事项驱动财务信息系统建立在三库理论基础上。三库是指事项库、方法库和目的库。
事项库存放企业发生的有关业务事项的原始信息,属于财务信息系统的输入端。来自各种来源的大量数据产生后都存放在事项库中。方法库提供处理信息的各种规则、方法、模型和知识,属于系统的加工处理端。目的库与事项库及方法库相连接,存放由事项库与方法库相结合产生的信息视图,它构成了输出端。三库各自独立,并独立于程序之外。事项是参数,随时间而变;方法是手段,相对稳定;参数与手段结合,就可加工产生新的目的数据。事项库、方法库和目的库的有效结合可以增强实时处理的及时性并降低复杂性。
具体而言,事项库是企业各种业务事项产生的所有数据的动态集合,包括财务信息和非财务信息。为了实现从业务事项到事项库数据的转换,可以采用前述的REA/REAL分析模型。该模型可以分析企业的现实业务活动,从而清晰反映事项的细节。它把事项作为一个实体,事项与事项之间发生触发和被触发联系。其次,它将在某事项过程中涉及的资源、参与者和地点作为实体,即事项与资源、参与者和地点发生联系。在此基础上,将逻辑结构设计中分析出的实体与联系转换为关系模型即可构建事项库。由此用户可以容易地获取比较完整的事件数据。
事项库中存储的海量标准化源数据是系统的信息源,可以满足所有用户的信息需求,并且使信息真正做到同出一源。例如,当用户需要了解公司关联方交易的具体细节时,可以追溯到企业与关联方发生的各项交易的详细记录,这样显然比会计报表附注中披露的交易金额及所占比例等更具相关性。需要注意的是,事项库中包含企业大量的商业机密,因此对事项库的访问必须进行严格的权限管理。如一般投资者可能只能查询固定资产原值和折旧的分类数据,而企业的主要贷款银行则可以查询到每项固定资产的详细情况。
方法库可以为用户多视角分析、加工和挖掘数据提供工具支持。对不同的用户而言,同一个事项很可能具有不同的信息内涵。方法库可以基于各种不同的规则、模型等对事项数据进行加工,从而满足用户的多样化信息需求。常用的基本工具由系统预置,用户可以根据需要对其进行修改及更新,还可以在方法库中不断添加新的方法、模型和规则等。在方法库的支持下,既可以根据某个方法和模型对原始数据进行详尽的数据分析,也可以根据会计准则的严格规定对会计事项进行相应的核算处理,并产生标准化的财务报告。(www.daowen.com)
目的库负责接收用户要求,进行人机交互,并根据各种模板生成相应的报告,为用户提供各种视图输出。同时,目的库还负责存储按用户需求生成的输出信息。由于目的库中的模板可以由用户自定义,所以其输出并不局限于传统的财务报告格式,可以方便地实现财务报告的个性化呈现,从而使用户能积极参与到财务报告的供给过程中。
目的库与使用者的接触最为密切,因此目的库的创建必须强调用户友好性。尽管事项法认为企业只负责提供事项数据,而加工是用户自己的事,但在实务中由于用户的专业素养参差不齐,难免有相当部分的非专业用户在面对海量的事项数据和众多的处理方法时感到无从下手,陷入“信息超载”的困境。因此,详尽的在线帮助显得十分必要。
例如,目的库可以提供事项目录及方法模型目录,提供搜索建议,并对事项的基本内涵及各种工具的使用方法进行说明。此外,系统还可以追踪最常被使用的事项、工具及使用者类别,从而为用户的选择提供参考。
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