流程,而财务会计流程则是从属和被动地适应经济业务流程的需要,从而使得财务、业务流程之间很难对等和沟通,而且导致了财务工作流程不流畅,内耗环节多,控制难度大,无法满足企业内外部信息使用者的针对性和实时性的需求。
在网络经济时代,经济全球一体化实现了生产因素在全球范围内的配置,需要财务与业务信息处理一体化,以财务、业务两个流程的双向驱动关系为指导思想,在充分认识财务工作具有价值创造功能(财务的本质就是对资本的价值管理,实现价值的保值和增值)的基础上,实现财务与业务信息处理一体化。改变以往由业务流程推动财务流程变革或由财务流程推动业务流程单边单向的作用观念,明确地认识到为增加资本的价值,增加顾客价值、提高顾客满意度、满足市场需要,是企业经营管理活动的根本目的,而财务、业务部门均应换位思考,视对方需求为自己的需求,这样才能从观念上改进服务质量,提高服务水平,促进实施财务与业务信息处理一体化。
2.指导思想
财务与业务信息处理一体化系统是一个高度集成的系统,当业务事件发生时,业务操作人员和财务人员将企业所有与业务相关的数据汇总输入一个数据库,自动生成会计凭证,该数据库最大限度地存储了财务系统和业务系统的数据,这样有利于各类相关人员输出所需的信息。财务与业务信息处理一体化系统通过物理和逻辑的内在联系,把业务系统和财务系统集成在一起。通过网络信息技术的使用,避免了数据的重复收集和不完整情况的发生,既简化了流程,又最大限度地实现了企业的管理目标。在一体化系统中,完整的业务处理过程是众多子系统联合作业的结果,这些了系统的联合作业依存于系统内部所形成的业务处理和数据传递的逻辑机制。一体化的集成性集中表现为财务部门与购、销、存各部门共同拥有一个作业环境,并在某些环节由于共同处理一项业务而体现出作业交叉融合特点与数据共享优势。
3.流程图
“财务业务双驱动”型财务与业务信息处理一体化的实现设计如图3-10所示。
图3-10 “财务业务双驱动”型财务与业务信息处理一体化的实现设计
“财务业务双驱动”型财务与业务信息处理一体化是企业财务与业务信息处理一体化的高级阶段和理想目标,它有效地克服了财务数据和业务数据口径不一致、衔接不流畅的现实弊端,有效整合了财务流程、业务流程和管理流程,构建了企业决策支持系统,实现了真正意义上的一体化处理。在网络环境下,资金流是核心,商流是动机和目的,信息流是条件和手段,物流是过程和保障。通过企业财务与业务信息处理一体化,物流、资金流和信息流同步,及时准确、充分而畅通的商流、物流、信息流、资金流可以加快商品流通速度,提高存货的周转速度,防止资金的闲置沉淀,降低资金使用成本,满足企业内外部不断变化的资金需求,提高资金使用效率,保证资金的合理流动,增加客户满意度,为企业的生产经营、财务决策提供有效支持。
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