做账规则中规定,账簿记录中产生的各种错误,只能采用相应的正确的错账更正方法予以更正。根据错账的情况不同,错账更正的方法主要有划线更正法、红字冲销法、补充登记法三种。
1.划线更正法
(1)适用范围
在结账以前,编制的做账凭证没有错误,而发现账簿记录中的文字或数字有笔误或计算错误。
(2)修改方法
更正时应先将错误的文字或者数字划红线注销,但必须使原有错误的字迹仍可辨认出来,以备查考;然后用蓝字在划线的上端填写正确的文字或者数字,并由做账人员在更正处盖章,以明确责任。对于错误的数字,应当全部划红线更正,不得只更正其中的错误数字;对于文字错误,可只划去错误的部分。
2.红字冲销法
(1)适用范围
编制的做账凭证的会计科目错误或者方向错误,造成的账簿记录错误;编制的做账凭证的会计科目和方向没有错误,只是所记金额大于应记金额,造成的账簿记录错误。
(2)修改方法
更正时,先用红字金额填制一张内容与原来错误凭证相同的做账凭证,其中“摘要栏”注明“更正第×号凭证的错误”,并据以用红字金额登记入账,冲销原来的错误记录;然后再用蓝字金额填制一张正确的做账凭证,并据以登记入账。如果原做账凭证中应借、应贷的会计科目无误,但金额有错,所记金额大于应记金额,可将多记金额用红字填写一张与原凭证相同的做账凭证,并据以用红字金额登记入账,冲销多记的金额。
案例分析3-1:使用红字冲销法修改错账
企业用支票购买办公用品,共计500元。填制做账凭证时,误将“银行存款”科目记为“现金”科目,并已登记入账:
发现错误后,先用红字金额填制一张与原错误凭证相同的做账凭证,并用红字金额登记入账,冲销原来的错误记录:(www.daowen.com)
再用蓝字金额填制一张正确的做账凭证,并用蓝字金额登记入账:
案例分析3-2:使用红字冲销法修改错账
从银行提取现金16 800元,准备发放工资。根据现金支票编制做账凭证时,金额有误,并已入账:
误记金额大于应记金额,差额1 800元。发现错误后,将多记金额1 800元用红字填写一张与原凭证相同的做账凭证,并用红字金额登记入账,冲销多记的金额:
3.补充登记法
(1)适用范围
编制的做账凭证的会计科目和方向没有错误,所记金额小于应记金额,造成账簿记录的错误。
(2)修改方法
将少记金额用蓝字填制一张与原凭证相同的做账凭证,并用蓝字登记入账,弥补少记的金额。
案例分析3-3:运用补充登记法修改错误
远大公司从本企业车间领取原材料10 900元用于本企业的在建工程,在首次做账时在填写做账凭证时出现错误,其做账凭证如下:
后发现实记金额小于应记金额,差额900元。发现错误后,将少记金额900元以蓝字填写一张与原凭证相同的做账凭证,并据以登记入账,弥补少记的金额:
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