原始凭证和记账凭证虽然存在着密切的联系，但在完成会计任务中，又有着明确的分工，各自担负着不同的使命，同时，由于两者在格式、内容、作用、填制和审核等方面都存在着各自的特点，有必要对它们分别加以阐述。

（一）原始凭证的填制和审核

1.原始凭证的概念

原始凭证，又称单据，是证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任，并用来作为记账原始依据的一种会计凭证。它是在经济业务发生或完成时取得或填制的。它是进行会计核算的原始资料和重要依据，是编制记账凭证和登记账簿的原始依据。

有些单据不能证明经纪业务的发生或完成情况，就不是原始凭证。如经济合同、材料商品请购单、计划表等均不是原始凭证。

2.原始凭证的种类

1）按照来源不同分类，可分为自制原始凭证和外来原始凭证两种。

①自制原始凭证

它由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的，仅供本单位内部使用的原始凭证。如收料单、领料单、限额领料单、产品入库单、产品出库单、借款单、工资发放明细表、折旧计算表等。

②外来原始凭证

它是在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。如购货的增值税专用发票、银行收付款通知单、对外单位支付款项时取得的收据、银行转来的各种结算凭证、职工出差取得的飞机票、车船票等。

2）按照格式不同分类，可分为通用凭证和专用凭证两类。

①通用凭证。通用凭证是由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。如银行转账结算凭证、全国通用的增值税专用发票等。

②专用凭证。专用凭证是由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。如折旧计算表、差旅费报销单、工资费用分配表、领料单等。

3）按照填制手续及内容不同分类，可分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证三类。

①一次凭证。一次凭证是指一次填制完成、只记录一笔经济业务的原始凭证。是一次有效的原始凭证。所有的外来原始凭证和大部分的自制原始凭证都属于一次凭证。如收据、购货发票、销货发票、领料单、收料单、借款单、银行结算凭证等。

②累计凭证。累计凭证是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证，是多次有效的原始凭证。如限额领料单等。

③汇总凭证。汇总凭证是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。如发出材料汇总表、工资结算汇总表、销售日报、差旅费报销单等。

3.原始凭证的基本内容

各单位经济业务复杂多样，记录经济业务的原始凭证内容和格式也不尽相同，但是作为反映经济业务事项已经发生或完成，并承担明确经济责任的书面证明，都具有共同的基本内容：

1）原始凭证名称：表明经济业务的性质和内容，如收料单。

2）填制凭证的日期：表明经济业务发生或完成的日期，便于经济业务核算。

3）原始凭证的编号：便于事后备查而对凭证进行编号。

4）接受凭证单位名称（抬头）：表明接收单位，便于表明经济业务事项的来龙去脉。

5）经济业务内容（含数量、单价、金额等）：表明经济业务的详细内容，是凭证的核心内容。

6）填制单位签章：表明经济业务的外部责任单位，便于明确经济责任。

7）有关人员（部门负责人、经办人员）签章：表明经济业务的内部责任人，便于明确经济责任。

8）凭证附件。

4.原始凭证的填制要求

（1）记录要真实。原始凭证上所填列的经济业务日期、内容和数字必须与经济业务发生或完成的实际情况完全相符合。不得弄虚作假，不得涂改挖补。

（2）内容要完整。原始凭证中应该填写的项目要逐项填写齐全，不可遗漏或简写；名称要齐全，不要简化；品名和用途要填写明确，不能含糊不清；有关经办单位和人员的签名和盖章必须齐全。

（3）手续要完备

①单位自制的原始凭证必须有经办人员和经办单位负责人的签名或盖章。

②从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章（除某些特殊的外来原始凭证如火车票、汽车票外）——没有公章或财务专用章的原始凭证为无效凭证。

③从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。

④购买实物的原始凭证，必须有验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明；出纳人员在办理收款或付款业务后，应在凭证中加盖“收讫”或“付讫”的戳记。

（4）书写要清楚、规范

①不得使用未经国务院公布的简化汉字。

②大小写金额必须相符且填写规范，大小写金额不一致，凭证无效。

③除需要复写的外，必须用钢笔或碳素笔书写。

④小写：金额前要填写人民币符号￥，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白；金额数字一律填写到角、分，无角、分的，写00或符号-；有角无分的，分位写0，不得用符号-，例如：345.00正确；345.-正确；345.60正确；345.6-错误。

⑤大写：大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写；大写金额前加“人民币”字样，并在大写金额和“人民币”字样之间不得留有空白；大写金额到元或角为止的，后面写“整”或“正”字，有分不得写“整”或“正”字。

例如，345.00人民币叁佰肆拾伍元整正确；345.60人民币叁佰肆拾伍元陆角整正确；345.67人民币叁佰肆拾伍元陆角柒分整错误。

（5）编号要连续 原始凭证要顺序连续或分类编号，以备查证。预定编号的原始凭证发生跳号的，加盖“作废”戳记，不得撕毁。

（6）不得涂改、刮擦、挖补 原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

（7）填制要及时填制原始凭证要及时。

5.原始凭证的审核

原始凭证填制后，要及时送交会计部门，由会计主管或指定的人员进行审查和核对。只有经过审核无误的原始凭证，才能作为编制记账凭证和登记账簿的依据。原始凭证的审核主要从以下方面进行：

（1）审核原始凭证的真实性 即审核它是否如实反映了经济业务的本来面貌，是否具备成为本单位合法原始凭证的条件。包括审核原始凭证本身是否真实以及原始凭证反映的经济业务事项是否真实两个方面。

（2）审核原始凭证的合法性、合理性 即将原始凭证所记载的经济内容与国家法规、制度以及企业的计划、预算、定额等进行核对，看是否相符。

（3）审核原始凭证的完整性 即审核原始凭证中所有应填项目是否填写完整，经办人员签章是否齐全，凭证手续是否全部办妥。

（4）审核原始凭证的正确性 即审核原始凭证是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无差错，大写和小写金额是否相符等等。(www.daowen.com)

会计人员在原始凭证审核中，对于符合要求的原始凭证，应及时编制记账凭证；对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完成、更正或重开后，再办理正式会计手续；对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构和会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。

（二）记账凭证的填制和审核

1.记账凭证的概念

会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，它是登记账簿的直接依据。

原始凭证和记账凭证的区别见表2-3所示。

表 2-3

2.记账凭证的种类

（1）按反映经济业务的内容不同分类 记账凭证按反映经济业务的内容不同分类可分为专用记账凭证与通用记账凭证。

①专用记账凭证。专用记账凭证是专门用于某一类经济业务的记账凭证。它包括收款凭证、付款凭证和转账凭证。收款凭证是指用于记录库存现金和银行存款收款业务的会计凭证。收款凭证可以分为库存现金收款凭证和银行存款收款凭证两种。付款凭证是指用于记录库存现金和银行存款付款业务的会计凭证。付款凭证可以分为库存现金付款凭证和银行存款付款凭证两种。

【注意】对于只涉及“现金”和“银行存款”两个账户的业务（即现金与银行存款之间的相互划转的业务），如将现金存入银行，以及从银行存款户提取现金等经济业务，只编付款凭证，不编收款凭证，以避免重复记账，如以现金存入银行时，只填制现金付款凭证，从银行提取现金时，只填制银行存款付款凭证，然后据以登记对应账户。

转账凭证是指用于记录不涉及库存现金和银行存款业务的会计凭证。

②通用凭证。通用凭证是一种采用通用格式记录全部经济业务的记账凭证。采用通用记账凭证的单位无论是款项的收付还是转账业务，都采用统一格式的记账凭证。

（2）按照填列方式不同分类 记账凭证按照填列方式不同分类可分为复式记账凭证和单式记账凭证两类。

①复式记账凭证。指将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。收款凭证、付款凭证和转账凭证的格式都是复式记账凭证的格式。

优点：反映经济业务的对应关系，减少凭证的工作量，有利于检查会计分录的正确性。缺点：不便于传递、汇总和分工记账。

②单式记账凭证。指每一张记账凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。

优点：便于汇总和分工。缺点：不能反映经济业务的对应关系，不利于检查会计分录的正确性且凭证过于分散。

3.记账凭证的基本内容

为了满足记账的基本要求，记账凭证必须具备以下基本内容。

1）记账凭证的名称：通常为收款凭证、付款凭证、转账凭证、记账凭证等。

2）记账凭证的日期：按编制记账凭证的日期填列，与原始凭证的日期不一定相同。

3）记账凭证的编号：根据记账凭证编号规则连续编号。

4）经济业务事项的内容摘要：简明扼要的说明经济业务。

5）经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向和金额：这是记账凭证的核心内容。

6）记账标记：作“√”符号，表示已登记入账。

7）所附原始凭证的张数。

8）会计主管、记账、审核、出纳、制证等有关人员签章。

4.记账凭证的填制

填制记账凭证要按有关规定进行，其基本要求如下：

1）记账凭证各项内容必须完整。

2）记账凭证应连续编号。

①按月编号。

②如果一项经济业务需要填制一张以上记账凭证时，可以采用分数编号法编号。整数表示业务顺序，分子分别表示两张凭证中的第一张和第二张。

③每月末最后一张记账凭证的编号旁应加注“全”字，以防凭证散失。

3）记账凭证的书写应清楚、规范。

4）记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或根据若干张同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总表填制，但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制一张记账凭证上。

5）除结账和更正错账可以不附原始凭证外，其他记账凭证都必须附有原始凭证。

6）填制记账凭证时若发生错误应当重新填制。

①发现当年记账凭证有错误的：

当年内发现填写（内容）错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。

只是金额错误时，如果错误的金额大于正确的金额，只需要将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，用红字填写，表明调减；如果错误的金额小于正确的金额，需要将正确数字与错误数字之间的差额，用蓝字另编一张调整的记账凭证，表示调增。

②发现以前年度记账凭证有错误的：用蓝字填制一张更正的记账凭证。

7）记账凭证填制完成经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。

5.记账凭证的审核

（1）内容是否真实 审核记账凭证是否附有原始凭证，所附原始凭证的内容与记账凭证的内容是否一致，记账凭证汇总表的内容与其所依据的记账凭证的内容是否一致。

（2）项目是否齐全 审核记账凭证各项目的填写是否齐全，如日期、凭证编号、摘要、科目、金额、所附原始凭证张数及有关人员签章等。

（3）科目是否正确 审核记账凭证的应借应贷科目是否正确，是否有明确的账户对应关系，所使用的会计科目是否符合国家统一的会计制度的规定等。

（4）金额是否正确 审核记账凭证所记录的金额与原始凭证中的有关金额是否一致、计算是否正确，记账凭证汇总表的金额与记账凭证的金额合计数是否相符等。

（5）书写是否规范 审核记账凭证中的记录是否文字工整、数字清晰等。