商务中心是商务客人“办公室外的办公室”，其主要职能是为客人提供各种秘书性服务。先进的设施与设备、齐全的服务项目、高素质的专业人员是商务中心提供高水准和高效率对客服务的基本保证，也是现代高档次酒店的重要标志之一。

商务中心应该配置的设施设备有复印机、传真机、多功能打字机、程控直拨电话机、电脑、电传机、碎纸机、投影机和屏幕、录音机、录像机、电视机及其他办公用品，同时还应该配备一定数量的办公桌椅、沙发及相关的查询资料。

（一）会议室出租服务

1.会议室预订

（1）接到预订，要向客人了解以下内容并做好记录：预订者姓名或公司名称；酒店房间号码或联系电话；会议的起始时间和结束时间；人数；要求。

（2）告知租用该室的费用（包括免费的服务种类，如茶、咖啡、文具、麦克风、投影机、音响、录放机等），并邀请客人参观会场，介绍服务设施设备。

（3）确认付款方式，并要求对方预付50%定金。

（4）填写“会议室出租预订单”，并在交班本上做好记录。

（5）预约鲜花，如果同时需要设备出租，也要做好预约工作。

2.会议前准备工作

（1）按参加会议人数准备好各类饮具和会议必需品。

（2）按参加会议人数放好桌椅，并摆设饮具和会议文具。

（3）主管或领班要亲临现场指挥和督导员工按需求布置会场，发现问题及时纠正。

3.会议接待服务

（1）服务人员站立门口恭候客人，并引至会议室坐下。

（2）按先主位、后次位的原则逐一为客人提供所需饮品。

（3）会议过程中要做好添茶水、更换烟灰缸等工作。

4.送客离场

（1）会议结束时，服务人员在门口站立，礼貌地说：“再见”“欢迎下次光临”等告别敬语，目送客人离去。

（2）客人离开后，迅速进入会场仔细检查，若发现有客人遗忘的物品，必须立即设法追送，追送不到时，速交主管或大堂副理。

（3）收拾会场。

（二）电传和传真服务

1.电传发送

（1）主动、热情地问候客人，按要求受理客人的发送电传业务。

（2）仔细阅读客人所要发送电传的文字内容，确认客人的文稿字迹清楚。

（3）在账单上填好项目，并注明时间。

（4）打印一份电文草稿请客人核对，根据客人要求更改，请客人再次复核。

（5）输入电传机发送电文。

（6）根据显示的发传时间计费，办理结账。

（7）向客人道谢，登记存档。

2.传真发送

（1）主动、热情地问候客人，问明发往的国家或地区。

（2）核对客人的传真稿件，查看发往国家或地区传真号、页数和其他要求。

（3）确认无误后，将传真稿件放入传真机发送架内进行发送操作。发送过程中的任何一步出现差错时，要停止操作并重新开始。

（4）发送完毕，进行核对。

（5）根据显示的发传时间计费，并办理结账。

（6）向客人道谢，将传真原稿归还客人，登记存档。

3.传真和电传接收

（1）当机器接收到发来的电传或传真后，首先与总台确认收件人的姓名和房号，并核对份数、页数等。

（2）将核对过的电传或传真分别装入信封内，在信封上注明收件人姓名、房号、份数、页数，通知客人来取，或派行李员送到房间，记录通知时间、通知者。(www.daowen.com)

（3）若收件人不在房间，及时通知问讯处留言，留言单上注明请客人回来后通知商务中心，以便派行李员将传真或电传送到房间。

（4）登记存档，以备查用。

（5）按规定价格计费，办理结账。

（三）复印服务

（1）主动、热情地问候客人。

（2）接过客人的复印原件，问明客人要复印的数量和规格，并告知客人复印的价格。

（3）按客人要求进行复印，先印一张，查看复印效果，如果无问题，方可连续复印。

（4）将原件退给客人并清点复印张数，按规定价格计费，办理结账。

（5）若客人要求装订，则为客人装订好。

（四）打字服务

（1）主动、热情地问候客人。

（2）接过客人的原稿文件，了解客人要求，浏览、查看、核对原稿有无不清楚的地方。

（3）告知客人打字的收费标准。

（4）告知客人大概的交件时间。

（5）打字完毕后认真核对，并请客人校对，修改后确认。

（6）将打印好的文件交给客人，并按规定为客人开单收费。

（7）向客人道谢告别。

（五）租用秘书服务

（1）了解客人的需求。

（2）告知客人收费标准。

（3）弄清客人身份。

（4）向客人道谢告别。

（六）设备出租服务

酒店一般只向住店客人提供设备出租服务，并且只限在本酒店范围内使用。

（1）了解客人需求，填写下列内容。

①使用时间、地点、客人姓名、房号。

②设备名称、规格、型号。

（2）租用音响设备，需要通知音响组人员进行安装、调试。

（3）要求客人预付款项或押金。

（4）向客人道谢告别，并在交班本上做好记录。

（七）翻译

（1）向客人介绍收费标准。

（2）与客人当面核对所需翻译的内容和语种，并约定取稿时间。

（3）立即与酒店的翻译人员取得联系并进行笔译。

（4）根据翻译人员提供的材料，将翻译稿打印出来。

（5）按照约定的时间向客人交稿。如果有变动，提前向客人解释。

（6）开立账单并输入计算机。

除此之外，有些酒店的商务中心还提供名片印制、商业信息查询等服务。由于商务中心工作的特殊性，要求商务中心的人员热情礼貌、业务熟练、耐心专注、服务快捷、严守秘密，并主动与酒店各部门、常住商务机构及客人协商配合，为客人提供满意的服务。