备用金是指财会部门拨付给企业内部各单位周转使用的现金。备用金有两种管理制度，即非定额备用金制度和定额备用金制度。前者采用先领用，用后报销，一次结清的办法，一般通过“其他应收款”科目进行结算；后者采用事先核定定额，专人一次领出，用后报销，补足定额，周转使用的办法，一般可增设“备用金”科目进行结算。在定额备用金制度下，财会部门拨付备用金时，借记“备用金”科目，贷记“库存现金”科目；报销备用金支出并补足定额时，借记有关费用科目，贷记“库存现金”科目。

非定额备用金管理是指用款单位根据实际需要向财会部门借款，凭各种支付凭证向财会部门报销时，作为冲减备用金处理，如需再用，重新办理借款手续。这种方法适用于预借差旅费等备用金的管理。

【例3-3】职工张强出差采购物品，预支备用金200元，出差返回报销差旅费180元，并交回多余现金20元。

1）领出备用金时，根据付款凭证，作会计分录如下。

借：其他应收款——备用金（张强） 200

贷：库存现金 200

2）报销差旅费时，根据差旅费报销单，作会计分录如下。

借：管理费用 180

库存现金 20

贷：其他应收款——备用金（张强） 200(www.daowen.com)

定额备用金通常是根据用款单位的实际需要，由财会部门会同有关用款单位核定备用金定额并拨付款项，同时规定其用款和报销期限，待用款单位实际支用后，凭有效单据向财会部门报销，财会部门根据报销数用现金补足备用金定额。

【例3-4】1）诚达建筑工程公司对某部门实行定额备用金制度，财会部门根据核定的备用金定额8000元，开出现金支票拨付。编制会计分录如下。

借：备用金 8000

贷：银行存款 8000

2）某部门向财会部门报销日常办公用品费2000元，财会部门经审核有关单据后，同意报销，并以现金补足定额。编制会计分录如下。

借：管理费用 2000

贷：库存现金 2000

建筑企业必须建立和健全备用金的预借、使用和报销制度，并指定负责人管理。各内部单位或个人按规定领取备用金时，一般应填制一式三联的借款单，经有关人员审核批准后，向财会部门办理借款手续。出纳人员审核付款后，一联退还借款人保存；一联作为借款单据，据以编制付款凭证记账；另一联交经管备用金明细账的会计人员，据以登记按内部单位或个人设置账页的备用金明细账，同时将其按单位分类存放保管。各内部单位或个人领取的备用金，必须按规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。使用备用金后，应在规定期限内填制报销单，连同费用支出的原始凭证一起，经有关人员审核批准后，持借款人保存的借款单到财会部门办理报销手续，并同时交回余款。报销时，财会部门应取出原借款单，填明报销金额，并加盖“已报销”戳记，另行归档保存。在借款人保存的借款单上，也应作相同的记录和盖章后，退回借款人，作为已报销的证明。同时根据报销单编制记账凭证，登记备用金明细账和总账。月末，财会部门按单位分类保管的借款单余额合计数，应与备用金明细账的余额合计数核对相符。