理论教育 网络背景下企业财务与业务信息处理一体化的必要性

网络背景下企业财务与业务信息处理一体化的必要性

时间:2023-05-23 理论教育 版权反馈
【摘要】:财务与业务信息处理一体化是会计信息化的发展方向,为会计信息化提供了强劲的内在推动力。会计信息化只有充分利用网络平台的技术优势,借助财务与业务信息处理一体化,实行动态管理,集中决策,控制风险,才能提高会计管理工作的效率。财务与业务信息处理一体化自然成为会计信息化的加速器。网络环境下财务软件尚不成熟,尚未发挥技术和管理相结合的叠加优势网络环境下财务系统开发,无法满足会计信息化管理的要求,有待深层开发。

网络背景下企业财务与业务信息处理一体化的必要性

(一)网络环境财务功能升级的突破口

1.财务与业务信息处理一体化强化了网络财务的功能

网络环境下财务的主要功能有:管理功能、财务功能、集成功能。财务与业务信息处理一体化充分体现了网络财务的三项主要功能。一体化体现了管理方法和手段的创新,延伸了财务管理的范围和效能,彰显了网络财务与企业经营业务的集成效应。传统的理财模式由于受当时信息技术不完善、思想认识保守、网络安全机制不完善等瓶颈的制约,主要以人工操作、手工核算为主,信息化程度不高,企业会计核算所完成的对经济业务确认、计量、记录和报告工作与财务管理所完成筹资投资、用资和利润分配等工作大多是通过手工操作,或者基础工作是手工操作。处理量大、速度慢、成本高、产出低,财务报表汇总有延时性是其明显的缺陷和恰如其分的写照。随着网络信息技术的发展与普及,网络理财成为会计核算、财务管理的主旋律,业务单据、会计凭证、会计账簿和财务报表和管理报告均通过智能化的一体化软件自动生成,财务信息和业务信息的收集、传递、加工和分析,借助可靠的系统接口这一快捷通道来完成,达到财务与业务信息处理的同步一致性和一体化,改变了传统理财模式下财务游离于、滞后于业务的状况,实现高效、快捷、低成本理财。在财务与业务信息处理一体化的支持下,网络财务即时反映企业财务状况和经营成果,实时分析管理漏洞,防控管理风险,为决策者提供及时准确决策报告和决策信息。网络财务功能的升级必然选择财务与业务信息处理一体化作为突破口。

2.财务与业务信息处理一体化彰显了网络财务的核心能力

网络环境下财务是企业信息化发展到一定阶段的产物,是企业信息化对传统财务模式的优化组合。网络财务的优势是通过获取、加工、处理、检索信息来实现财务与业务的协同。而对信息操作的能力主要取决于企业财务与业务信息处理一体化程度,企业财务与业务信息处理一体化程度的高低决定网络财务的实施水平。网络财务的实施水平与企业财务与业务信息处理一体化的发展水平紧密相关,实施网络财务需要网络信息技术发展到一定水平,企业的物流、资金流和信息流同步生成,财务业务协同;同时,企业若要实现财务与业务信息处理一体化,必须走一条以网络财务为目标,循序渐进地实现道路,从企业内部出发,实现集成化和网络化的管理,立足企业自身,以供应链协同管理为指导,跨越企业的边界,兼顾企业、客户、供应商之间的利益关系,实现三方多赢。所以,财务与业务信息处理一体化是网络财务核心能力的完美体现。

(二)推进会计信息化的加速器

1.财务与业务信息处理一体化的程度体现了会计信息化的程度

一个国家要实现国民经济信息化和社会信息化,其前提和要素之一就是企业信息化,而企业信息化的基础是会计信息化。会计被定义为“是一个以提供财务细节为主的经济信息系统”,而它作为一个信息系统,如果达不到信息化的标准和程度,那么,其提供的会计信息质量就无法保证。财务与业务信息处理一体化是会计信息化的发展方向,为会计信息化提供了强劲的内在推动力。

由传统会计到会计电算化再到会计信息化,会计经历了渐进式的变革:沟通方式由单向、静态、片面的交流转变为双向、动态、交互式的互动沟通,思维方式由线形、平面、单一转化为网状、立体和多元化,反馈机制由被动变为主动。

美国会计未来学家鲍勃·埃利奥特(Bob Elliott)曾预言信息技术是会计迎来第三次浪潮的催化剂。在美国注册会计师协会发起的“注册会计师视角”能力项目中,会计人员的首要竞争力和首要服务中都有技术的身影。由于计算机网络具有信息共享、分布处理、集中控制、数据集成等功能特点,加之,会计具有数据源头分布范围广、数据采集工作量大、数据处理要求严格、数据传输要求及时、信息反馈要求准确、信息存储安全度高的特点,计算机网络成为会计信息化的第一平台。会计信息化只有充分利用网络平台的技术优势,借助财务与业务信息处理一体化,实行动态管理,集中决策,控制风险,才能提高会计管理工作的效率。财务与业务信息处理一体化自然成为会计信息化的加速器。

2.财务与业务信息处理一体化加强了应用软件的开发

会计信息化在我国企业取得了一定成就,如某些通信技术有限公司不断探索新的ERP软件和专业财务软件,在提高财务效率的同时,也大大缩减了财务人员等人力资源的投入。通过一体化软件的监控、管理,有效节省了报表的合并、分析时间,降低了应收账款和存货周转的时间,并有效控制了相关的费用预算。根据对我国中小企业应用财务会计软件状况的调研结果可以看出,尽管市场上充斥着形形色色的财务会计软件,但是由于这些功能模块没有充分挖掘其效能,因而没有和其他系统形成更好地融合。目前,在决策型财会软件中,常用的功能模块如账务处理、报表编制和工资核算应用率分别为67%、85%、87%,但是其他模块的应用率就比较低。由于这些模块还没有与企业中各个职能部门和企业价值链实现有效对接,所以还称不上是真正意义上的会计信息化。

会计信息化在我国的实施主要体现在一些大型的企业集团,主要是会计信息化的投入比较大,大型国有企业资金实力雄厚,大型企业科学管理水平要求较高,对会计信息化的需求比较旺盛。会计信息化建设是一个不断发展的动态过程。在我国实施会计信息化过程中仍然还存在一些亟待解决的问题。

(1)会计人员的思维有待转变,没有把会计信息化提升到先进管理理念的高度

目前大部分企业会计软件的使用只不过是让会计人员从计算机输入取代纸笔介质,尚未从手工账的思维方式中转换过来,把企业会计软件仅仅理解为解放手工劳动的工具,往往还依赖Excel编制的手工账。不转变观念,过于依赖手工账,不但没有解放会计人员反而制约和束缚他们自身工作的开展;不是更加简洁,而是要准备两套账,浪费的资源更大,投入的人员和精力更多,效果却不尽人意。因此,需要会计人员转变思维,把会计信息化提升到先进管理理念的高度来认识,在管理模式和管理效率的改变方面,它具有革命性和里程碑式的意义。

(2)网络环境下财务软件尚不成熟,尚未发挥技术和管理相结合的叠加优势

网络环境下财务系统开发,无法满足会计信息化管理的要求,有待深层开发。会计信息化的重要一环就是网络财务软件的开发和应用。从实际使用效果来看并不理想,仍存在数据采集延时、信息传递渠道不畅、信息加工彻底、信息反馈不及时、财务系统与业务系统链接不流畅等现象,距离会计信息化管理的要求的目标差距较大,需要网络财务软件进行深层开发。网络财务系统构建的目标是能通过企业内部网,把会计信息系统和企业内部各部门的信息模块融合对接起来,发挥技术和管理相结合的叠加优势。从网络财务系统开发的实际来看,尚未实现软件技术与企业财务管理实际紧密结合,网络财务系统开发要与企业管理的实际需要对接,不断改进和更新软件技术。管理需要软件,软件要有管理,把二者很好地结合起来,才能共同开发出符合企业管理需求的网络财务系统。

3.夯实财务与业务信息处理一体化基础,加速会计信息化的实现(www.daowen.com)

(1)会计信息化的实现路径是从内部优化走向外部融合

会计信息化是一个庞杂的系统工程,同时也是知识经济时代的必然趋势。其实现路径一定要遵循从内而外的规律,重视财务人员对于信息化和业务处理的培训,必须培养一批具有复合型知识结构的管理人员和专业财务人员;必须提高会计信息系统的安全性。在合理的内部管控模式下,借助网络信息技术,将社会信息、市场信息、供应商和分销商信息等作为管理和应用对象,完善网络背景下信息处理一体化运行与维护的机制。而企业财务与业务信息处理一体化就是基于安全、效率、扩大边界的基础上发展的。

(2)会计信息化成为一体化实践投入的基础

在建设投入实践方面,雪佛龙·德士古(Chevron Texaco)公司、壳牌公司、埃克森美孚公司在信息系统建设方面每年投资额约占公司总销售额的1%左右。英国石油(BP)公司仅信息化投入勘探开发板块,每年就超过20亿美元。国外大型公司在信息化建设的集成化管理、实时控制、信息化建设组织保障、信息化人才培养以及对外合作方面的综合实施,保证了会计信息化建设效果。会计信息化整合企业的生产过程、财务流程、管理流程,提供了全新的会计信息生产供应方式,及时、准确地向企业各层管理提供充分和有用的会计决策信息支持,提升了会计信息价值,以便对企业内外需求做出快速、有效反应。企业财务与业务信息处理一体化基础扎实,有利于实现会计信息化的目标,为企业的发展战略和目标服务。

会计信息化是会计发展史上的第四个里程碑,对会计理论及会计实践都将产生深远的影响。顺应企业管理网络化、信息化的时代背景,财务与业务信息处理一体化成为会计信息化的加速器,也是提高企业的综合管理水平的必然要求,具有无比优越的市场需求前景和强大的生命力。

(三)提高企业核心竞争力的必然选择

普拉哈拉德(C.K.Prahalad,1990)和哈默尔(Gary Hamel,1990)认为核心竞争力就是“企业内部的积累性学习,尤其涉及如何协调多种生产技能和整合多种技术流的问题”。企业核心竞争力是由企业拥有的核心资源所表现的竞争优势,使企业能在竞争中取得可持续生存与发展的核心能力,是企业长期竞争优势的源泉,即企业只有能够比竞争对手创造更大顾客价值的能力。进入互联网时代,企业拥有的核心资源越多,则企业对市场环境反映的速度越快,企业的核心竞争力越持久,企业具有的竞争优势越明显。

1.企业核心竞争力的提升需要“五流”集成融合

对一家企业而言,物流、资金流、信息流和价值流基本概括了其经济运行状况。企业经营的好坏,与这些价值链条上的要素有关。财务与业务信息处理—体化通过信息技术为媒介,将物流、信息流、资金流和价值流有效统一。其中,以商流为主体,推动整个过程的有序进行,以物流为起点,联系供销环节,以资金流和信息流为载体贯通运营过程,以价值流为目标,建立全新信息处理运作方式。通过开展电子商务,借助网络平台发布供需信息,推行财务业务一体化软件,极大地提高了企业的经营效率。企业实现了财务与业务信息处理一体化之后,在制度、生产和管理领域,整合优化各种资源,发生了突出的改变。

在制度建设方面,一体化促使企业管理制度创新;在生产领域方面,财务与业务信息处理一体化促使企业技术创新,数字化和个性化的技术创新,更好满足顾客需求;在管理领域方面,一体化促使企业管理模式和管理流程上创新,统筹上下游企业之间的成本梯度消耗,有效避免不合理的、过度的成本转嫁,巩固了上下游企业之间的战略联盟,实现多赢的局面。总之,财务与业务信息处理一体化集成了企业商务活动中的商流、物流、信息流、资金流和价值流,加强了企业整合内、外部要素资源的能力,扩大了企业的竞争视野和竞争边界,提高了企业的核心竞争力。

2.对环境的不确定性,具有很强的应急性和鲁棒性

在财务业务处理过程中,会遭遇市场的不确定性,客户关系管理的不确定等问题,如果处理这些不确定性方法选用不当,将会给企业带来重大的隐患。因此,在实施财务信息化的过程中一定要把系统的应急性和鲁棒性作为一个很重要的因素来考虑,这样才能增强企业的市场竞争能力。由于企业财务与业务信息处理一体化系统充分考虑了系统的这些特性,使得在面对环境的不确定性时从容应对,提升了企业的信息素养,使企业具有良好的信息免疫能力,极大地提升了决策者的信息处理能力。

环境的不确定性需要财务信息系统与业务操作系统进行数据对接,这需要财务与业务信息处理一体化系统,具有一定的通用性和预见性,在财务业务信息处理系统设计时,留有标准的数据接口,一体化系统的数据自成文件,按照标准化、规范化的格式设计存放,扩展了一体化系统的扩展空间和外界的应急反应性。

3.在时间上的动态性有助于提升企业核心竞争力

第一,财务与业务数据的采集方式是动态的。无论来源于互联网的数据,还是局域网的数据,无论是企业组织内部的数据,还是企业组织外部的数据,被采集时,都先存入相应的服务器,并实时送到财务业务一体化系统中等待处理;第二,财务与业务数据的实时处理是动态的。在财务业务一体化系统中,财务与业务数据一经输入,就会通过一定的功能模块,对数据进行一系列程序化的加工、操作和处理,以保证数据能够动态地反映供应商、客户、竞争对手的状况;第三,企业竞争也由最初的产品比拼,演化为现在以技术、产品、服务、人员综合能力的企业商业智能的竞争,信息管理已成为企业战略性管理。财务与业务数据采集和处理的实时化、动态化,使得信息接受数据库管理系统的统一管理,使企业决策者能充分利用管理信息做出管理决策。信息使用者通过一体化系统访问企业的数据库,及时地获取原始信息,并借助数据库强大的信息处理能力加工有关的信息,将数据信息转化为企业核心生产力,提高了管理信息的时效性,提高了企业对市场快速反应能力,全面提升了企业响应由场决策的能力。

为保证提升企业核心竞争力的目标和战略的实现,企业应从以下几个方面来提高企业执行力:其一,在制度上保证科学合理的财务与业务信息处理一体化的规划流程制定工作,使得企业的战略目标与管理职能目标相契合。其二,利用KPI体系来规范财务人员、业务人员和管理人员的职能和责任,合理划定他们的责任范围和责任边界。其三,加强管理人员的信息化培训,提高其信息化的素养。其四,建立完善财务信息和业务信息的预警和反馈系统,对战略执行的进程和效果进行定期和不定期的检测、追踪、评估和控制,发现问题及时干预和解决。

企业实现了财务与业务信息处理一体化后,在企业经营管理和核心竞争力上发生了明显改变:全面更新和提升企业经营管理理念,不断提高员工素质,企业核心竞争力不断加强:凭借现代化的管理信息平台,逐步规范基于流程管理的业务处理,提高了管理信息透明化和管理控制的有效性:财务与业务信息处理一体化改变了业务处理方式和管理方式,促进企业管理方式的创新:财务与业务信息处理一体化促进企业加强基础工作,实现了财务业务信息高度集成与共享;财务业务流程的优化和信息传递方式的改变,极大地提高了业务和管理工作的效率,改善管理控制和管理效率的矛盾,实现财务信息与业务信息的有机融合:增强企业管理决策能力,提高企业的长久可持续发展能力,提供了多角度快速查询、统计和分析信息的渠道。

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